As Peter Drucker, one of the most influential theorists of management of the XX century once said: "If you can't measure it, you can't manage it." During the period of growth, every company thinks about the introduction of staff performance assessment. We asked professional HR-manager to anonymously share the experiences and tell how to start setting goals for employees and evaluate the quality of their performance.
"I used to work in a small company, where there was neither an evaluation system nor any rules of bonuses review. Wages were increased for those who asked for it or those who, according to the line manager’s opinion, worked well, although every manager had different criteria of "good work". Once a year, all line managers gathered for a meeting and had a heated debate about who is more worthy of a promotion. The budget was not big enough to bring all proposals to life, and so every time there would be someone who believed that his or her team were underestimated. The solution to this problem was right in front of us - to develop a transparent evaluation system that shows to both managers and employees what is actually important in the work and what later can be evaluated by the company."
Stanovení cílů
Pro mě jako personalistu by bylo nejjednodušší vytvořit systém hodnocení sám. Ale pak by mi jednak mohly uniknout některé důležité detaily o pracovních procesech různých oddělení, jednak bych se mohl setkat s odporem kolegů k novému hodnotícímu nástroji, kdybych je do procesu vývoje nezapojil. Proto jsem nejprve navrhl kolegům z ostatních oddělení, aby se spojili a vytvořili pracovní skupinu pro vývoj nového systému hodnocení výkonnosti.
Mluvili jsme o cílech, kterých chceme všichni dosáhnout: jaké místo na trhu chceme mít, jakou úroveň kvality a služeb zákazníkům chceme poskytovat, jaké vztahy chceme v naší společnosti vidět a tak dále. Tyto celkové cíle jsme rozdělili na menší cílové cíle pro každého manažera a zaměstnance. Zde jsme mohli použít takové ukazatele, jako je míra výroby, náklady, prodej a spokojenost zákazníků. V našem případě byly například hodnotícími kritérii pro vedoucího obchodního oddělení plnění plánu prodeje, fluktuace v oddělení, rozvoj týmu a míra spokojenosti zákazníků.
Stupnice hodnocení
Each indicator must be evaluated somehow. We chose a five-point rating scale for each indicator: Well Above Expectations – Above Expectations – As Expected – Below Expectations – Well Below Expectations. It is undesirable to use five-point scales such as numbers from zero to four or letters from A to F. Culturally they are associated with the school marks and prevent objective approach to the assessment because any mark that is less than "3" or "B" will seem to be a bad result. For each mark, we have appointed the corresponding indicator scale. For example, the implementation of sales plan of less than 60% was evaluated as "Well Below Expectations", 61-80% - "Below Expectations", 81-100% - "As Expected" 101-120% - "Above Expectations", and more than 120% - "Well Above Expectations." The same went for every other indicator.
Okamžik pravdy
Hodnocení efektivity zaměstnanců jsme se rozhodli provádět jednou ročně. Poprvé jsme ho provedli ve zkušebním režimu a upozornili, že nebude přijato žádné negativní rozhodnutí. Tímto způsobem jsme se snažili snížit obavy z nové akce a také ověřit, že zvolená kritéria byla správná. Setkání se zaměstnancem, na kterém se probírají výsledky jeho práce, je vyvrcholením celé akce. Ovlivňuje náladu na několik dalších měsíců práce a ta by měla zůstat pozitivní.
Po prvním hodnotícím testu se náš manažerský tým shodl, že to bylo velmi užitečné cvičení pro celý tým. Samozřejmě bylo třeba některé věci změnit, ale rozhodli jsme se zachovat základní principy. Identifikovali jsme tedy několik doporučení, aby hodnocení bylo dále přínosné pro obě strany:
Pozitivní atmosféra. Pozitivní přístup napomáhá otevřenější komunikaci a otevřená komunikace zase umožňuje být se zaměstnanci na stejné vlně a inspiruje je k novým úspěchům.
Poslouchejte! Začněte tím, že se zaměstnance zeptáte, jak hodnotí svou práci. Naslouchejte a vyjádřete své připomínky.
Chvála! Všimněte si, když zaměstnanec pracuje dobře. Někteří manažeři na to zapomínají a považují dobrou práci za samozřejmost. Všímáním si úspěchů zaměstnanců zároveň psychologicky posilujete jejich dobré chování. Řekněte zaměstnanci, jak jeho úsilí pomáhá vám jako manažerovi dosahovat cílů oddělení a firmě - jejích celkových cílů.
Nádherná budoucnost. Řekněte zaměstnanci o jeho vyhlídkách na to, co ho čeká, pokud zvládne dovednosti, které jsou v současné době nedostatečně rozvinuté. Rozpalte nadšení myšlenkami na budoucnost!
Co dělat, když se vám nepodařilo dosáhnout všech cílů?
Vývoj místo biče. Při projednávání neúspěchů zaměstnance věnujte dostatek času diskusi o rozvoji jeho schopností. Zjistěte, proč se zaměstnanci nepodařilo dosáhnout stanovených cílů. To mu pomůže dosáhnout jich příště. Proberte společně konkrétní kroky k rozvoji potřebných dovedností.
“No” to making it personal. When estimating the areas in which the employee was not successful, always discuss specific examples when the employee was wrong, do not say "you cannot do it" or "you are not able to" or any other negative personality characteristics. Explain how his or her bad work affects the overall results.
A year after the first evaluation, I began to notice that during job interviews the managers often mentioned the assessment system as a confirmation of the principles of transparency and equity in the company. Two years later, the staff began to drop by the HR-department to find out the date of the next scheduled assessment, because they wanted to discuss their personal development with their superior as soon as possible. I felt that the assessment has become a natural process in our working lives. In addition, the term "chief’s pet" has disappeared from the vocabulary of our team, because now everybody has an equal chance of success during the productivity assessment.
Before you implement this kind of system in your company, enlist the support of your colleagues. Move from general to personal: the company's goal - the goal of a department - the goal of an employee - specific indicators. Praise, but also do not forget about the development. And help your employees become better!
