Případová studie: Role CleverControl při zlepšování vzdálené týmové spolupráce

Moderním společnostem se daří agilitou a pro klienta CleverControl, malou společnost zabývající se vývojem softwaru se sídlem v USA, to znamenalo přechod na plně vzdálený model práce. Společnost zaměstnávala 32 vývojářů, testerů a projektových manažerů v různých časových pásmech, takže taková flexibilita byla výhrou. Ale v praxi věci neběžely tak hladce, jak to vypadalo.

Tým měl obvyklé nástroje: Jira pro úkoly, interní chat pro zasílání zpráv a další. Ale něco tomu chybělo. Vedoucí projektu si pracovní proces uvědomovali jen matně. Kdo na čem uvízl? Proč byly některé sprinty pozadu? A proč se někteří členové týmu zdáli přetížení, zatímco jiní měli výpadky?

Neřešili lenost – řešili neviditelnost. Tehdy sehrál svou roli CleverControl. Nemělo to hlídat jejich tým, ale konečně vidět, jak se pracuje, a zlepšit týmovou spolupráci na dálku.

Zavádění monitorovacího softwaru se může rychle vrátit zpět, pokud to vypadá jako špionáž. Takže místo tichého přepnutí spínače vedení společnosti vedlo otevřený rozhovor s týmem.

"We explained to the team," the company CEO said, "That we were going to use CleverControl to understand how we work, not to spy. We wanted to know why we often fall behind schedules, and if the workload is spread fairly across the team."

Vedení bylo konkrétní ohledně toho, jaká data budou shromažďována: využití aplikací, čas strávený v pracovních nástrojích, pravidelné snímky obrazovky a období aktivní/nečinnosti. Dali to také jasně najevo: žádné protokolování úhozů a žádné skryté sledování. A co je zásadní, zaměstnanci mohli také prohlížet svá vlastní data.

Ta transparentnost změnila hru. Místo podezření se dočkali přijetí.

Jakmile data začala proudit, netrvalo dlouho a objevili se vzory, které byly dříve neviditelné.

1. Komunikace probíhala v kruzích

   Společnost předpokládala, že interní messenger je výchozím bodem pro vše, co souvisí s projektem, ale ukázalo se, že mnoho aktualizací úkolů stále probíhalo prostřednictvím e-mailu. Ještě horší je, že projektoví manažeři neustále přepínali mezi Jirou a e-mailem, chyběli aktualizace a duplikovali práci. V důsledku toho byla týmová spolupráce na dálku neefektivní a zaostávala.

   Řešení: Vedení stanovilo jasné pravidlo – veškerá komunikace související s úkoly probíhá v Jirovi. Interní messenger je pro rychlé dotazy a aktualizace týmu. Jednoduché, ale snížilo to hluk a umožnilo hladší předávání.

2. Nástroje byly plýtvány (a špatně alokovány)

   Některé týmy měly licence na drahé vývojářské nástroje, které sotva používaly, zatímco jiné čekaly týdny na získání přístupu. Úkolem CleverControl bylo shromažďovat zprávy o používání aplikací a webových stránek. Nešlo o rozpočet – šlo o zviditelnění.

   Řešení: Díky zprávám o využití CleverControl mohlo IT oddělení vidět, kdo co skutečně potřebuje. Přerozdělili licence na základě skutečného využití, nikoli předpokladů.

3. Starší vývojáři dělali juniorskou práci

   Data ukázala, že špičkoví vývojáři trávili hodiny odpovídáním na rutinní otázky podpory – čas, který měli strávit komplexními recenzemi architektury a kódu.

   Řešení: Vytvořili rotující podpůrnou roli pro členy juniorského týmu. Uvolnilo to starší vývojáře a poskytlo juniorům praktické zkušenosti. Všichni rostli, zlepšila se týmová spolupráce na dálku a projekty se pohybovaly rychleji.

4. Osvědčené postupy se skrývaly na očích

   Jeden tým důsledně doručoval před plánovaným termínem. Když se ponořili do dat, zjistili, že tito vysoce výkonní uživatelé používají specifickou sadu interních dokumentů a zdrojů třetích stran více než ostatní.

   Řešení: Nenechali si tyto znalosti pro sebe. Aktualizovali interní wiki, provedli několik krátkých školení a sdíleli příručku s celou společností. Najednou se osvědčené postupy staly běžnými postupy.

Projekty se rozjely rychleji a plánování zdrojů bylo efektivnější. Ale hlubší výhry byly kulturní:

• Komunikace se stala jasnější – méně zmeškaných aktualizací, méně frustrace.

• Pracovní zátěž se zdála spravedlivější – manažeři mohli zaznamenat nerovnováhu dříve, než se projevilo syndrom vyhoření.

• Vzdálená týmová spolupráce se stala záměrnější – protože viděli, jak práce plyne, mohli ji utvářet.

• Týmová morálka se zlepšila – lidé cítili podporu, nikoli sledování.

Role CleverControl byla významná. I když to nenahradilo jejich stávající nástroje, umožnilo jim to pracovat lépe. Společnosti to poskytlo vhled, který potřebovala, aby přestala hádat a začala s optimalizací – nikoli řízením lidí, ale pochopením jejich pracovního postupu.

Pro vzdálený software pro budování týmu pro klienty po celém světě byla tato srozumitelnost nejen příjemná. Byl to rozdíl mezi přežitím práce na dálku a skutečným prosperováním v ní.