Průvodce základním softwarem pro řízení zaměstnanců

Průvodce základním softwarem pro řízení zaměstnanců

Řízení zaměstnanců je složité a časově náročné. Najímání a přijímání nejlepších kandidátů, sledování produktivity, zajištění dodržování všech termínů a plánování strategií rozvoje a motivace zaměstnanců jsou výzvy, které musí manažeři a personální oddělení překonávat. Naštěstí žijeme v době rozmachu technologií, které nám mohou každodenní boj výrazně usnadnit. Na všechno existuje digitální řešení. V tomto článku prozkoumáme typy softwaru pro řízení zaměstnanců a jejich výhody a popíšeme spolehlivá řešení v jednotlivých kategoriích.

Software pro sledování zaměstnanců

Sledovací programy jsou pravděpodobně nejznámějším typem softwaru pro správu zaměstnanců. Jejich funkce obvykle zahrnují:

  1. snímky obrazovky
  2. zaznamenávání stisků kláves
  3. sledování navštívených webových stránek
  4. zaznamenávání vyhledávacích dotazů
  5. sledování operací se soubory
  6. zachycení činnosti tiskárny
  7. sledování času a další.

Tato data jsou shrnuta do výsledků produktivity a statistik, což zjednodušuje hodnocení výkonu.

Obavy o ochranu soukromí jsou na druhé straně mince. Vzhledem ke svým specifikům může software pro monitorování zaměstnanců shromažďovat obrovské množství dat, včetně citlivých informací. Proto je před implementací takových řešení nutné seznámit se s místními předpisy o ochraně osobních údajů. Pokud vyvážíte potřeby monitorování a respektování soukromí zaměstnanců, stane se software pro sledování zaměstnanců vaším spolehlivým pomocníkem při zvyšování produktivity vašeho týmu.

CleverControl je výkonný software pro správu zaměstnanců. Nabízí všechny potřebné funkce pro bezproblémové sledování produktivity: snímky obrazovky, sledování schránky, zaznamenávání vyhledávacích dotazů a návštěv webových stránek, sledování aktivity na sociálních sítích a messengerech a další. Platforma analyzuje používání aplikací, chatů a webu zaměstnancem, včetně toho, kolik času zaměstnanec denně stráví a jak se tyto trendy mění ve zvoleném období. CleverControl také upozorňuje na nejpoužívanější aplikace a webové stránky. Tyto statistiky umožňují rychle zobrazit přehled o dni každého zaměstnance a okamžitě odhalit rušivé vlivy.

CleverControl umožňuje sledování nejen zpětně, ale i v reálném čase. Díky funkci Live Viewing můžete okamžitě vidět, co se děje na obrazovce kteréhokoli zaměstnance.

CleverControl má sadu funkcí pro sledování času, které umožňují automatizovat sledování docházky. Software zaznamenává přítomnost každého zaměstnance na pracovišti, začátek a konec pracovního dne a období aktivity/neaktivity. Můžete si prohlédnout podrobný záznam aktivity podle času a hodinové statistiky aktivity se zvýrazněnými nejaktivnějšími hodinami. Tato funkce vám umožní porozumět individuálním pracovním vzorcům a lépe plánovat úkoly a schůzky.

Mezi pokročilé funkce softwaru CleverControl patří nahrávání obrazovky, nahrávání webové kamery a nahrávání hovorů. Pomocí funkce Záznam obrazovky můžete nahrávat obrazovky vybraných zaměstnanců v průběhu celého dne. Funkce Webcam Recording promění webovou kameru počítače v jednoduchý sledovací systém nebo pomůže sledovat interakce mezi klienty a zaměstnanci. Pomocí funkce Call Recording můžete nahrávat hovory z oblíbených messengerů, jako jsou Zoom, WhatsApp a Discord. Tato funkce bude neocenitelná při vyhodnocování práce agentů zákaznické podpory nebo při rekapitulaci informací z důležité schůzky.

Společnost CleverControl drží krok s nejnovějším technologickým pokrokem. Nedávno byla do platformy začleněna funkce umělé inteligence. AI zkoumá činnost zaměstnanců v aplikacích, chatech a online, porovnává ji s oborovými benchmarky, vypočítává individuální skóre produktivity a stručně komentuje zjištěné nedostatky.

CleverControl má flexibilní nastavení. Většinu jeho funkcí lze povolit nebo zakázat, což vám umožní přizpůsobit monitorovací postupy platným zákonům a předpisům o ochraně osobních údajů. Software lze také nainstalovat ve viditelném režimu, který umožňuje zaměstnancům spustit a zastavit monitorování nebo přistupovat k osobnímu panelu aktivit.

Software pro řízení projektů

I když by si manažeři rádi pamatovali a kontrolovali všechny termíny projektů, úkoly a výdaje, jen málokdo se může pochlubit superpočítačovým mozkem. Řízení projektů je typ softwaru pro řízení zaměstnanců, který je navržen tak, aby tuto zátěž z manažerských ramen sejmul. Jedná se o centralizovanou platformu pro plánování, organizaci a efektivní řízení projektů. Mezi jeho obvyklé funkce patří např:

  1. vytváření, přidělování a určování priorit úkolů
  2. stanovení termínů
  3. sledování postupu plnění úkolů
  4. komentování, zasílání zpráv a chat v rámci platformy.
  5. sdílení souborů
  6. mapování cest a sledování milníků
  7. sledování času
  8. sledování rozpočtu, správu výdajů a další.

Takový software pro řízení zaměstnanců umožňuje manažerům vidět celý projekt, snadno ho rozdělit na úkoly a dílčí úkoly a přiřadit je zaměstnancům. Mohou tak získat přehled o postupu prací v reálném čase, odhalit případné problémy a přerozdělit potřebné zdroje. Takový lepší přehled o úkolech zvyšuje efektivitu týmu a zlepšuje rozhodování a řízení rozpočtu. Jasné zadávání úkolů a sledování postupu práce vede členy týmu k odpovědnosti za jejich práci.

Asana je jedním z nejoblíbenějších cloudových softwarů pro správu projektů. Jeho přívětivé rozhraní a široká škála funkcí si získaly tisíce firem po celém světě. Velké projekty můžete rozdělit na menší, zvládnutelné úkoly a podúkoly, definovat závislosti a nastavit priority a termíny. Zobrazení projektu si můžete přizpůsobit podle svých preferencí. Úkoly můžete uspořádat jako seznam, kalendář, časovou osu, Ganttův diagram nebo tabuli Kanban. K úkolům lze přidávat vlastní pole pro snadnější třídění, filtrování a vytváření zpráv.

Asana dokáže sledovat čas strávený na jednotlivých úkolech, takže můžete přesněji vyhodnotit výdaje a potřebný čas.

Platforma má vynikající komunikační funkce, jako jsou týmové zprávy, zmínky a sdílení souborů. Inteligentní schránka umožňuje přizpůsobit oznámení a filtrovat nejdůležitější aktualizace, pozastavit oznámení pro ochranu vašeho soustředění a sledovat oznámení ze schránky.

Robustní automatizační funkce pomáhají automatizovat opakované úlohy. Můžete například přiřazovat úlohy na základě pravidel nebo spouštění oznámení.

Asana je integrována s mnoha dalšími nástroji, včetně Google Drive, Slacku a Microsoft Teams.

Platforma je díky své uživatelské přívětivosti, výkonné sadě funkcí a škálovatelnosti vhodná pro firmy všech velikostí a z různých odvětví.

Software pro řízení projektů

Systémy řízení lidských zdrojů

Software pro řízení lidských zdrojů (HRMS) je komplexní platforma určená k zefektivnění a automatizaci personálních funkcí v celém životním cyklu zaměstnance. Mezi jeho klíčové funkce patří:

  1. ukládání informací o zaměstnancích (kontaktní údaje, historie zaměstnání, záznamy o výkonnosti atd.)
  2. Systém sledování uchazečů (ATS) (správa pracovních nabídek a žádostí uchazečů)
  3. pracovní postupy a kontrolní seznamy pro onboarding.
  4. prověřování minulosti a protidrogové kontroly
  5. zpracování mezd a výpočet daní
  6. správa benefitů (zdravotní pojištění, penzijní plány atd.).
  7. sledování času a docházky
  8. řízení výkonu
  9. iniciativy pro rozvoj zaměstnanců a další.

Takový software pro správu zaměstnanců automatizuje opakující se úkoly, snižuje administrativní zátěž personalistů a minimalizuje chyby při zadávání dat a zpracování mezd. Díky tomu se mohou HR týmy soustředit na strategické iniciativy, které zvyšují angažovanost zaměstnanců.

Pomocí systému HRMS mohou organizace vést přesnou evidenci a zajistit dodržování pracovněprávních předpisů. Kromě toho systém HRMS poskytuje cenná data a poznatky, které umožňují přijímat informovaná rozhodnutí v oblasti lidských zdrojů.

HRMS nabízí funkce i pro zaměstnance. Jeho samoobslužné funkce umožňují zaměstnancům snadno spravovat své informace a přistupovat k personálním službám.

Workday je pokročilý cloudový software pro správu zaměstnanců. Sjednocuje všechny HR funkce, jako jsou mzdy, benefity, správa talentů a správa dat zaměstnanců, do jediného systému.

Platforma nabízí přizpůsobitelné řídicí panely a přehledy. Můžete v nich získat přehled o míře fluktuace, výkonnostních trendech a demografických údajích o pracovní síle. Všechny změny se promítají okamžitě, takže máte vždy přístup k nejaktuálnějším informacím a můžete činit strategická rozhodnutí.

Workday podporuje celý životní cyklus zaměstnance, od zadávání pracovních pozic přes sledování kandidátů a nástup do zaměstnání až po správu výkonnosti a benefitů. Usnadňuje také plánování nástupnictví, protože může pomoci identifikovat zaměstnance s vysokým potenciálem. Později je můžete připravit na budoucí vedoucí pozice.

Další praktická sada funkcí automatizuje mzdové procesy: mzdy, daně, benefity a srážky. Automatizace snižuje chybovost a administrativní zátěž a zajišťuje včasné a přesné výplaty.

Workday přináší výhody i zaměstnancům. Jeho robustní samoobslužné funkce jim umožňují spravovat osobní údaje, přistupovat k výplatním páskám, žádat o volno a přihlašovat se k benefitům.

Celkově je Workday efektivním řešením, které výrazně zlepšuje řízení lidských zdrojů. Dokáže se přizpůsobit specifickým potřebám organizací v různých odvětvích a podporuje malé i velké podniky.

Platformy pro zkušenosti zaměstnanců

Jak již název napovídá, platformy pro zkušenosti zaměstnanců (EX) slouží ke zlepšení celkové zkušenosti zaměstnanců od nástupu do zaměstnání až po odchod z firmy. Tento typ softwaru doplňuje tradiční HR funkce. Jeho hlavním účelem je zlepšit pohodu a motivaci zaměstnanců, zvýšit produktivitu a vytvořit přátelské a poutavé pracovní prostředí.

EX obvykle nabízí následující funkce:

  1. employee surveys, pulse checks, and feedback tools)
  2. nástroje uznávání (například bodové systémy, vzájemné ocenění atd.).
  3. interní sociální sítě nebo fóra
  4. chaty a sdílení souborů
  5. centrální centrum pro zprávy a oznámení společnosti.
  6. data a analytické údaje o angažovanosti zaměstnanců, náladách a trendech v oblasti výkonnosti.
  7. přístup ke školicím materiálům a kurzům
  8. programy pro dobré životní podmínky a další.

Díky platformám zaměstnanecké zkušenosti se zaměstnanci cítí více propojeni a oceňováni. Podle studií jsou zaměstnanci, kterým se pravidelně dostává uznání, O 14 % vyšší produktivita, o 43 % angažovanější a třikrát loajálnější ke své organizaci. Investice do EX tedy znamená investici do nižší fluktuace a vyšší produktivity.

EX poskytuje přístup ke všem potřebným zdrojům na jednom místě, od celopodnikových oznámení až po programy dobré pohody. Díky tomu zaměstnanci tráví méně času hledáním informací a jsou informováni o dostupných příležitostech.

A konečně, programy pro zaměstnance pomáhají snižovat vyhoření a stres na pracovišti, což opět zvyšuje produktivitu a angažovanost.

Culture Amp je jednou z předních platforem pro získávání zkušeností zaměstnanců. Nabízí řadu šablon a nástrojů pro průzkum, které umožňují získat zpětnou vazbu od zaměstnanců ohledně různých aspektů jejich zkušeností. Můžete například provádět průzkumy angažovanosti, hodnocení rozmanitosti a začlenění a 360stupňovou zpětnou vazbu. Výsledky zpětné vazby můžete pohodlně shromažďovat a organizovat v centralizovaném centru po celý rok. Toto datové centrum výrazně usnadňuje přípravu na hodnocení výkonnosti.

Služba Culture Amp využívá nejnovější poznatky z psychologie a datové vědy. Pomůže vám nejen shromažďovat zpětnou vazbu, ale také ji převést do realizovatelných plánů na zlepšení.

Pomocí nástroje Culture Amp můžete vytvářet a sdílet popisy rolí a kompetence požadované pro každou roli. Tyto informace nejen objasňují jednotlivé odpovědnosti, ale také umožňují zaměstnancům posoudit jejich současné dovednosti a identifikovat případné nedostatky. Platformu lze také použít k vytvoření personalizovaných plánů rozvoje, které zvýší výkonnost a angažovanost.

Culture Amp nabízí podpůrnou komunitu s virtuálními událostmi a skupinou na Slacku. Poskytuje průběžné vzdělávání a příležitosti k navazování kontaktů pro odborníky v oblasti lidských zdrojů.

Závěrem lze říci, že díky efektivnímu vyhodnocování zkušeností zaměstnanců v kombinaci s vědeckými poznatky je aplikace Culture Amp cenným nástrojem pro každou organizaci, která chce vytvořit atraktivní a poutavé pracovní prostředí.

Závěrečné shrnutí

V dnešní technologické době máme to štěstí, že na každý běžný úkol máme aplikaci. Tyto čtyři typy softwaru pro řízení zaměstnanců vám ulehčí administrativní zátěž, optimalizují složité časově náročné úkoly, jako je hodnocení výkonu a průzkumy angažovanosti zaměstnanců, a umožní efektivní řízení projektů.

Tags:

Here are some other interesting articles: