Vdechnout společnosti nový život a povznést se nad rutinu lze, pokud si položíte správné otázky. Christine Castillo, konzultantka pro řízení výkonnosti, partnerka společnosti Stride, radí manažerům, jak jednat, v době krize.
Je důvod k panice?
About a year ago I witnessed an interesting situation. During that time a new economic crisis began and the head of one of the domestic companies which produce mechanical equipment, rushed to the HR-manager with a cry: "I need the layoff plan on my desk ASAP! We will lay off 200 workers out of 500". It all happened in a small town for which two hundred people is a huge amount. Of course, all of them had families, children and almost zero chances of finding a new job. HR-manager called the head office in a panic asking what to do. She received a reasonable answer: "Price for imported products will rise for sure. Firstly, we need to estimate whether we actually need to dismiss anybody at all? "
HR-manager honestly tried to convince superior to wait. But he demanded to start laying people off. So she ended up basically pretending to fire people and hiding documents to make it look like they were actually fired. Two months later, the same head came running to her, shouting: "We need to hire people urgently!" as the company received many new orders because as expected similar imported products became quite expensive thus creating a huge demand for a local producer.
Než tedy propadnete panice z důvodu zahájení propouštění lidí, musíte si opravdu sednout a zamyslet se, zda to vaše společnost skutečně potřebuje. V době krize je čas na revizi vaší strategie.
Na kom jste závislí?
V každé organizaci existují zainteresované strany; je to skupina osob, které společnost ovlivňují a jsou na ní závislé. V první řadě jsou to akcionáři, zákazníci, dodavatelé, zaměstnanci a nadřízení. Existuje však i méně známá kategorie. Například na Cranfieldské univerzitě jsem se setkal s budoucím kolegou ze Světového potravinového programu. Jedná se o agenturu OSN, která se zabývá dodávkami pitné vody a potravin do oblastí postižených přírodními katastrofami nebo ozbrojenými konflikty. Řekla mi, že při plánování každé kampaně důkladně analyzují všechny zúčastněné strany. A pokaždé berou v úvahu nejen přispěvatele, oběti, místní úřady, dopravní společnosti, ale také militantní skupiny, drancovníky a plenitele. K posouzení těchto zúčastněných stran mají dokonce speciální bezpečnostní stupnici: pokud je situace příliš riziková, musí kampaň ukončit. Pro kontrolu těchto zainteresovaných stran je nutné vyjednávat s vojsky nebo si najmout bezpečnostní agentury.
Proto je prvním krokem revize strategie analýza potřeb nejdůležitějších zainteresovaných stran. Krize může jejich přání upravit, jako ve výše zmíněném příběhu: situace na trhu se změnila a zákazníci najednou potřebovali domácí výrobek.
Promyslete si to a sepište si všechny zúčastněné strany, zvažte jejich potřeby a stanovte priority: která z nich je pro vás nejdůležitější. Protože paní Smithová, která bydlí vedle vaší rostliny a které vaše rostlina zničí pěkný výhled z okna obývacího pokoje, je také vaší zainteresovanou stranou, ale ne příliš významnou.
Čeho chcete dosáhnout?
The next step is setting goals: what you want to achieve as a company? This is a very important point. When you do not know where you are going panic begins: fire two hundred workers and then rehire them. Your goals can be different: become one of top three industry leaders in the domestic market or to grow faster than the market. "A computer with our software on every desktop and in every office" was a Microsoft goal in the 80's”. "Sending a man to the Moon and returning him safely to the Earth before the end of the decade” - that's an example of a higher-level goal of JFK's Moon Challenge. The crisis is a reason to once again say or restate your main goal.
Co se děje na trhu?
Jakmile jste určili, kam se přesunout, je třeba provést analýzu vnějšího prostředí: jaké síly působí na vnější trh, co se děje s potřebami zákazníků a s možnostmi dodavatelů, jaká je síla vašich konkurentů, jak vysoká je možnost vzniku nových substitučních výrobků, jaká je právní oblast atd. Je to velká věda, které se ve svých dílech věnovali Michael Porter, Henry Mintzberg a další pilíře strategického plánování.
Kdy vaše firma selhává?
V každé společnosti se čas od času vyskytnou překryvy, neúspěchy a nezdary. To jsou nejdůležitější momenty pro učení. Vedoucí je schopen zjistit, jaký sled událostí vedl k neúspěchu a co je třeba v organizaci změnit, aby se to neopakovalo.
Je třeba pečlivě přezkoumat, kde máte dobře zavedené obchodní procesy a kde nejsou zcela správné.
Kolik stojí jednotlivé položky?
The next step is called a success map. Let's say you set your goal to be the leadership in the domestic market. Then the time to evaluate and think through to all the steps in detail comes.
It is very useful to count all the company's assets and how much each of them costs, what is the profitability of each product individually, and cost of each activity. Sometimes it turns out that your favorite product is very low-margin and the least favorite one is quite profitable. Also as a result of creating success map, it can turn out that you actually need to hire new employees and not dismissing.
Take Microsoft for example, In the 80's they started with software for personal computers. But later they rethought the success map. Today, they have separate units for entertainment services and video game consoles, smartphones and software solutions for businesses. Now they are studying new areas: human-computer interaction, technologies to reduce energy consumption, and pattern recognition. So to maintain leadership they have widely diversified their product line.
Mluvil jste s personálem?
I once witnessed a very difficult situation: management closed in the office and began to develop "the best strategy." The meetings were held for six months. All this time, the company was losing income because no actual decisions were made, and the employees were in the state of anxiety. The bravest and the best ones just left the company; the rest of them developed a depression. The effect of this demoralization is difficult to calculate, but it is monstrous – everybody starts to work badly.
Ano, potřebujete plán, ale musíte myslet rychle. Jakmile naleznete řešení, měli byste si promluvit se zaměstnanci. Nemusíte s nimi probírat každý detail: nyní myslíme na naše zainteresované strany a nyní kreslíme mapu úspěchu ...
Ale dejte lidem alespoň nějakou jistotu: jdeme určitým směrem, tyto produkty budeme vyvíjet a tyto přestaneme prodávat. A nebojte se: špatný plán je lepší než žádný plán.
Koho a jak budete propouštět?
Někdy je tento krok bohužel nevyhnutelný. Pokud se chystáte propouštět, udělejte to rychle, přesně a transparentně a uvědomte si, že musíte udržet morálku zbývajících zaměstnanců.
Jakmile zaměstnanci uslyší slova o optimalizaci, každý z nich se rozhodne, že buď budou propuštěni oni, nebo dostanou třikrát více práce.
They immediately begin to run to job interviews, look for other opportunities. Those who do not see any ways out just multiply the panic. To prevent all that just say: "We have the layoff list, the rest of you have no reasons to panic." And it is equally important to say to the fired employees: "Guys, we also appreciate you and we dismiss you with sadness and tears. And if the situation changes, we will be happy to cooperate with you again."
Myšlenka pracovat v humánní společnosti je velmi cenným pocitem zaměstnanců. Buďte k zaměstnancům upřímní, jejich důvěra a loajalita během restrukturalizace stojí za to.
Dokážete oddělit pocit od obchodu?
Od jednatele se bude vyžadovat zralost a uvědomělost, pokud podnik vybuduje skupina přátel. Podnikání je v jistém smyslu něco velmi jednoduchého a krásného ve své jednoduchosti. V podnikání je třeba umět se oddělit od práce. V soukromém životě můžeme být emocionálně angažovaní. Ale podnikání a přátelství jsou dva různé žánry, které se těžko mísí.
Tým přátel však může být cenným přínosem. Jediným požadavkem je být upřímný a stanovit si přiměřený cíl: "Chci mít kolem sebe skvělé lidi a zároveň bychom si všichni mohli vydělat nějaké peníze na celý život."
Pamatujete si, že krize je časem příležitostí?
Správně by revize vaší strategie měla být průběžným procesem. Obvykle se však s růstem firmy nahromadí spousta administrativních úkonů, takže vedení má čas zabývat se pouze aktuálním provozem. Proto v době krize často dochází k panice, která pramení z toho, že není schopno okamžitě určit, co dělat a kam jít.
Nezoufejte. Během každé krize se trh promíchá a často se otevírají nové niky, takže vždy můžete najít nové příležitosti, pokud se budete ptát na správné otázky.
