6 způsobů, jak zvýšit produktivitu na pracovišti pomocí monitorovacího softwaru

Produktivita zaměstnanců je klíčovým faktorem úspěchu každé organizace. Zapojení, soustředění a výkonní zaměstnanci významně přispívají k růstu a ziskovosti společnosti. Výzkum společnosti Gallup zjistila, že angažovaní zaměstnanci vykazují o 23 % vyšší ziskovost, o 18 % vyšší produktivitu prodeje a o 10 % vyšší loajalitu zákazníků. Pouze 23 % zaměstnanců na celém světě však lze označit za "angažované".

Podniky neustále hledají účinné způsoby, jak zvýšit produktivitu a angažovanost zaměstnanců, od vytváření různých pobídek až po zavádění monitorovacího softwaru. Tento článek se zabývá způsoby, jak využít sledovací programy ke zvýšení produktivity.

Software pro sledování zaměstnanců je jednou z nejpoužívanějších metod sledování produktivity, která si získala oblibu během pandemie COVID-19. Navzdory jeho popularitě se vedou rozsáhlé debaty o jeho účinnosti a etice. Kritici tvrdí, že neustálé sledování vyvolává pocit nedůvěry a odporu vůči zaměstnavateli. Kromě toho zvyšuje úroveň stresu zaměstnanců a snižuje celkovou spokojenost s prací. Je však důležité si uvědomit, že negativní účinky vyplývají z nesprávné implementace monitorovacího softwaru.

Úzkostné sledování každého kroku zaměstnance nebo pokárání za minutu navíc na toaletě vyvolá úzkost a přiměje pracovníka uvažovat o změně zaměstnání.

Naopak, pokud je sledování využíváno eticky a transparentně k optimalizaci pracovních procesů a pomoci zaměstnancům, zvyšuje produktivitu a přispívá k příznivé pracovní atmosféře. Podívejte se na tento článek a dozvíte se více o digitální etice při sledování zaměstnanců.

Monitorovací software se může stát výkonným prvkem systému, který v mnoha ohledech zvýší produktivitu práce. Zde se dozvíte, jak může pomoci zvýšit efektivitu vašeho týmu.

Sledování docházky je pro manažery i zaměstnance zdlouhavý proces. Vyplňování a kontrola nekonečného množství papírových výkazů práce a výpočet přesčasů, nemocenské a dovolené zabírá drahocenný čas a je náchylné k lidským chybám.

Digitalizace evidence docházky několikanásobně urychluje proces a eliminuje potřebu papírových pracovních výkazů, čímž zvyšuje efektivitu a snižuje dopad na životní prostředí. Zaměstnanci mohou snadno odevzdávat hodiny pomocí počítače nebo mobilního zařízení. V některých případech to ani nemusí dělat ručně - monitorovací software jako CleverControl automaticky zaznamená začátek a konec pracovní činnosti. Některé systémy umožňují zaměstnancům podávat žádosti o dovolenou online a manažeři je mohou rychle zkontrolovat a schválit.

Monitorovací programy vypočítávají pracovní dobu každého zaměstnance, zaznamenávají jeho zpoždění nebo předčasný odchod a automaticky vyznačují nepřítomnost. Manažeři mají přístup k těmto přehledům o docházce zaměstnanců, včetně odpracovaných hodin, přesčasů a zůstatků dovolených, a dokonce mohou získat i vypočtenou mzdu.

Kromě toho software pro sledování zaměstnanců odhaluje podvody s časem - schéma uvádění lichých hodin v pracovních výkazech. Systém ukáže, zda na počítači zaměstnance probíhá skutečná pracovní činnost, když tvrdí, že pracuje.

Programy pro sledování docházky tak šetří čas a úsilí při vykazování docházky a výpočtu mezd, čímž manažerům a zaměstnancům uvolňují cenný čas na důležité úkoly.

Někdy stačí ke zvýšení produktivity pouhá instalace sledovacího softwaru. Když zaměstnanci vědí, že jsou sledováni, mají tendenci sami regulovat svůj výkon: stávají se zodpovědnějšími a méně náchylnými k porušování pracovních zásad.

S Markem, majitelem internetového obchodu se sportovním vybavením, jsme hovořili o jeho zkušenostech s používáním CleverControl. Během pandemie se jeho zaměstnanci přeorientovali na práci na dálku, takže potřeboval nástroj, který by zajistil, že zaměstnanci zůstanou stejně efektivní jako v kanceláři. "Upřímně řečeno, monitorovací zprávy kontroluji jen zřídka, možná jednou nebo dvakrát za měsíc," říká Mark. "Můj tým ví, že je monitorován, a díky tomu zůstává produktivní. Když kontroluji řídicí panel, sleduji hlavně živé přenosy z obrazovek počítačů, abych zjistil, zda se zaměstnanci soustředí na práci."

Živé zprávy jsou výkonnou funkcí, která může zlepšit pracovní postupy. Když v reálném čase vidíte, co váš tým dělá, zjistíte neefektivitu a poskytnete včasnou zpětnou vazbu, zefektivníte pracovní procesy a zvýšíte produktivitu.

Software pro monitorování zaměstnanců poskytuje cenné informace o pracovních návycích a vzorcích zaměstnanců, což umožňuje odhalit neefektivitu a zvýšit produktivitu.

Nejprve program sleduje úroveň aktivity během dne a odhaluje hodiny nejvyššího výkonu. Zaměstnanci, kteří znají svůj nejproduktivnější čas, si mohou naplánovat schůzky nebo úkoly, které vyžadují největší soustředění v těchto obdobích. Na druhou stranu období nečinnosti mohou odhalit potenciální rušivé vlivy a umožnit manažerům přijmout potřebná opatření.

Některá monitorovací řešení mají zabudovanou funkci správy úloh. Díky ní mohou manažeři sledovat, kolik času zaměstnanci stráví různými úkoly, a zjistit, které úkoly trvají déle, než se očekávalo. Tyto informace jim umožní posoudit priority úkolů, identifikovat oblasti, kde by bylo možné zlepšit řízení času, a poskytnout cílenou podporu.

Software pro sledování zaměstnanců je cenným zdrojem informací o pracovní činnosti vzdálených zaměstnanců. Kontrola vzdálených pracovníků je pro mnoho manažerů tvrdým oříškem, protože nevědí, jak ji správně provádět. Monitorovací nástroje tento problém řeší - poskytují podrobné zprávy o činnosti každého zaměstnance bez nutnosti neustálé kontroly. Analýzou vzorců práce na dálku mohou manažeři identifikovat potenciální problémy, jako jsou technické potíže nebo nedostatek komunikace, a odpovídajícím způsobem je řešit.

Monitorovací software shromažďuje objektivní údaje o výkonnosti zaměstnanců, jako je čas strávený plněním úkolů, úroveň výkonnosti, rozptýlení a dodržování termínů. Tyto údaje lze využít k poskytování osobní, konkrétní a realizovatelné zpětné vazby.

Tím, že se manažeři budou spoléhat na data a nikoli na subjektivní dojmy, mohou snížit zkreslení při hodnocení výkonu, což povede ke spravedlivější a přesnější zpětné vazbě. Kromě toho mohou navrhovat individuální plány rozvoje, které se zaměřují na konkrétní potřeby a pomáhají zaměstnancům dosáhnout jejich plného potenciálu.

Zpětná vazba by se neměla týkat pouze hledání nedostatků zaměstnance - vedení by mělo ocenit i jeho úspěchy. Mezi uznáním a produktivitou existuje jasná souvislost. 37 % zaměstnanců přiznávají, že by byli více motivováni ke zlepšení svého výkonu, kdyby se jim dostávalo většího uznání. Software pro monitorování zaměstnanců pomáhá odhalit vysoce výkonné zaměstnance a ocenit jejich úspěchy - což následně zvyšuje jejich motivaci k dalšímu růstu.

Rozptýlení v práci není vzácné, ale přílišné oddávání se procházení sociálních médií nebo online nakupování nepřispívá k produktivitě ani profesnímu rozvoji.

Pomocí monitorovacích programů mohou manažeři a zaměstnanci sledovat čas strávený na různých aplikacích a webových stránkách a identifikovat největší plýtvání časem. Monitorovací programy lze také nakonfigurovat tak, aby blokovaly konkrétní webové stránky nebo aplikace, čímž se zabrání odbíhání zaměstnanců na vedlejší kolej a podpoří se soustředěnější a produktivnější práce.

Vyhoření na pracovišti se stalo běžným, ale znepokojivým trendem a situace se zhoršuje. Průzkum Duševní zdraví zaměstnanců SHRM 2024 zjistil, že 44 % zaměstnanců zažívá vyhoření a 45 % se v práci cítí emocionálně vyčerpaných. Vyhoření má na zaměstnance hluboké fyzické a emocionální dopady, včetně snížení výkonnosti.

Dobrou zprávou je, že ji lze včas odhalit pomocí monitorovacího softwaru. Dokáže odhalit zaměstnance, kteří pracují trvale přesčas nebo začínají pracovní den velmi brzy, což může být známkou přepracování a vyhoření. Zřídkavé a krátké přestávky mohou signalizovat, že zaměstnanci zanedbávají péči o sebe a příliš na sebe tlačí.

Dalším příznakem vyhoření může být dlouhodobá nečinnost a pokles produktivity, například méně dokončených úkolů nebo nižší kvalita práce.

Sledovací programy mohou včas zachytit odchylky v pracovních návycích zaměstnance. Analýzou monitorovacích zpráv mohou manažeři identifikovat zaměstnance ohrožené vyhořením a podniknout proaktivní kroky k řešení problému, jako je dodatečná podpora, úprava pracovní zátěže nebo nabídka dovolené.

Navzdory kontroverzním názorům na software pro monitorování zaměstnanců se může stát mocným nástrojem pro zvýšení produktivity na pracovišti. Usnadňuje, zefektivňuje a personalizuje rutinní postupy řízení - sledování docházky, analýzu pracovních vzorců, poskytování personalizované zpětné vazby a blokování rušivých vlivů. Šetří cenný čas a pomáhá vytvářet efektivnější a produktivnější pracovní prostředí. Je však nezbytné najít rovnováhu mezi sledováním a důvěrou a zajistit, aby technologie sloužila k podpoře zaměstnanců, nikoli k jejich sledování.