5 příznaků, že vaše společnost potřebuje software pro monitorování zaměstnanců

Klesající ukazatele výkonnosti jsou prvním a nejpřirozenějším důvodem k obavám, pokud se jedná o více než příležitostný nebo sezónní pokles. Pokud pozorujete soustavný pokles celkové výkonnosti a produktivity vaší společnosti, je na čase se hlouběji zabývat následujícími faktory.

Podívejte se na přesné údaje. Jsou vaše obvyklá měřítka najednou hůře dosažitelná? Nedosahují prodeje trvale plánovaných hodnot? Klesá počet vyrobených kusů za den? Pokud klíčové ukazatele produktivity trvale klesají a vnější tržní síly to nedokážou vysvětlit, je to alarmující znamení, že něco není v pořádku.

Stalo se nedodržování termínů spíše normou než výjimkou? Projekty, které se trvale opožďují za plánem, jsou vážným problémem. Zmeškané termíny narušují každodenní pracovní procesy, způsobují přečerpání rozpočtu, frustrují klienty, snižují příjmy a ničí vaši pověst. Častá zpoždění znamenají, že někde ve vašich procesech dochází k neefektivitě, potenciálnímu nedostatku odpovědnosti nebo problémům zaměstnanců s řízením času. Pochopení toho, proč k nim dochází, je prvním krokem ke zlepšení.

Zaměstnanci mohou odevzdat práci včas, ale to je jen polovina úspěchu. Nejde jen o to, kolik se toho udělá, ale jak dobře. Zaznamenali jste vrchol stížností ze strany klientů? Tráví váš tým více času přepracováváním a opravováním chyb? Selhávají častěji kontroly zajištění kvality? Může to znamenat, že tým ztrácí soustředění nebo mu chybí základní dovednosti pro lepší výkon. Software pro monitorování zaměstnanců vám pomůže odhalit problém, který stojí za snižující se kvalitou práce.

Máte problém určit, kdo je zodpovědný za nesplněný úkol, chybu nebo zpoždění projektu? Potíže s určením odpovědnosti mohou pramenit z nejasných pracovních postupů, špatně definovaných rolí nebo nedostatečné odpovědnosti za jednotlivé příspěvky.

Monitorování zaměstnanců shromažďuje rozsáhlé údaje o pracovní aktivitě zaměstnanců: aktivní a nečinný čas, nejpoužívanější aplikace a webové stránky, vzorce aktivit a potenciální rozptýlení, jako jsou sociální sítě. Analýzou těchto dat můžete odhalit, proč výkonnost zaměstnanců klesá a jak ji zlepšit.

Stále častější bezpečnostní incidenty, jako jsou časté infekce malwarem, úspěšné phishingové útoky, úniky dat nebo neoprávněný přístup k citlivým firemním informacím, jsou důvodem, proč začít jednat. Znamenají slabé místo ve vaší bezpečnostní obraně a často se jedná o neúmyslné nebo dokonce úmyslné jednání zaměstnanců. Podle posledních zpráv je až 82 % případů narušení bezpečnosti způsobeno lidskou chybou. Monitorování zaměstnanců může pomoci tato rizika zmírnit a včas odhalit incidenty.

Dalším důvodem, proč uvažovat o monitorování zaměstnanců, jsou předpisy jako GDPR, HIPAA, PCI DSS nebo oborové standardy shody. Jejich nedodržení může mít za následek vysoké pokuty a poškození pověsti. Dodržování předpisů často závisí na tom, zda zaměstnanci dodržují konkrétní postupy a protokoly, zejména pokud jde o nakládání s daty a jejich zabezpečení. Nedostatečný přehled o každodenních činnostech zaměstnanců výrazně zvyšuje riziko incidentů způsobených nedbalostí a nesprávným postupem.

A konečně, pokud konkurenční výhoda vaší společnosti spočívá ve vlastněných informacích, duševním vlastnictví nebo obchodním tajemství, je ochrana těchto aktiv zásadní. Zaměstnanci s privilegovaným přístupem k citlivým údajům je mohou neúmyslně i úmyslně vyzradit.

Software pro sledování zaměstnanců umožňuje nahlížet do jejich činnosti a díky tomu můžete zajistit, aby dodržovali bezpečnostní zásady a příslušné předpisy.

Software s funkcí prevence ztráty dat (DLP) dokáže odhalit nebezpečné nebo nevhodné chování zaměstnanců a upozornit na něj manažera nebo bezpečnostního specialistu. Kromě toho mohou být data shromážděná monitorovacími programy důkazem při interním vyšetřování, pokud dojde k incidentu.

Bezpečné, příjemné, přátelské a respektující pracovní prostředí je pro produktivitu zaměstnanců klíčové. Porušování pravidel chování v kanceláři vytváří nepřátelskou atmosféru, snižuje morálku a angažovanost zaměstnanců a přispívá k vyšší fluktuaci. V nejhorších scénářích může takové chování dokonce vystavit společnost značným právním závazkům a poškození pověsti. Všímáte si následujících znepokojivých příznaků? Vaším řešením může být odpovědné šetření zahrnující monitorování zaměstnanců.

Prvním poplašným signálem jsou zprávy o obtěžování a diskriminaci, ať už formální nebo neformální. Ignorování takových stížností nejenže poškodí oběť takového chování, ale také povede k toxické atmosféře v kanceláři.

Dalším znepokojivým znakem, na který je třeba si dát pozor, je porušení etického kodexu společnosti. Mohou zahrnovat nadměrné osobní využívání firemního času k nepracovním aktivitám, zneužívání firemních zdrojů k osobnímu prospěchu, nevhodné chování na internetu při používání firemních sítí nebo zařízení nebo porušování dohod o zachování důvěrnosti.

V neposlední řadě mohou zaměstnanci využívat firemní zdroje k pomluvě nebo hanobení někoho nebo něčeho na internetu, k přístupu k pirátským zdrojům, čímž porušují autorská práva, nebo k jiným činnostem, které mohou vést k finančním ztrátám a právním důsledkům. Pokud takové jednání necháte bez kontroly, může vést k nákladným soudním sporům, regulačním sankcím a značnému poškození pověsti.

V případech obtěžování, diskriminace nebo šikany může sledování komunikace zaměstnanců - s řádným právním poradenstvím a informováním zaměstnanců - poskytnout potřebné důkazy pro interní vyšetřování.

Monitorovací software může vytvářet podrobné záznamy o činnosti zaměstnanců, včetně používání aplikací a přístupu k souborům. Tyto protokoly mohou poskytnout ověřitelnou stopu pro pochopení činností zaměstnanců a určení, zda byly porušeny firemní zásady.

Pokud se často přistihnete, že přemýšlíte, jak práce vlastně probíhá a proč se z ničeho nic objevují úzká místa, možná budete potřebovat monitorovací software. Zeptejte se sami sebe:

1. Spoléhám se při pochopení našeho provozního toku na odhady místo na konkrétní údaje?
2. Jsou konkrétní procesy trvale pomalé, neefektivní a provázené zpožděními?
3. Stávají se některé úkoly opakovaně místem, kde se naše pracovní postupy dusí, a zpomalují tak celé projekty nebo výstupy oddělení?
4. Potřebuji objektivní data, abych pochopil naše současné pracovní postupy před zavedením změn procesů? Jak změřím dopad těchto změn?

Pokud manažeři nemají jasný přehled o pracovních procesech, nemohou efektivně plánovat harmonogram a rozpočet projektu, optimalizovat pracovní postupy a předvídat případné zádrhele.

Software pro monitorování zaměstnanců vytváří podrobné přehledy o používání aplikací zaměstnanci, postupu plnění úkolů a času stráveném na jednotlivých úkolech. Tyto přehledy představují objektivní, kvantifikovatelné údaje o aktuálních pracovních postupech. Jejich analýzou manažeři vidí, jak je práce vykonávána v praxi, a mohou posoudit produktivitu jednotlivců i týmů. Mohou odhalit oblasti pro zlepšení a automatizaci, odstranit nadbytečné kroky a přetvořit pracovní postupy tak, aby byly efektivnější a rychlejší.

Po zavedení zlepšení lze pomocí monitorovacích údajů měřit skutečný dopad těchto změn na efektivitu pracovních postupů. Tato smyčka založená na datech se může stát základem pro neustálé zlepšování a zdokonalování.

Za úspěchem společnosti stojí angažovaní a motivovaní zaměstnanci. Co se však stane, když jiskra zhasne? Můžete pozorovat znepokojivé trendy, jako je pokles angažovanosti, absence a rostoucí míra fluktuace. Zde jsou další alarmující příznaky:

1. znatelný pokles nadšení
2. snížená proaktivita
3. zaměstnanci se zdají být méně zainteresovaní na své práci a úspěchu společnosti.
4. menší účast na týmových aktivitách a schůzkách
5. celkový pocit apatie nebo negativity.

Tyto příznaky mohou signalizovat hlubší, základní problémy ve vaší organizaci. Měli byste prozkoumat stav kultury na pracovišti a pohodu zaměstnanců a užitečným nástrojem při vašem výzkumu může být pečlivé sledování zaměstnanců.

Monitorovací software s automatickým sledováním docházky může odhalit výše uvedené znepokojivé příznaky často dříve, než to dokáže manažer, a přimět k hlubšímu zkoumání. Kromě toho může pomoci měřit účinnost úsilí, které vyvíjíte ke zlepšení angažovanosti zaměstnanců. K zapojení a motivaci zaměstnanců však budete potřebovat i další metody, jako jsou odměny a bonusy, možnosti rozvoje a růstu a další.

Včasné rozpoznání pěti varovných signálů - poklesu produktivity, bezpečnosti, neetického chování, slepých míst v provozu a klesající angažovanosti - je klíčové a monitorování zaměstnanců může pomoci odhalit je a odhalit příčiny těchto problémů. Pokud se s těmito příznaky setkáváte, prozkoumejte, jak vám může Monitorovací software CleverControl pomoci. Nezapomeňte však upřednostnit etickou a transparentní implementaci.