Monitorování zaměstnanců: Jak odhalit flákače, aniž by si toho někdo všiml?

Mnoho vedoucích pracovníků se dříve či později rozhodne zavést ve své společnosti systém monitorování zaměstnanců. Skutečnost, že je v kanceláři nainstalován sledovací systém, by však neměla být před zaměstnanci utajena, aby se předešlo konfliktům.

V tomto článku se podíváme na to, jak organizovat sledování zaměstnanců, který systém sledování pracovní doby je efektivnější. Monitorování zaměstnanců je hojně využíváno manažery, kteří chtějí mít vše pod kontrolou. Moderní technické vybavení umožňuje odposlouchávat jakoukoli konverzaci, prohlížet prostory a zachycovat síťový provoz na jakémkoli kanálu.

Jedinou otázkou je přiměřenost nákladů - systém sledování zaměstnanců musí být adekvátní danému úkolu. Jak jej tedy zavést s minimálním rozpočtem? Při rozhodování o použití systému monitorování zaměstnanců je především nutné neskrývat jeho existenci před zaměstnanci. Udělejte to tak, aby o něm věděl každý zaměstnanec.

To vám jednak poskytne právní základ pro tento druh monitorování, jednak to ve většině případů činí výsledky legitimními. (V mnoha zemích to nemohou dělat ani soukromí detektivové. Právo provádět skryté sledování mají pouze orgány činné v trestním řízení, a i ty k tomu potřebují povolení) Za druhé, tímto způsobem můžete výrazně snížit náklady na zabezpečení. Připomeňme si: cílem každého zabezpečení je prevence trestné činnosti a vytváření obtíží pro případné páchání trestné činnosti, což znamená, že utajování faktu instalace video a audio sledování je nejen zbytečné, ale také kontraproduktivní.

Surely when dialing call centers of large banks, mobile operators, and so on, you have noticed warnings similar to this one: "Your call might be recorded in order to improve the quality of service." Employees do not know whether they will or will not be recorded or whether they are ever recorded at all. But the possibility of surveillance instantly eliminates the probability of criminal communications on that channel. Similar situation we get with video and audio surveillance in meeting rooms. Hang a sign with a warning of the ongoing monitoring. Sometimes the sign itself is enough for preventing anything contradicting corporate rules from occurring in these areas.

Teoreticky můžete v tomto případě ušetřit na nákladech na kamery a zavěsit jen falešné. I když to má háček - levné napodobeniny dobře fungují pro zákazníky ve veřejných prostorách, jako jsou supermarkety. Ti, kteří se v tom více či méně orientují, snadno přijdou na to, že kamery nejsou pravé. Nejsou v nich žádné čočky a je to vidět - objektiv se neleskne. Navíc zaměstnanci mezi sebou obvykle komunikují, a to včetně ostrahy, která o absenci dohledu obvykle ví.

It is bad if the staff considers employee monitoring system as an expression of distrust (even if this is true). Therefore, you need to properly present it. For example, you can explain that the monitoring will be carried out not to punish, but to make fair decisions in difficult situations. Avoid the word "surveillance", it has a negative connotation, it is better to talk about time tracking system or incidents prevention system. Similarly, it is not necessary to tell directly that e-mail will be monitored – explain to the staff, that for the purposes of confidential information leakage prevention, management can monitor incoming and outgoing messages. But to completely avoid the problems with the law you should warn employees about monitoring not only verbally but in writing too – get the personal signature of each employee's on a consent form.

Zároveň byste měli ve vnitřních předpisech zohlednit přítomnost konkrétního monitorovacího systému (například kamerový systém, monitorování internetového provozu, monitorování elektronické pošty) a odůvodnit potřebu jeho zavedení. Současně musíte vzít v úvahu, že pokud upozornění na nahrávání kancelářských hovorů nebo videodohled činí tyto druhy monitorování ve většině případů legitimními, pak u monitorování e-mailů a korespondence je tomu jinak.

Na jedné straně komunikace prostřednictvím firemní pošty teoreticky nemůže být soukromá. Na druhou stranu se korespondence týká dvou osob a jedna z nich zaprvé nemusí být upozorněna na sledování a zadruhé nemusí být vaším zaměstnancem, takže nemáte právo vidět jeho e-mail. Z právního hlediska je tento druh sledování nezákonný. Nevhodné je také kontrolovat korespondenci procházející přes jakýkoli osobní účet zaměstnance (Skype, ICQ atd.). Proto má někdy smysl omezit počet kanálů s osobními informacemi: například zakázat používání Skype, ICQ v pracovní době. Zatímco na druhou stranu, pokud zaměstnanec používá například osobní počítačový tablet s 3G připojením, může komunikovat mimo firemní síť. Zachytit provoz ze všech elektronických zařízení v kanceláři, včetně konverzací na mobilních telefonech, je teoreticky možné, ale v praxi je to velmi nákladné. Pro většinu firem je instalace takových systémů nepraktická (nemluvě o tom, že je nezákonná).

Therefore it is better to practice selective monitoring. Viewing and listening to everything is impossible. Therefore, only several recordings are usually selected. Generally, they are the ones with keywords. For example, "kickback, counterfeit, cash, hand over, stiff out, money, bucks", but each company has its own set of alert words. This applies to office phones surveillance, and e-mail monitoring, and controlling any other electronic communication system.

Zobrazení všech zaznamenaných obrazových a zvukových dat, a to i selektivně, je časově velmi náročné. Mnohem efektivnějším způsobem je cílený přístup k datům, tedy sledování osob, o nichž existuje podezření nebo o nichž byly získány informace od informátorů. Tímto způsobem byl například v jedné společnosti odhalen vedoucí obchodního oddělení. Obchodní ředitel této organizace se obrátil na bezpečnostní službu s žádostí o prověření tohoto zaměstnance: každý den byl přítomen v kanceláři, ale pracoval špatně a dělal kdoví co.

It turned out that this sales manager was very busy with work, but only working for himself. By using his position, he opened a few shops and supplied them with company’s goods with large discounts and without prepayment. In addition, every company has so called "black holes", which should be paid attention to without reminding. For example, controlling the smoking room, stairs cubbyholes or other places where employees go to have private conversations. In one instance, which was caught on a camera in such a stairwell, a sales manager gave a bundle of money to an employee of purchasing department.

To byl důvod pro sledování obou, které později ukázalo, že si společně zorganizovali vedlejší podnikání, v němž se dělí o zisk půl na půl.

Helen Richards, generální ředitelka společnosti VisConsulting Ltd. Vedoucí pracovníci často nedůvěřují svým podřízeným, a proto se uchylují k monitorování zaměstnanců. Přílišná kontrola zaměstnanců však někdy může vyvolat zpětnou reakci - touhu páchat nezákonné činy, ale velmi skrytě, aby je sledovací systém nedokázal odhalit. To je první riziko. Druhé riziko souvisí s tím, že trh práce přece jen není tak velký a informace o tomto druhu sledování se v každé firmě šíří velmi rychle (prostřednictvím vytváření černých listin a šíření fám). Nejzajímavější kandidáti obvykle nabídky takových společností odmítají, nebo v nich přijímají pozice pouze za velmi vysoký plat.

To může následně zvýšit fluktuaci, což rozhodně ovlivňuje kvalitu práce. Proto jsem proti takovému sledování zaměstnanců. Aby nedocházelo ke sledování zaměstnanců, musí si manažeři a podřízení vybudovat vztahy založené na důvěře a vzájemném respektu. Toho lze dosáhnout tím, že si zpočátku vyberou zaměstnance s určitými osobními vlastnostmi a motivací, která se shoduje s hodnotami společnosti. A vedoucí pracovníci zase musí se zaměstnanci častěji komunikovat, zachytit náladu v týmu a pomáhat řešit případné pracovní problémy. Teprve pak už zaměstnanci nebudou muset dělat nic tajně.

Výběr monitorovacího nástroje závisí především na tom, koho chcete monitorovat. Chcete-li sledovat například prodavače, skladníky a číšníky, bude nejvhodnější instalovat kamerový systém. Pro kontrolu zaměstnanců v kancelářích však pravděpodobně nebude efektivní. Pro ně je efektivnější nainstalovat speciální počítačový program, který bude shromažďovat informace o činnosti zaměstnance na počítači a zaznamenávat telefonické hovory. Podívejme se na všechny metody podrobněji. KAMEROVÝ SYSTÉM. Nejprve je pro správné nastavení kamerového dohledu v obchodě nutné si uvědomit, kolik kamer budete potřebovat.

Kamery se obvykle montují v blízkosti výrobků, které se nejčastěji kradou, a v blízkosti pokladních uliček. Za druhé je třeba určit typ kamer. Je lepší používat barevné, protože mají větší vypovídací schopnost. Pro uličky se zbožím budou optimální kopulovité kamery. Mají estetický vzhled: malé a úhledné, s malým objektivem. Tyto kamery mohou být dvojího typu: kamery s pevným objektivem (úhel záběru 90-100°) a kamery s proměnlivým ohniskem. V uličkách se často instalují sady několika pevných kamer. Pro skladové prostory jsou však vhodnější kamery s varifokálním objektivem. Nad pokladnami je lepší instalovat kamery s jasným pevným úhlem záběru a vyšším rozlišením, které umožní vidět bankovky a displej pokladny. Monitorování telefonních hovorů.

Výběr zařízení pro nahrávání hovorů z pevných linek je poměrně široký: od zařízení, která mohou pokrýt více telefonních linek, až po jednotlivá zařízení pro každý pevný telefon. V některých obchodních odděleních jsou monitorovány i mobilní telefony. Týká se to především zaměstnanců pracujících na dálku nebo na služebních cestách: obchodních manažerů, obchodních zástupců. V takovém případě by bylo vhodné poskytnout zaměstnancům bezplatné mobilní připojení. Tímto způsobem firma zabije dvě mouchy jednou ranou - zvýší loajalitu a zajistí monitorování. Monitorování internetové aktivity. Může být prováděno v reálném čase. Takzvaní monitorovací agenti umožňují zjistit nejen to, co se na monitorech zaměstnanců právě zobrazuje, ale také jaké stránky byly navštíveny, jaké programy byly použity, jaké informace byly staženy na externí disky, a také umožňují číst a ukládat online korespondenci. Takové programy se instalují na více počítačů a všechny získané informace se ukládají na server.

Kontrola nepracovních prostor. Zpravidla se jedná o kuřárny, kuchyně apod. Na těchto místech není vždy účelné instalovat kamery. Levnější by bylo instalovat skryté mikrofony nebo miniaturní nahrávací zařízení. Ty nevyžadují speciální instalaci, stačí je jen zapnout a schovat. Sběr dat pomocí informátorů. Hned poznamenáváme, že 80 % informací od nich přicházejících jsou čiré drby, ale přesto by se vše mělo prověřit. Informátoři se obvykle dělí do dvou kategorií: dobrovolníci a náboráři. Ti první mohou Bezpečnostní službě sdělovat informace prostě jen tak pro nic za nic.

So their effectiveness is very low. Recruited informants are much more useful. Usually they are the employees, which were caught by security service doing something illegal, such as thieving of goods in the amount sufficient for a criminal case. After a conversation with this employee Security Service can offer him or her two options: reimburse all losses and undergo a criminal investigation or simply return the money, but also...". For the second option to be possible, security service agent has to explain the conditions for future cooperation.

Brian Riley, spoluzakladatel společnosti PVTechnologies Inc. Mnoho našich zákazníků nás žádá o instalaci skrytého sledování v jejich kancelářích. Například namontovat kameru na strop, skrýt je do domácích spotřebičů nebo zabezpečovacích systémů. Skryté sledování zaměstnanců je však nepraktické. Mnohem efektivnější je zřídit transparentní monitorování. Zde je příklad.

Zákazník nás požádal o instalaci kamerového systému v obchodě s potravinami, který by pomohl zabránit krádežím a odstranit systematické nedostatky. Na přání zákazníka proběhla instalace ve dne, před zraky zaměstnanců. Dvě kamery byly instalovány na ulici (pro sledování vstupů do prodejny), jedna - u samotného vchodu (záznam všech příchozích a odchozích návštěvníků), jedna kamera umístěná u každé pokladní uličky (kontrola pokladny a výměny peněz), dvě kamery pro sledování celkového prostoru pokladny a zákazníků, kteří se k ní blíží, čtyři kamery pro záznam uliček se zbožím a další dvě ve skladu.

Zohledněn byl také požadavek zákazníka na vzdálenou kontrolu záznamu (v objektech, jako je tento, je obvykle instalován systém 8-16 kamer). Takto pečlivé a promyšlené umístění kamer přineslo své výsledky - krádeže a deficit v prodejně byly eliminovány během týdne. Zaměstnanci se nemohli dopustit ničeho bezohledného, protože se obávali odhalení.