Monitorování zaměstnanců: Jak se vyhnout právním nástrahám

V poslední době se technologie zdokonalily mílovými kroky. Na platformách sociálních médií je dnes aktivních stále více lidí. Právní rámec se zároveň neposunul stejným tempem, čímž vznikla obrovská mezera, která se den ode dne prohlubuje. Snadný přístup k elektronickým nástrojům, jako jsou mobilní telefony, tablety a notebooky, a k internetu vedl ke zmenšení prostoru mezi úřední korespondencí a sociálními médii. To přirozeně vyvolává obavy zaměstnavatelů, kteří se obávají, že může dojít k ohrožení bezpečnosti úředních údajů.

Toto riziko by se zaměstnavatelé měli snažit řešit. Jedním ze způsobů, jak tento problém řešit, je stanovit hranice a formulovat pravidla, která musí zaměstnanci dodržovat. Zaměstnavatel má také možnost monitorovat používání IT systémů svými zaměstnanci. Zaměstnanci však mají k dispozici určitá práva, která by zaměstnavatelé měli znát. Porušení těchto práv může mít pro zaměstnavatele právní důsledky.

Mělo by být jasně vymezeno, co je vhodné a co ne. Zaměstnavatel by měl mít o tomto faktoru jasnou představu. Měl by si také ujasnit, zda má být chování zaměstnance v této věci sledováno, či nikoli. Měl by mít také jasno v tom, jak by měl v tomto procesu postupovat. Existuje mnoho způsobů, jak tyto kontroly provádět.

Zaměstnavatel by měl také zvážit, zda je sledování celého využívání IT zaměstnancem nutné, či nikoli. Měl by také zvážit, jaké důsledky by to mohlo mít pro zaměstnance. Zaměstnavatel by měl také prozkoumat méně invazivní metody, než si v této věci vytvoří nějaké pokyny. Tyto body by měl při svých jednáních zdokumentovat.

Jakmile jsou pravidla stanovena, je povinností zaměstnavatele s nimi seznámit zaměstnance. Vždy je lepší, když zaměstnanci vědí, co mají dělat a co ne. Je to také ku prospěchu zaměstnavatele, protože zaměstnanec se později nemůže odvolávat na neznalost pravidel. S tímto dokumentem s pravidly by měli být zaměstnanci podrobně seznámeni.

Pokud tak neučiní, může to pro zaměstnavatele znamenat právní komplikace. Se skutečností, že zaměstnanec může být monitorován, by měl být seznámen. Ve skutečnosti by mu měla být poskytnuta kopie dokumentu se zásadami a mělo by mu být poskytnuto i školení.

Nyní, když je politika zavedena, je zaměstnavatel zodpovědný za identifikaci speciálních osob pro tuto práci. Takto získané informace od zaměstnanců by měly být uchovávány v souladu s ustanoveními zákona. Pro zaměstnavatele má smysl, aby počet těchto speciálních zaměstnanců byl co nejmenší. Kontrolní pravomoci těchto zaměstnanců by měly být rovněž omezeny, aby se předešlo případům nezákonného špehování.

Zaměstnavatelé by měli mít vždy na paměti, že každý zaměstnanec má právo na své soukromí. Dnes je pozorováno, že zaměstnanci si mohou na pracoviště nosit svá vlastní zařízení. Zaměstnavatel by měl mít jasnou představu o tom, co představuje právo zaměstnance na soukromí a co nikoli. Měl by zajistit, aby do tohoto práva nebylo za žádných okolností zasahováno. Bylo zjištěno, že soudy k takovým porušením přistupují se vší vážností. Existuje velmi tenká hranice, která odděluje to, co by mělo být považováno za soukromé a co ne.

Zaměstnavatel by měl vědět, jak mezi těmito body žonglovat, a navrhnout přísnou, ale účinnou a právně zcela akceptovatelnou politiku kontroly. Zaměstnavatel by měl zajistit, aby nebylo narušeno soukromí zaměstnance, a zároveň zajistit, aby nebyla ohrožena bezpečnost úředních údajů. Jedná se o náročné vyvažování, které je třeba zvládnout.

E-maily jsou hlavními způsoby komunikace, jejichž prostřednictvím může dojít k úniku důvěrných údajů. Ze strany zaměstnavatelů by však bylo nepraktické e-maily omezovat. Mohl by také nastat problém se sledováním každé e-mailové komunikace. Existují určité kontrolní orgány, které mají právo požadovat informace podle ustanovení zákona. Za těchto okolností je zaměstnavatel povinen požadované informace poskytnout.

Zaměstnavatel by si měl dát pozor na tato ustanovení při formulování zásad. Zaměstnavatel by měl dbát na to, aby toto konkrétní ustanovení o poskytování informací bylo zahrnuto do pojistného dokumentu, jinak by mohlo být považováno za porušení předpisů.

Vzdělávání zaměstnanců je nesmírně důležité.

Je samozřejmé, že by měly být vypracovány a dodržovány zásady monitorování. Zásadní význam by však mělo mít poučení zaměstnanců o důsledcích této politiky. Monitorovací politika by zde bezpochyby měla být v platnosti, ale měla by být použita jako poslední trumf. Mezi touto politikou a ostatními politikami organizace by měla existovat dokonalá koordinace. Ve skutečnosti je lepší, když jsou ustanovení politiky monitorování součástí samotné pracovní smlouvy.

Pro úspěšné fungování organizace je třeba vypracovat a dodržovat zásady. Povinností zaměstnance je dohlížet na to, aby tyto zásady byly striktně dodržovány. Současně je povinností zaměstnavatele zajistit, aby práva zaměstnance nebyla v žádném okamžiku porušována. I zaměstnanec by si měl uvědomit, že je třeba zachovávat určité dekorum a že za žádných okolností neudělá nic, co by ohrozilo bezpečnost úředních údajů. Pro efektivní fungování organizace jako celku je třeba zachovat dokonalou rovnováhu.