Zásady monitorování zaměstnanců, aby nedošlo k porušení zákonů o monitorování zaměstnanců

Pro efektivní fungování organizací mohou zaměstnavatelé shromažďovat a využívat informace o zaměstnancích. V zákoně je však zcela jasně stanoveno, že by nemělo docházet k obtěžování nebo prvkům pomstychtivosti. Zaměstnavatel smí shromažďovat pouze údaje, které jsou relevantní pro danou příležitost. Mělo by to být odůvodněno vhodným použitím. Zaměstnavatel má určité povinnosti, které mu ukládá zákon, pokud jde o shromažďování a používání údajů, včetně informací získaných od třetích stran.

Chování zaměstnanců lze sledovat mnoha způsoby. Obvykle každá organizace instaluje a používá kamerový systém pro odhalování trestné činnosti. Ten lze využít i k odhalování trestných činů spáchaných zaměstnanci. K nejčastější formě narušení bezpečnosti v organizacích dochází únikem dat prostřednictvím e-mailů. Zaměstnavatel má plné právo nainstalovat skenování e-mailů, aby tuto oblast úniku dat ucpal. Určitá opatření, která organizace přijímá k ochraně vlastního majetku, jsou vždy přípustná podle platných zákonů.

Monitorování a narušení jdou obvykle ruku v ruce. Zaměstnavatel by měl jen dohlédnout na to, aby byla zachována rovnováha a nedocházelo k porušování práva na soukromí. Každý zaměstnanec má právo na soukromí, které mu přiznává zákon. Není možné, aby zaměstnavatel stál nad zákonem. Zákonné právo zaměstnance na soukromí nemůže nikdo porušovat. Právo vyhledávat tyto soukromé informace mají pouze zákonodárci a pouze na základě jejich pokynů je může zaměstnavatel shromažďovat a zveřejňovat.

Existuje zákonné ustanovení, které zaměstnanci dává právo vědět, že je svým zaměstnavatelem sledován. Zaměstnavatel je povinen zaměstnance (kromě výjimečných okolností) řádně informovat a průběžně jej informovat. Od zaměstnavatele se vždy očekává, že zajistí, aby v prostorách, které jsou pokryty těmito kamerami, byly umístěny tabule s informací o tom, že je prováděno monitorování. Zaměstnavatel by také mohl čas od času zasílat zaměstnanci e-maily o činnosti na počítači. Tím by mohl zaměstnance upozornit, že tyto činnosti jsou sledovány, a proto by měl být opatrný.

Povinností zaměstnavatele je zajistit, aby byla vypracována řádná dokumentace, pokud jde o vypracování politiky monitorování. V dokumentech by mělo být jasně uvedeno, co zaměstnanec může a co nesmí dělat. Také zaměstnavatel by měl zajistit, aby dodržoval svou část smlouvy, než začne očekávat, že ji bude dodržovat zaměstnanec. Zaměstnavatel by měl také dohlížet na to, aby z jeho strany nedocházelo k excesům. Vyjádření této skutečnosti v dokumentované podobě může být přínosné pro obě strany.

Náhodný výběr vzorků je podle zákona povolen. Náhodným výběrem vzorků se rozumí, že zaměstnavatel je oprávněn odebírat náhodné vzorky z údajů, jako jsou e-maily nebo záznamy z kamerových systémů, za účelem kontroly případných krádeží. Zaměstnavatel má rovněž právo zkontrolovat údaje od zaměstnance, o němž se domnívá, že je podezřelý.

Zaměstnavatel je povinen zajistit, aby byly shromažďovány pouze vhodné informace, které jsou pro daný případ nezbytné. Pokud se však v případě dalšího šetření objeví určité nové skutečnosti, je zaměstnavatel oprávněn shromáždit další informace. Zákon rovněž nařizuje, že takto shromážděné informace musí být uchovávány na bezpečném místě. Existuje také časový rámec, po jehož uplynutí již nelze údaje uchovávat. Tyto aspekty musí zaměstnavatel podrobně dodržovat.

Mnohokrát se může stát, že zaměstnavatel bude muset shromáždit osobní informace o zdravotním stavu svého zaměstnance. To může být způsobeno dodržováním bezpečnostních norem, zejména v místech, kde se pracuje v nebezpečném prostředí. Zaměstnanec by však měl být informován a měl by vědět, že se takové informace shromažďují. Zaměstnavatel by měl být také schopen zdůvodnit, proč si takové informace vyžádal. Pravidla a předpisy by měly být zaměstnanci jasně vysvětleny. Je samozřejmé, že takové informace by měly být uloženy na bezpečném místě.

Někdy může být podezřelá bezúhonnost zaměstnance. Za takových okolností má zaměstnavatel právo provést tajné šetření bez vědomí dotyčného zaměstnance. Informování zaměstnance za takových okolností by zmařilo samotný účel, pro který se šetření provádí. Zákon však stanoví, že povolení k takovému tajnému sledování by mělo být získáno od vyššího vedení a měl by být omezen počet osob, které vyšetřování provádějí.

Je stanoveno konkrétní období, do kterého by mělo být monitorování ukončeno. Je také velmi jasně zdokumentováno, že naprosto soukromá místa, jako jsou toalety, by neměla být součástí procesu monitorování, pokud se nejedná o policejní vyšetřování. V případě, že je zaměstnavatel přesvědčen o kriminálních úmyslech zaměstnance, měl by informovat i policejní orgány.

Zaměstnavatel má právo postupovat proti zaměstnanci podle pravidel organizace. Zaměstnanec by však měl mít plnou možnost obhájit svůj případ. Měl by mít právo vyjádřit se ke zjištěním a zpochybnit je, pokud je považuje za chybná. Zaměstnavatel nemůže zaměstnanci zatajovat žádné informace, neboť zaměstnanci byla tato práva propůjčena zákonem.

Kontrola zaměstnanců je nezbytná, ale měla by být prováděna v rámci ustanovení zákona.