5 chyb obchodní korespondence

Komunikace prostřednictvím e-mailu se stala nezbytnou součástí naší práce, a proto by e-maily měly být psány správně. O chybách zaměstnanců v obchodní korespondenci informoval Business Insider.

Nic nemůže být zřejmější. Přesto se lidé stále dopouštějí takových chyb. Vždy je možné se člověku, kterému jste poslali špatný e-mail, omluvit, ale stejně v něm zůstane špatný pocit.

Před odesláním e-mailu proto zkontrolujte adresu a jméno příjemce: "Vážená paní Debra Kelly,...". Přečtěte si jméno nahlas - pomůže vám to soustředit se a neudělat chybu.

Mezi novináři je známý termín "pohřbít hlavní myšlenku", což znamená skrýt hlavní myšlenku hluboko v dopise. Tak hluboko, že je těžké ho najít. Je to chyba, která se běžně vyskytuje v obchodní korespondenci. Chcete-li se jí vyhnout, položte si otázku: "Co chci říct?". A odpovězte na to velmi rychle. Takový dopis - jasný, krátký a věcný - od vás kolegové očekávají.

"Píši vám, abychom projednali spolupráci mezi našimi společnostmi před začátkem čtvrtého čtvrtletí."

Pokud na začátku dopisu neuvedete hlavní myšlenku, ale dlouze a květnatě přejdete k jádru, příjemce nepochopí, co je cílem dopisu. Pište jednoduše a vyvarujte se zbytečnému okecávání v textu.

Jedná se o klasické selhání v obchodní korespondenci. Obchodní slang, který je jasný vám a vašim kolegům, může zmást vaše partnery a kolegy z jiných oddělení.

"Sejdeme se na CO v místnosti 200 v 18:30. Jo, a nezapomeňte si vzít úkol, po 17. hodině máme "zelený kód"."

Čeho se dopis týká? Podívejte se na seznam příjemců vašeho dopisu a zeptejte se sami sebe: Všichni vědí, co je CO? Znají všichni "zelený kodex"? Pokud tomu tak není, objasněte si tyto pojmy.

"Sejdeme se v 18:30 v ústřední kanceláři v místnosti 200. Ano, a nezapomeňte na úkol, po 17. hodině máme "zelený kód". Pro ty, kteří to možná nevědí, "zelený kód" znamená, že na schůzku musíte být plně připraveni".

Vidíte? Dopis je teď mnohem lepší.

Často se stává, že si v každodenním shonu rychle přečteme něčí dopis, v duchu na něj odpovíme a zapomeneme odpověď skutečně odeslat. To je nepřijatelné. Na dopisy svých kolegů musíte odpovídat. Vaše odpověď může ovlivnit celý pracovní proces.

Pamatujte, že v době Twitteru a Facebooku nikdo nečte rád zprávy delší než dvě věty. Proto se dlouhé odstavce v obchodní korespondenci jen prohlížejí, ale nečtou se pozorně. Rozdělte dlouhé odstavce a zajistěte, aby se pohodlně četly.