Illinoisské zákony na ochranu soukromí a software pro monitorování zaměstnanců: Co by měli zaměstnavatelé vědět

Trend monitorování zaměstnanců roste společně s trendem vzdálené a hybridní práce. Tyto nástroje jsou pro podniky přínosné v mnoha ohledech: pomáhají objektivně sledovat produktivitu, snižují bezpečnostní rizika, sledují pracovní dobu a mnoho dalších. Implementace sledovacího softwaru však vyžaduje pečlivou přípravu. Jedním z klíčových aspektů je zde soukromí zaměstnanců a dodržování platných předpisů. Tyto předpisy nejsou univerzální: liší se nejen v jednotlivých zemích, ale také v jednotlivých státech v rámci země. Dnes prozkoumáme předpisy, které musí zaměstnavatelé v Illinois pamatovat, a jak neporušovat práva zaměstnanců sledováním.

Upozornění: Tento článek poskytuje pouze obecné informace a nelze jej použít jako právní pokyn.

Stejně jako ostatní státy USA, Illinois dodržuje federální zákony a má vlastní předpisy týkající se soukromí. Přestože jsou obecné spíše než specifické pro monitorování zaměstnanců, podniky je musí interpretovat pro své postupy sledování a dodržovat je.

Na federální úrovni existuje zákon o ochraně soukromí v elektronických komunikacích (ECPA). Chrání soukromí drátové, ústní a elektronické komunikace během jejich vytváření, přepravy a skladování. Když to vykládáme jako monitorování zaměstnanců, můžeme říci, že zaměstnavatelé mají zakázáno úmyslně bez oprávnění odposlouchávat nebo sledovat komunikaci zaměstnanců.

Jsou zde dvě hlavní výjimky:

1. Společnosti mohou sledovat své zaměstnance při běžném podnikání az legitimních obchodních důvodů, jako je kontrola produktivity nebo ochrana cenných aktiv.
2. Zaměstnavatelé mohou komunikaci sledovat, pokud k tomu zaměstnanci dají souhlas. Často se tak děje prostřednictvím speciálních zásad nebo příruček pro zaměstnance.

Podle zákona ECPA mohou zaměstnavatelé také sledovat komunikaci na zařízeních a sítích vlastněných společností, kde mají zaměstnanci obecně snížené očekávání soukromí.

Mohou ale zaměstnanci vůbec očekávat soukromí na pracovišti? Ano. Zaměstnanec se při vstupu do kanceláře nebo přihlášení do firemní sítě nezbavuje všech práv na soukromí. Soukromí zaměstnanců je například stále chráněno v určitých oblastech, jako jsou toalety a šatny, protože tam zaměstnanci přiměřeně očekávají soukromí.

Kromě zákona ECPA zavedlo Illinois své vlastní předpisy týkající se ochrany soukromí, které musí zaměstnavatelé dodržovat: zákon o právu na soukromí na pracovišti (IRPWA), zákon o odposlechu v Illinois (zákon o odposlechu) a zákon o ochraně osobních údajů v biometrických informacích (BIPA).

Zákon o právu na soukromí na pracovišti a jeho novely jsou hlavní právní rámce upravující způsob, jakým mohou zaměstnavatelé sledovat zaměstnance. Zde jsou hlavní body tohoto nařízení:

1. Zaměstnavatelé musí zaměstnance písemně informovat o jakékoli formě elektronického monitorování. Oznámení musí být podáno při náboru nebo před zahájením monitorování.
2. Společnosti mohou sledovat zaměstnance bez předchozího upozornění pouze v případě, že se domnívají, že se zaměstnanec účastní nezákonné činnosti, a sledování může přinést důkazy o takové činnosti.
3. Zaměstnavatelé nemohou požadovat po zaměstnancích nebo kandidátech, aby poskytli uživatelská jména, hesla nebo jiné informace o účtu pro osobní online účty.
4. Zaměstnavatelé nemohou přimět zaměstnance, aby přijímali přátele nebo sledovali žádosti nebo požadovali přístup k obsahu soukromých sociálních médií. Mohou si však prohlížet veřejné příspěvky nebo získávat informace, které jsou již veřejně dostupné.
5. IRPWA chrání zaměstnance před diskriminací životního stylu. Mají právo vykonávat zákonné činnosti mimo práci, například užívat alkohol nebo tabák, a zaměstnanci je nemohou za takové činnosti odmítnout zaměstnat, ukončit nebo potrestat.

Podle Illinois Eavesdropping Act je nezákonné nahrávat soukromé rozhovory bez souhlasu všech stran. Tajné nahrávání na pracovišti může být trestným činem.

BIPA je jedním z nejpřísnějších zákonů na ochranu soukromí v USA. Podle něj musí zaměstnavatelé získat písemný souhlas zaměstnanců před shromažďováním nebo používáním jejich biometrických údajů, například skenů obličeje nebo otisků prstů. Tyto údaje nelze prodat ani zveřejnit. Zaměstnavatelé musí mít politiku uchovávání a ničení biometrických údajů, která by měla být veřejně dostupná.

Když to shrnu, opakujícím se tématem legislativy státu Illinois je výslovný souhlas a upozornění.

Nalezení rovnováhy mezi obchodními potřebami a právy zaměstnanců se může zdát obtížné, ale je naprosto možné, pokud budete dodržovat zásady etiky a dodržování zákonů.

Prvním krokem je vytvoření politiky monitorování. Tyto zásady by měly popisovat metody sledování, které používáte, rozsah shromažďovaných údajů, dobu jejich uchovávání a kdo má k údajům přístup. Ale to není vše. Vzhledem k tomu, že mnoho předpisů chrání soukromé aktivity a konverzace, stojí za to nastínit, které aktivity na pracovišti jsou považovány za soukromé. Totéž platí pro sociální média, protože nemusí být vždy jasné, kdy zaměstnanec používá účet jako fyzická osoba nebo jako zástupce společnosti.

Každý zaměstnanec by si měl tyto zásady přečíst a přijmout při přijetí do zaměstnání nebo před zahájením monitorování. Kromě toho by tato politika měla být zaměstnancům kdykoli k dispozici.

Než začnete monitorovat jakoukoli činnost, měli byste získat písemný souhlas od zaměstnanců. Můžete to udělat na papíře nebo elektronicky.

Kromě toho můžete po kanceláři zveřejňovat nápadná oznámení o monitorování.

Nemonitorujte v oblastech, kde zaměstnanci přiměřeně očekávají soukromí nebo svá osobní zařízení a účty.

Sledujte pouze aktivity, které přímo souvisejí s obchodními účely. Pokud se například snažíte eliminovat zpoždění a přesněji sledovat pracovní dobu, dodatečné sledování historie prohlížeče (jen proto, že můžete) může být nadměrné.

Vyhněte se zbytečnému nebo příliš rušivému sledování a pravidelně kontrolujte monitorovací postupy, abyste zajistili, že jsou stále nezbytné a přiměřené.

Ujistěte se, že data, která shromažďujete, jsou bezpečně uložena a mohou k nim mít přístup pouze oprávněné osoby. Vytvořte jasné zásady uchovávání a ničení dat. Pro odpovědnost je skvělé používat auditní záznamy a dokumentovat všechny monitorovací aktivity.

Školení pomáhá zajistit, aby zaměstnanci chápali svá práva na soukromí, hranice zákonného sledování, zásady platné ve společnosti a přijatelné chování na pracovišti.

Vytvořte interní systémy pro sledování dodržování předpisů a okamžitou reakci na porušení nebo obavy. Pravidelně kontrolujte své zásady monitorování a provádějte hodnocení dopadu na soukromí, zvláště když se změní platné předpisy na ochranu soukromí.

Zákony se neustále vyvíjejí, proto si zvykněte pravidelně konzultovat změny s pracovněprávními právníky. Tímto způsobem budete vždy aktualizováni a budete mít jistotu, že vaše monitorovací postupy jsou v souladu.

Hledání rovnováhy mezi obchodními zájmy a dodržováním práv na soukromí zaměstnanců se může zdát skličující, ale najít ji je zcela dosažitelné. Proaktivní dodržování předpisů, podtržené transparentností, není pouze právní zaškrtávací políčko; je základem pro předcházení potenciálním právním problémům, pro podporu kultury důvěry a v konečném důsledku pro budování bezpečnějšího a produktivnějšího pracovního prostředí.