Software pro monitorování zaměstnanců v Texasu: Dodržování státních a federálních zákonů
Od doby rozmachu softwaru pro monitorování zaměstnanců je ochrana soukromí zaměstnanců častým právním problémem na pracovišti. Jaké činnosti a zařízení může zaměstnavatel monitorovat a jaké nikoli? Jaké monitorovací postupy budou považovány za porušení soukromí zaměstnanců? Odpověď na tuto otázku závisí na legislativě v místě, kde organizace působí.
Potíž spočívá v tom, že obvykle neexistuje žádný zvláštní zákon, který by upravoval monitorování zaměstnanců. Místo toho se řídí složitou sítí státních a federálních zákonů o ochraně soukromí a pracovních zákonů. Dnes tuto síť pro Texas rozpleteme a prozkoumáme, jak používat software pro monitorování zaměstnanců v souladu se státními a federálními zákony.
Federální a státní právní rámec
Na federální úrovni je hlavním právním předpisem upravujícím monitorování elektronických komunikací zákon o ochraně soukromí v elektronických komunikacích (Electronic Communications Privacy Act, ECPA) z roku 1986. Ten obecně zakazuje úmyslné odposlouchávání drátové, ústní a elektronické komunikace. Pro zaměstnavatele však existují výjimky. Zaměstnavatelé mohou sledovat elektronickou komunikaci na zařízeních ve vlastnictví společnosti v rámci běžného pracovního procesu nebo se souhlasem zaměstnance. Sledování soukromých hovorů je obecně zakázáno.
Pokud jde o státní zákony, texaští zaměstnavatelé by měli zvážit texaský zákon o ochraně soukromí z roku 2019. Podle něj musí zaměstnavatelé informovat zaměstnance o tom, kdy a jak jsou jejich aktivity monitorovány. Jinými slovy, monitorování je sice povoleno, ale zaměstnanci musí být informováni o povaze a rozsahu monitorovacích postupů.
Postupy, které mohou být považovány za rušivé, zejména video a audio dohled, jsou povoleny, ale s omezeními. Zatímco texaské zákony obecně povolují videodohled ve veřejných prostorách pracoviště bez souhlasu zaměstnance, zvukový záznam vyžaduje souhlas alespoň jedné strany (což znamená, že nahrávající musí být účastníkem rozhovoru nebo musí mít souhlas jednoho z účastníků). Sledování soukromých prostor nebo osobních zařízení/účetů vyžaduje výslovný souhlas zaměstnance.
Texas rovněž uznává právo na soukromí podle obecného práva a deliktní jednání spočívající v narušení soukromí, konkrétně "narušení soukromí". Aby zaměstnanec mohl tvrdit, že došlo k porušení, musí prokázat úmyslný a vysoce urážlivý zásah do soukromých záležitostí, kde existuje přiměřené očekávání soukromí. Do kategorie přiměřeného očekávání soukromí spadají například prostory, jako jsou šatny a koupelny. Současně do něj nepatří osobní konverzace na zařízeních ve vlastnictví společnosti.
Konkrétní postupy monitorování lze shrnout v následující tabulce:
Praktické kroky pro monitorování zaměstnanců v souladu s předpisy
Vzhledem ke státním a federálním předpisům budou nejlepší postupy pro texaské organizace, které používají software pro monitorování zaměstnanců, následující:
- Zaměstnavatelé by měli definovat cíl monitorování a rozsah činností, které mají být monitorovány, aby bylo tohoto cíle dosaženo. Sledování by se mělo omezit na tyto konkrétní činnosti.
- Zaměstnavatelé by měli pečlivě zvážit monitorování v případech, kdy se stírají hranice mezi pracovním a soukromým životem, například v případě home office nebo politiky nošení vlastních zařízení.
- Organizace by měly používat méně rušivé metody monitorování, pokud je to možné. Manažeři mohou například nastavit monitorovací software pro blokování nežádoucích webových stránek a sociálních médií namísto pečlivého sledování historie internetu a chatu.
- Zaměstnavatelé by měli vytvořit podrobné zásady monitorování a zpřístupnit je všem dotčeným zaměstnancům. Tyto dokumenty by měly popisovat, jaké údaje jsou shromažďovány, podmínky jejich uchovávání, účely sledování a osoby, které mohou mít k údajům přístup. Organizace by měly zásady monitorování pravidelně revidovat a konzultovat je s odborníky z oblasti lidských zdrojů a práva, aby zajistily jejich soulad s platnými právními předpisy.
- Texaský zaměstnavatel by měl zaměstnance informovat o monitorovacích postupech a v ideálním případě získat jejich písemný souhlas. Ačkoli souhlas není vždy vyžadován, jeho získání pomáhá řídit očekávání zaměstnanců a posiluje právní obranu zaměstnavatele proti nárokům na ochranu soukromí.
- Texaské právo, stejně jako federální právo, uznává, že některé oblasti jsou ze své podstaty soukromé. Místa, kde zaměstnanci očekávají vysoké soukromí, jako jsou šatny nebo toalety, je nezákonné monitorovat. Zaměstnavatelé sice mohou monitorovat odpočinkové místnosti nebo společné prostory s upozorněním, ale měli by zajistit, aby monitorování nebylo příliš rušivé nebo obtěžující.
- Texaský zaměstnanec nesmí přistupovat k osobním zařízením zaměstnanců, jako jsou notebooky nebo telefony, ani je sledovat bez výslovného souhlasu majitele, a to ani v případě, že je zařízení používáno k práci. Stejně tak není dovoleno sledovat osobní e-mailové účty nebo účty na sociálních sítích zaměstnance, a to ani v případě, že k nim zaměstnanec přistupuje na firemním počítači.
- Zaměstnavatelé mohou sledovat polohu firemních vozidel a zařízení, pokud o sledování informují zaměstnance a získají jejich souhlas.
- Před zavedením nových monitorovacích formulářů by zaměstnavatelé měli posoudit jejich možný dopad a konzultovat je s regulačními orgány pro ochranu osobních údajů a pracovními radami.
Pokud texaští zaměstnavatelé pečlivě zváží federální i státní zákony a zavedou dobře definované a transparentní zásady monitorování, stane se software pro monitorování zaměstnanců jejich mocným spojencem při zvyšování produktivity a bezpečnosti společnosti.