Kontrola a motivace: Co způsobuje, že zaměstnanci pracují dobře

A 2021 study on the impact of COVID-19-induced remote work on motivation revealed that employees find it harder to "focus" and keep their working "routine" intact. This was very much in line with a range of surveys carried out between 2010 and 2015 to draw on the difference in motivation between working remotely and working in-house.

While this was way before the advent of the pandemic, the surveys did show remote work in a bad light - pointing at a stark 17-point gap between motivational factors. In fact, the authors went on to say that this was the "equivalent of moving from one of the best to the most miserable cultures."

V současné době však potřebám pracovišť po celém světě vyhovují různé modely práce (interní, hybridní, vzdálené). A je jen přirozené, že s tím, jak se podniky přizpůsobují novým způsobům zaměstnávání, musí také vymýšlet způsoby, jak zlepšit motivaci zaměstnanců na moderním pracovišti.

Je zcela přirozené, že společnosti, které dokáží efektivně řídit pracovníky, mají větší šanci udržet je v práci déle a usilovněji, s větším soustředěním a odhodláním. To vysvětluje, proč se v posledních letech neustále rozšiřuje používání nástrojů pro sledování výkonnosti, které představují spolehlivý způsob, jak sledovat a zlepšovat výsledky zaměstnanců. Tyto kontrolní systémy jsou také stále komplexnější a nabízejí více informací, které mohou pomoci zlepšit výsledky výkonu zaměstnanců.

Nedávná studie společnosti Top10VPN zaznamenala 54% nárůst příklonu k řešením pro monitorování zaměstnanců, přičemž hlavním důvodem tohoto nárůstu byla pandemie. Průzkum společnosti Gartner provedený mezi 239 velkými společnostmi potvrdil poptávku po lepších kontrolních nástrojích i v době před pandemií. Analýza uvádí, že více než 50 % organizací využívá různé typy systémů pro řízení výkonnosti - oproti 30 % dokumentovaným v roce 2015.

Asi nepřekvapí, že 32 % zaměstnanců na dálku ve Velké Británii v průzkumu společnosti Opinium uvedlo, že jsou sledováni. Nedávno přišla společnost Capterra s průzkumem mezi kanadskými pracovníky, který odhalil, jak jsou monitorovány různé funkce (docházka zaměstnanců, řízení času, řízení pracovní zátěže, činnost na počítači a digitální komunikace) s cílem zlepšit výkonnost. Podobná studie se zaměřila na jihovýchodní Asii a zdůraznila, že 78 % podniků využívá systémy sledování výkonnosti k posílení hybridního pracoviště.

Along those lines, Mark Turner, CEO of Instant Group, said that the strategic use of "monitoring" can help "identify resourcing issues, streamline processes and identify gaps" while aiding employees in prioritising and managing workloads.

Zaměstnanci, kteří pracují v rámci strategického systému řízení, jsou s větší pravděpodobností v souladu s cíli, úkoly a hodnotami organizace. Místo toho, aby byli rozptylováni vnějšími informacemi nebo vlivy, budou se více soustředit na svou práci. Navíc když zaměstnanci vědí, že vám záleží na tom, jak si v práci vedou, budou pravděpodobněji motivováni.

To však vyvolává otázku - je sledování aktivity skutečně přínosné? Odpověď zní: ano. Může pomoci kvantifikovat skutečný dopad různých strategií, takže omezené zdroje lze přesněji nasměrovat tak, aby přinesly co nejlepší výsledky. Co je však důležitější, je klíčem k omezení rozptylování na pracovišti, zejména v době, kdy jsou zaměstnanci rozptýleni po celém světě a pracují na dálku.

Zde je pět způsobů, jak mohou řešení pro monitorování zaměstnanců pomoci omezit rozptylování na pracovišti a zlepšit výkonnost zaměstnanců.

1. Správa používání internetu.

   Internet je skvělým zdrojem informací, ale může být také velkým zdrojem rozptýlení. Každý, kdo někdy strávil hodiny na Facebooku nebo Instagramu, například ví, jak špatné mohou být algoritmy prodávající okamžité uspokojení. Toto kybernetické flákání vede k plýtvání časem a produktivitou.

   Alarmující je, že přibližně 40 % internetových aktivit zaměstnanců nesouvisí s jejich prací. Problém se stupňuje ve vzdálených prostředích, kde zaměstnanci pravidelně používají svá osobní zařízení. Jednoduše řečeno, jde o drahé rozptýlení, které nahlodává hlavní produktivitu firmy.

   Aby se tomu předešlo, je nezbytné, aby zaměstnavatel vypracoval zásady používání internetu, které se týkají klíčových oblastí, jako jsou:

   • Hodiny používání internetu (nejlépe během plánovaných přestávek).

   • přidělení konkrétních zařízení a připojení pro práci, místo aby se spoléhalo na osobní zařízení.

   • Zpětná vazba o používání internetu pro pochopení efektivity a oblastí, které je třeba zlepšit.

   Je příznivé, že všechny tyto oblasti lze sledovat a regulovat prostřednictvím internetového monitorovacího nástroje. Například funkce, jako jsou filtry URL, blokátory aplikací, blokování webových stránek a automatická hlášení, mohou pomoci identifikovat problémy v reálném čase a proaktivně je řešit.

   Jak to souvisí s motivací zaměstnanců? Místo toho, aby zaměstnavatelé nechávali rozptylovat pozornost, mohou vytvořit prostor pro gamifikaci, motivovat zaměstnance k produktivitě a k tomu, aby se drželi firemních cílů.

2. Sledování a správa času

   A recent study by researchers at the University of North Dakota found a positive correlation between effective time management and the nurturing of self-motivation. The research further elaborated on the fact that time management reinforces the "perceived success."

   Stejně tak studie z roku 2019 prokázala pozitivní vztah mezi řízením času a stanovováním cílů, určováním priorit, řízením přerušení a plánováním. Zatímco obě tyto studie staví do popředí svého výzkumu akademickou sféru, trendy v podnikatelské sféře rovněž potvrdily sledování aktivit a času jako způsob, jak zlepšit motivaci zaměstnanců.

   Jak se realizuje efektivní sledování a řízení času?

   • Zaměstnavatelé mohou sledovat časy příchodu a odchodu a dokumentovat tak čas strávený plněním předem stanovených i naléhavých úkolů. Mohou také zajistit, aby nikdo nebyl přepracován.

   • By keeping tabs on the inactivity time, employers can identify "downtime" in their employees' day and take necessary steps to curb productivity-sapping distractions.

   • Sledování hodin může dále zajistit optimální docházku a řešit potřebu krátkodobých nebo dlouhodobých přestávek.

   Jak to souvisí s motivací zaměstnanců? Sledování a monitorování pomáhá identifikovat vrcholná i slabá období aktivity zaměstnanců. Lze je také využít k identifikaci příležitostí ke zvýšení produktivity, například těch, které vznikají během přestávek a po pracovní době. Ještě hlouběji může takové sledování v reálném čase pomoci:

   • Stanovení priorit naléhavých úkolů

   • Plánování přestávek a odměn

   • Identifikujte rušivé vlivy a nabídněte příslušná řešení k jejich omezení.

   • Proaktivně upravovat pracovní zátěž atd.

3. Řízení výkonu

   Studie, která hodnotila 800 000 zaměstnanců po dobu dvou let po vypuknutí pandemie, potvrdila, že práce na dálku přispívá ke zvýšení produktivity. Ve zprávě, kterou zveřejnila společnost Prodoscore, se totiž ukázalo, že meziročně se produktivita od roku 2020 zvýšila o 47 %.

   Nejnovější výzkum však také tvrdí, že lidé pracující z domova jsou o 70 % méně produktivní než jejich kolegové. Čemu tedy věřit? Je přirozené předpokládat, že práce na dálku nebo v hybridním uspořádání přispěje k pohodlí a zvýší produktivitu, ale nakonec je to dvousečná zbraň. Přesněji řečeno, jakkoli práce na dálku zvyšuje produktivitu, je také živnou půdou pro rozptylování a prokrastinaci.

   A právě zde se hodí kontrolní systémy, které mohou pomoci udržet výkonnostní metriky nedotčené zavedením keyloggeru, pořizováním snímků obrazovky v reálném čase, zavedením kontroly nad tiskem, podporou nahrávání videa a zvuku pomocí webové kamery a mikrofonu atd. Poznatky z těchto dat lze využít k řízení pracovní zátěže, přerozdělování úkolů a poskytování okamžité zpětné vazby zaměstnancům.

   Ještě důležitější je, že tyto údaje mohou pomoci:

   • Zkontrolujte vzorce činnosti zaměstnanců a zjistěte narušení produktivity.

   • Vytvoření smysluplných cílů a měřítek pro zlepšení výkonu

   • Poskytnout interaktivní platformu pro koučování a zpětnou vazbu v reálném čase.

   • Přijímat informovaná rozhodnutí v oblasti plánování nástupnictví a náboru zaměstnanců.

   Pro získání ještě podrobnějších informací o různých monitorovacích nástrojích doporučujeme přečíst si článek o 20 nejoblíbenějších monitorovacích programech v roce 2022.

4. Analýza a řízení chování

   V poslední době se ve zprávách neustále objevují témata jako kyberšikana, vnitřní hrozby a sexuální obtěžování. A právě na tyto problémy by se měli zaměřit manažeři lidských zdrojů.

   Podle zprávy Ponemon Institute 2022 Cost of Insider Threats Global se organizace poskytující finanční služby musely vypořádat s 47% nárůstem nákladů na řízení vnitřních hrozeb. Ne že by šlo o závažnější nebo akutnější případy, ale rizika jsou rozhodně vyšší.

   Kromě toho může kamerový systém dále pomoci při identifikaci a zadržení vnitřních hrozeb. Vzdáleně instalované dohledové zařízení může například sledovat online pohyby, které by mohly naznačovat blížící se narušení nebo krádež.

   Jak to souvisí s motivací zaměstnanců? Sledování chování zaměstnanců a identifikace potenciální hrozby může pomoci vybudovat účinný systém řízení chování, který následně pomůže ochránit společnost před řadou neštěstí a problémů.

   Kromě všech výše uvedených modelů lze s motivací zaměstnanců spojit i takové aspekty, jako je správa mezd, správa přístupů atd.. A toho lze nejlépe dosáhnout pomocí uceleného programu monitorování zaměstnanců.

Ve společnosti CleverControl jsme vytvořili sadu nástrojů, jejichž cílem je co nejvíce usnadnit monitorování zaměstnanců. Konečným výsledkem je robustní platforma pro reporting a analýzu, kterou lze využít k dosažení cílů monitorování - zvýšení produktivity, zlepšení provozuschopnosti, lepší morálky a především motivovaných zaměstnanců.

Zde jsou dvě případové studie, které ilustrují, jak lze naše řešení využít k řešení různých obchodních cílů.

Případová studie 1: Řešení vnitřních hrozeb

Organizace se potýkala se zvláštním problémem, jak identifikovat zaměstnance, který neoprávněně přistupoval k datům a kradl vysoce důvěrné informace společnosti. Jednalo se o vážný problém, protože organizace pracovala na některých citlivých projektech. Společnost se snažila zavést a prosazovat kodex chování, ten však měl příliš reaktivní charakter.

Příznivě, pomocí CleverControl platformu, byli schopni poměrně rychle identifikovat viníka. Viníkem byl známý zaměstnanec na částečný úvazek, který ve společnosti pracoval i na několika dalších projektech. Činnosti tohoto zaměstnance byly zaznamenány a nahrány jako důkaz na podporu jejich tvrzení. Aby toho nebylo málo, řešení na základě snímků obrazovky pomohlo odhalit také skutečnost, že polovina kanceláře používala firemní počítače k těžbě.

Výsledek:

Společnost dokázala snížit riziko další podobné události a zavedla řadu bezpečnostních opatření. Nová opatření zahrnovala povinné audity, pravidelné informační schůzky se zaměstnanci, prověřování zaměstnanců atd. Podařilo se jim také ušetřit téměř 500 hodin času správců IT díky automatizované správě přístupů a tisíce dolarů ročně.

Případová studie 2: Snížení odchodu zaměstnanců

Tato společnost se snažila najít řešení problému úbytku zaměstnanců. Každoročně v příslušném oddělení ukončovalo pracovní poměr mnoho zaměstnanců a opouštělo organizaci. Většina IT specialistů si s sebou brala všechny přístupy, což problém ještě prohlubovalo.

Společnost potřebovala zjistit příčinu úbytku zaměstnanců a zabránit jeho opakování. Nainstalovala systém CleverControl, který monitoruje všechny zaměstnance a zároveň zajišťuje kontrolu přístupu. Začali sledovat metriky, aby našli některé společné rysy v údajích o zaměstnancích.

Výsledek:

Společnost byla schopna identifikovat potenciální problémy a vyřešit je dříve, než nastaly. Některé z odhalených problémů se týkaly například platů, benefitů, kultury práce, kontroly přístupu atd. Ve skutečnosti se jim prostřednictvím nástroje pro vyhledávání na webu podařilo identifikovat účetního, který hledal novou práci. Společnost mu nabídla lepší plat a související benefity, což s radostí přijal.

"Ať už jde o odhalení vnitřní hrozby nebo o sledování produktivity zaměstnanců, výše uvedené případové studie jasně ukazují, že monitorování zaměstnanců je mocný nástroj, který lze využít k řešení složitých obchodních problémů."

"V tomto smyslu je nutné si uvědomit, že motivace zaměstnanců je klíčovým faktorem pro zajištění dlouhověkosti organizace. Ve společnosti CleverControl dbáme na to, aby se žádná společnost neobešla bez účinného monitorování zaměstnanců, které je klíčovým prvkem pro zlepšení jejich morálky."

Chcete-li se dozvědět více o našich řešeních a o tom, jak mohou pomoci zvýšit motivaci zaměstnanců, kontaktujte nás ještě dnes!