10 otázek o systémech monitorování zaměstnanců, které jste se báli položit

Dlouhodobá hospodářská krize vede k tomu, že si firmy spíše udržují své nejlepší zaměstnance a propouštějí ty, kteří firmě nepřinášeli očekávaný užitek. Zaměstnanci jsou samozřejmě propouštěni neustále, ale samotné rozhodnutí často činí vedoucí pracovníci, kteří se nechávají ovlivnit subjektivními faktory. Zdá se však, že subjektivita v hodnocení zaměstnanců brzy přestane existovat. Stále více společností se rozhoduje pro využívání systémů sledování zaměstnanců. Ty shromažďují informace o tom, jak lidé tráví svůj pracovní čas: kolik času tráví ve specializovaných a kancelářských aplikacích, jak dlouho a k čemu je využíván internet, jak aktivně zaměstnanec komunikuje se svými kolegy a protějšky, jak využívá komunikační kanály, zda se dopouští hrubostí v komunikaci se zákazníky apod. Tyto softwarové systémy jsou také schopny generovat reporty o jednotlivých zaměstnancích. Tyto reporty mohou vidět manažeři a šéfové pak mohou rozhodnout o tom, jak efektivně (či neefektivně) který zaměstnanec pracoval.

V USA dnes tyto systémy používá 60 % zaměstnavatelů. Zájem o ně je však stále poměrně velký, a proto jsme se rozhodli odpovědět na 10 nejčastějších otázek týkajících se systémů monitorování zaměstnanců.

Majitelé firem chtějí udržet svůj podnik v chodu, snížit náklady, shromáždit ve svém týmu ty nejzodpovědnější a nejefektivnější lidi a rozloučit se s těmi neefektivními.

Pokud zaměstnanec tráví většinu dne na zábavních stránkách, komunikuje na sociálních sítích a sleduje seriály, aniž by plnil úkoly, není ve firmě příliš potřebný. To je první a možná hlavní cíl zaměstnavatelů. Druhým cílem je, že při rozhodování o použití takového systému chce společnost snížit rizika úniku obchodních informací, například zjistit, kdo prodává databáze nebo přesměrovává zákazníky ke konkurenci (takové případy nejsou neobvyklé). Třetím cílem je řídit reputaci v očích zákazníků, například zjistit, kteří obchodní manažeři nejsou dostatečně slušní a zdvořilí k obchodním partnerům. Tyto tři cíle jsou vlastně klíčové pro naprostou většinu organizací, které se rozhodnou zavést monitorovací systémy.

Ano. Ve společnostech, které respektují své zaměstnance, by zavedení monitorovacího systému mělo předcházet informování zaměstnanců a získání jejich písemného souhlasu s tímto monitorováním. Za tímto účelem se uzavírá dodatek k pracovní smlouvě, který podepisuje každý zaměstnanec.

V této situaci vám pomůže zákoník práce. Podepsání dalších dokumentů, na které se nevztahuje zákoník práce, nemusí být pro zaměstnance povinné. Zaměstnavatel však může podpis podobných dokumentů klást jako podmínku pro přijetí do zaměstnání. Zkrátka záleží na konkrétní situaci.

Monitorovací programy skutečně shromažďují velké množství údajů. Mohou například prohlížet e-maily a chaty, zaznamenávat čas strávený uživateli v různých aplikacích, uchovávat historii procházení. Pokročilý software může nahrávat video z obrazovky a ukládat je do speciálního archivu. Zkrátka se shromažďuje spousta dat a k tomu se využívá veškerý dostupný technický potenciál.

Ve většině případů je v počítači nainstalován speciální agent. Ten shromažďuje informace o uživateli. Je viditelný v seznamu nainstalovaných aplikací v počítači. Pro každý ze systémů bude název programu jiný. S nalezením názvu tohoto programu vám může pomoci vyhledávač. Pokud jste takový program v seznamu aplikací našli, je pravděpodobné, že jste sledováni. Jedná se o nejspolehlivější způsob.

Někdy to můžete zjistit pozorováním chování svého šéfa. Pokud váš vedoucí oddělení začne najednou vědět víc, než by měl, mělo by to být signálem. Zpravidla to manažeři často rozmazávají. Pokud jste pozorný člověk, můžete si sledování snadno všimnout.

Zde není mnoho možností: buď pracovat dobře, aby si šéf neměl na co stěžovat. Nebo, pokud cítíte, že se šrouby utahují, a nejste ochotni to snášet, najděte si novou práci. Žaloba se může ukázat jako zbytečná: ze zákona je vaše pracovní doba placena zaměstnavatelem. A v pracovní době musíte pracovat na svých úkolech a na ničem jiném. V USA a Evropě to zaměstnanci obvykle chápou.

Zaměstnavatelé mohou shromážděné údaje používat pouze ve vztahu "zaměstnavatel-zaměstnanec". Mohou například shromažďovat informace, aby pochopili, že zaměstnanec plní plán, protože se v pracovní době fláká.

Ve skutečnosti byste si neměli myslet, že statistiky lze použít pouze proti zaměstnancům. Byly zaznamenány případy, kdy zaměstnavatel použil monitorovací systém, aby pochopil, zda plán prodejního oddělení není příliš vysoký. Nebo v jiném případě chtěl zaměstnavatel zjistit, který zaměstnanec pracuje v oddělení lépe a měl by být povýšen. Obávat se musíte jen v případě, že se do práce chodíte opravdu jen bavit na úkor zaměstnavatele. I když i to se stává.

To je velmi nepravděpodobné. Společnosti nechtějí prát špinavé prádlo na veřejnosti. Pokud však máte to "štěstí", že se s vámi takto špatně zachází, je to dostatečný důvod k soudnímu sporu. Právo je zde na vaší straně.

Ano i ne. V reakci na široké rozšíření monitorovacích systémů se začaly objevovat různé programy, které pomáhají neutralizovat monitorované klienty. Často jsou tyto programy placené. Měli byste s nimi zacházet velmi opatrně. Za prvé, nefungují pro všechny monitorovací systémy: mohou dobře fungovat proti systému "A", ale jsou zcela nepoužitelné proti systému "B". Za druhé mohou obsahovat škodlivý kód, který přenese data z vašeho počítače nikoliv vašemu nadřízenému, ale hackerům nebo podvodníkům. Za třetí, i když si takovou aplikaci koupíte, nemusí se vám ji podařit nainstalovat. S největší pravděpodobností bude instalace softwaru třetích stran do vašeho počítače vypnuta správci systému vaší společnosti.

Ano. Přítomnost monitorovacího systému je skvělou příležitostí objektivně prohlásit, že jste hodnotným zaměstnancem a v případě, že je možné povýšení, jste nejlepším kandidátem. Abyste toho dosáhli, musíte opravdu dobře pracovat. Pokud chcete udělat kariéru, zejména v obtížných ekonomických podmínkách, je na čase nechat si speciální program shromažďovat údaje o vaší práci.