Jak CleverControl pomohl zvýšit produktivitu v technologické společnosti

Krádeže času, nedostatek odpovědnosti, neefektivní pracovní postupy a odměňování línějších kolegů jsou jen některé z problémů produktivity, které trápí moderní pracoviště. Co kdybyste však mohli získat přehled o činnosti zaměstnanců v reálném čase, včas tyto problémy identifikovat nebo jim dokonce předcházet a zvýšit produktivitu svého týmu? V této případové studii společnosti CleverControl prozkoumáme, jak technologická společnost bojovala s těmito problémy a zvýšila produktivitu pomocí softwaru pro monitorování zaměstnanců.
Výzva
Naším klientem je rychle rostoucí středně velká společnost zabývající se vývojem softwaru se 47 zaměstnanci. Společnost se specializuje na tvorbu softwarových řešení na zakázku, včetně mobilních aplikací, interních firemních platforem a CRM systémů pro malé a střední podniky. Společnost začínala jako malý startup a zpočátku se spoléhala na přímou viditelnost jako hlavní metodu řízení docházky a výkonnosti. S růstem počtu zaměstnanců nemohl vedoucí organizace přímo kontrolovat všechny zaměstnance a procesy.
Společnost se potýkala s problémy při sledování pracovního času, měření produktivity a přehledu o projektu. Tradiční metody sledování času byly nespolehlivé. Zaměstnanci často zapomínali včas vyplnit pracovní výkazy, a proto odevzdávali nepřesné, přibližné údaje. Vedoucí navíc dokonce odhalil několik případů krádeží času.
Pozorování pracovních procesů prostřednictvím supervize a pravidelných týmových a individuálních schůzek bylo časově náročné, subjektivní a nepřesné. Tento nedostatek spolehlivých údajů bránil přesnému odhadu projektu a ztěžoval identifikaci časově náročných úkolů.
Tým nedodržoval termíny: přibližně 15 % projektů překročilo původní termíny, což vedlo k nespokojenosti klientů a poškodilo pověst společnosti. Bylo obtížné určit skutečné příčiny neúspěchů: špatné řízení, neefektivní procesy nebo osobní neproduktivita. Každý zaměstnanec se na problém díval z jiného úhlu pohledu.
Vedoucí navíc neměl možnost přímo kontrolovat 12 vzdálených členů týmu a nemohl se spoléhat pouze na jejich zprávy. Chtěl mít větší přehled v reálném čase, aby mohl identifikovat problémy na místě a poskytnout včasnou zpětnou vazbu.
Nakonec vedoucí hledal způsob, jak strávit méně času sledováním produktivity a získat objektivnější výsledky.
Řešení
Aby tyto problémy vyřešila, rozhodla se vyzkoušet software pro monitorování zaměstnanců a vybrala si společnost CleverControl. CleverControl automaticky sledoval začátek a konec pracovního dne, což společnosti umožnilo zcela eliminovat pracovní výkazy. Monitorovací zprávy také zahrnovaly aktivní a neaktivní období během dne, což mohlo odhalit obvyklé flákače.
Funkce Live Viewing systému CleverControl poskytla vedoucímu společnosti požadovaný přehled v reálném čase. Vedoucí si mohl prohlédnout obrazovku kteréhokoli zaměstnance a zjistit, v jaké fázi se práce během pracovního dne nachází.
Podrobné přehledy o činnosti a statistiky nejpoužívanějších aplikací a webů umožnily analyzovat, kolik času zaměstnanci skutečně strávili plněním pracovních úkolů a co by se dalo zlepšit.
Výsledek
První výsledky monitorování nebyly překvapivé: většina členů týmu vykazovala vysokou úroveň produktivity a zapojení. Zvýšení produktivity bylo způsobeno samotným monitoringem. Zaměstnanci s vědomím, že všechny jejich činnosti jsou sledovány, méně často trávili čas neproduktivními nebo s prací nesouvisejícími činnostmi.
Když si zaměstnanci na monitorování zvykli, postupně se vrátili ke svým obvyklým pracovním návykům. Monitorování těchto vzorců přineslo mnohem zajímavější výsledky. Vedoucí jako takový odhalil s CleverControl několik neefektivit, např:
Jeden z vývojářů softwaru trávil hodiny pečlivým dokumentováním každého drobného úkolu a vytvářením nadměrného množství zpráv. Ačkoli je dokumentování při vývoji softwaru nezbytné, tento zaměstnanec se řídil mikromanagementem do té míry, že to bránilo skutečnému pokroku.
Jeden z vedoucích pracovníků naplánoval četné schůzky ke každému menšímu problému. I když jeho cílem bylo informovat tým, většina těchto častých schůzek byla neproduktivní, časově náročná a ostatním členům týmu kazila pracovní postup pro daný den. Zprávy ukazovaly 15% nárůst neaktivního času, osobního brouzdání a méně produktivních činností ve dnech, kdy se členové týmu museli zúčastnit několika takových schůzek.
Monitoring také pomohl společnosti zjistit příčiny obvyklé neproduktivity některých zaměstnanců:
Jeden z IT specialistů byl považován za obvyklého flákače, dokud manažer neanalyzoval výkaz jeho činnosti. Ukázalo se, že tato zaměstnankyně tráví značnou část pracovního dne tím, že pomáhá svým kolegům nebo plní úkoly, které na ni delegují. Přirozeně tak nedodržovala termíny a nemohla se řádně soustředit na své přímé povinnosti.
Skórování umělé inteligence společnosti CleverControl odhalilo několik vzdálených zaměstnanců, kteří vykonávali jen minimum pracovních činností a trávili mnoho času osobním prohlížením.
Ukázalo se, že PR manažer je skutečný "sociální motýl". Jeho využívání messengerů dosáhlo téměř 40 % pracovní doby. Často přerušoval práci kolegů dlouhými a nepodstatnými rozhovory nebo zprávami, což jim ztěžovalo soustředění a dokončení úkolů.
Identifikace těchto a některých dalších nedostatků umožnila společnosti pracovat na jejich odstranění a zvýšení produktivity. Díky přesnému sledování času a monitorování v reálném čase mohli manažeři přesněji vyhodnocovat termíny projektů, což vedlo k většímu počtu projektů a úkolů dodaných včas. Navíc mohli přerozdělit některé zdroje a zaměstnance, čímž zajistili, že na správných úkolech budou pracovat ti správní lidé ve správný čas.
Společnost se rozhodla využít funkci samokontroly. Zaměstnanci měli přístup k přehledům o své činnosti a mohli je analyzovat, což zvýšilo jejich odpovědnost a jejich angažovanost o 7 %.
Výsledkem monitorování je, že včasné plnění projektu dosáhlo během prvních šesti měsíců realizace 96 %. Vedení omezilo zbytečné schůzky a ponechalo pouze týdenní a měsíční kontrolní schůzky.
Celkově společnost zaznamenala během šesti měsíců od zavedení 11% nárůst produktivity.
Závěrečné shrnutí
Monitorování zaměstnanců pomohlo společnosti změnit přístup k řízení práce. "Před CleverControl jsme létali naslepo," říká šéf společnosti, "spoléhali jsme se hlavně na instinkt a subjektivní hodnocení. Díky monitorovacím zprávám a statistikám činnosti nyní vidíme jasnější obraz a můžeme činit informovaná rozhodnutí."
Tato případová studie CleverControl ukazuje, že software pomohl společnosti zlepšit její pracovní procesy a podpořit kulturu transparentnosti a odpovědnosti.
Chcete se o CleverControl dozvědět více? Navštivte webovou stránku stránka produktu nebo nás kontaktujte.