Delegování: Splňte 100 % úkolů

Delegování je proces zadávání úkolů, které musí nadřízený provést, spolu s nezbytnou diskrétností podřízenému.

Ano, toto je manažerská činnost, o které se mnozí manažeři oprávněně domnívají, že je tajemstvím úspěchu. Lidé, kteří umí delegovat, dosahují v podnikání rychleji výšin a jejich zaměstnanci jsou výkonnější. Manažeři, kteří umí využívat delegování, mají všechny důvody k tomu, aby byli nazýváni dobrými organizátory: neptají se na pozice - jsou žádáni.

Delegování je organizace práce, při níž vedoucí rozděluje určité úkoly mezi podřízené. Lze ji nazvat i jinak: delegování je proces přidělování úkolů, které musí nadřízený provést spolu s nezbytnou diskrétností, podřízeným.

Jak se naučit ochotně delegovat úkoly a nemyslet si, že je lepší udělat to sám, než to desetkrát předělávat? Vždyť nemůžete vydělat všechny peníze a nemůžete dokončit všechny úkoly.

Existují 3 typy úkolů, které musíte téměř vždy delegovat na jiné:

1. Běžné případy. Můj názor je, že pro efektivní rozvoj podnikání by se manažeři měli zaměřit na hlavní části projektů, aniž by zacházeli do detailů. Pedantský přístup ke kontrole, snaha mít vše pod kontrolou a všechno vědět vede k nadměrné ztrátě času. Sledovat vše je nemožné. Žádný manažer nezvládne všechnu práci sám.

2. Konkrétní práce. Vždy existují úkoly, které mohou být dobře provedeny pouze profesionály. Ano, ať programátor programuje, ať technický správce řídí zpracování nových obchodních případů a ať vedoucí kanceláře řídí tok dokumentů a e-mailů. Sestavte pracovní postupy tak, aby každý zaměstnanec rozuměl svým povinnostem a dobře je plnil, abyste je nemuseli kontrolovat.

3. Věci, které se vám nelíbí. Ano, je to tak. Pokud vás nebaví to, co právě děláte, máte dvě možnosti: pokračovat v tom, nebo to delegovat na osobu, kterou to případně bude bavit. A pokud ne, pak této osobě nabídněte peníze nebo nějakou alternativu ve stylu "ty pomůžeš mně - já pomůžu tobě".

Delegace se skládá z několika částí: Delegování = pověření + pravomoc + důvěra.

Perhaps you have had thoughts like: “If you want to do the job well, do it yourself.” or “I am the only person who can really be trusted with doing this.” or “No one will work better than I do." or "I'm indispensable."

Obecně se však jedná o klasické mylné představy, které lze vyjádřit krátkými definicemi:

• "Egomania" (no one can do this job better than I),

• "Perversity" (it is easier to do the job myself than explain how to do it to others)

• "Self-deception" (I have been working for so long and so well that I don't make mistakes),

• "Fear of underestimation" (if someone will do the job better than me, I'll look bad),

• "Simplicity" (I can do all the work myself, I don't need help),

• "Character" (working with others is too hard for me).

Delegování neznamená jen přehazování naléhavých a nepříjemných úkolů na jiné nebo odmítání povinností. Vzdát se svých povinností neznamená vzdát se také odpovědnosti. Odpovědnost lze delegovat, ale nelze ji přenést, protože kontrola je stále vaše.

To find out how to delegate let’s take the formula called 5W1H or the Kipling method. In one of his poems, "I Keep Six Honest Serving Men..." he outlined 6 simple questions: What, When, Why, Who, Where and How.

Technika 5W1H zahrnuje získávání nových informací pomocí odpovědí na řadu zjišťovacích otázek. Před delegováním je třeba odpovědět na všechny otázky. Jedná se o tyto otázky: Co je třeba udělat? Proč je tento úkol důležitý? Kde by měl být proveden? Kdy má být tento úkol dokončen? Kdo je zodpovědný za výsledek? Jak to provést?

To find out how to delegate let’s take the formula called 5W1H or the Kipling method. In one of his poems, "I Keep Six Honest Serving Men..." he outlined 6 simple questions: What, When, Why, Who, Where and How.

Zjednodušeně řečeno, před delegováním musíte odpovědět na tři hlavní otázky:

1. Jaký je účel tohoto úkolu? Nejdůležitější je, abyste jako vedoucí jasně stanovili cíl a určili konkrétní konečný výsledek.

2. Proberte se zaměstnancem úkol a zjistěte jeho postoj k němu. Nechte zaměstnance sdělit, jak vidí roli vykonavatele tohoto úkolu a způsob jeho řešení. Na základě svých zkušeností mohu říci, že delegování pravomocí bude efektivnější, pokud se bude jednat o partnerský vztah namísto vztahu šéf-podřízený.

3. Proč byste to měli udělat vy nebo osoba, které důvěřujete? Ne každý zaměstnanec může úkol provést tak, jak byste si přáli. Proto doporučuji věnovat zvláštní pozornost výběru osoby, kterou budete pověřovat. Pro začátek musíte zvážit úroveň kvalifikace a zkušeností. Věnujte pozornost pracovnímu vytížení zaměstnance. Měli byste mít na paměti, že nadměrné úkoly nevyhnutelně snižují kvalitu práce. A nakonec zvažte osobní vlastnosti zaměstnance. Protože jen zaměstnanec, který chce úkol dělat, ho dělá dobře. Úkol by neměl zaměstnance vystavovat stresu, jinak nebude problém efektivně vyřešen.

4. Jak mohu problém vyřešit? Uveďte míru volnosti zaměstnance v jednání. Půjde například o splnění striktních požadavků na seznamu, nebo o dostatečnou volnost v jednání a rozhodování zaměstnance, případně o úplnou volnost, hlavní je, že výsledek musí odpovídat vašim očekáváním a požadavkům.

Měli byste také pamatovat na to, že zaměstnanci musíte dát tolik pravomocí, kolik je potřeba k dokončení úkolu. Pokud mu jí dáte příliš mnoho, může ji zneužít, a pokud mu jí dáte příliš málo, nemusí dosáhnout cíle.

Delegování lze tedy realizovat pomocí jednoduchého vzorce. Pamatujte, že základem každého úspěšného podnikání je správné delegování pravomocí. Můžete být génius a neúnavný workoholik, ale pokud nebudete zadávat úkoly podřízeným, můžete přijít o vše, na čem jste tak tvrdě pracovali. Delegováním získáváte čas.