Представете си, че целият ви бизнес работи на живо, интерактивно табло. Всеки проект, всеки член на екипа и всеки момент на производителност се виждат в динамично реално време. Това е силата, за която говорим, когато обсъждаме измерването на резултатите на служителите днес. Разчитането само на ретроспективни данни вече не е достатъчно, за да останете начело на един непрекъснато променящ се пазар. За да ръководите, оптимизирате и растете в съвременния пейзаж, имате нужда от незабавна обратна връзка, а не от исторически архиви. Тази статия ще разкрие пет действени стратегии, за да следите пулса на вашата работна сила, гарантирайки, че винаги сте една крачка напред.
Инструменти за проследяване на времето
Инструментите за проследяване на времето са софтуер, който записва действителните работни часове и времето, което служителите отделят за задачи и проекти.
Проследяващите време могат да бъдат автоматизирани и ръчни. В първия случай приложението за наблюдение автоматично улавя началото и края на дейността на служителя на устройството. Той приема, че те са началото и края на работния ден и съответно изчислява общото работно време.
В случай на ръчно проследяване на времето, служителите трябва сами да записват и излизат и да въвеждат часовете си за конкретни задачи, като използват специализиран интерфейс.
Мениджърите могат да наблюдават работното време в реално време чрез онлайн таблото за управление.
Софтуерът за отчитане на времето предоставя най-точните данни за фактуриране на клиенти, изчисляване на заплати и разпределение на ресурси. Той също така позволява на мениджърите да разберат колко време всъщност отнемат конкретни задачи и да планират по-добре бъдещи проекти.
Наблюдение на активността в реално време
Мониторингът на активността в реално време надхвърля простото проследяване на времето. Тези инструменти наблюдават използването на компютъра на служителя: какви приложения използват, какви уебсайтове посещават, какво пишат и много други.
Как работи? Фирма инсталира специфичен софтуерен агент на офис компютри. След това агентът събира данни за дигиталната активност на служителите през цялото работно време.
Този вид наблюдение в реално време е отличен инструмент за оценка на производителността на служителите. Помага на мениджърите да забележат дейности, които не са свързани с работа, време на празен ход и други спадове в производителността, веднага щом се случат. Мониторингът също така ще подчертае високоефективните служители и ще позволи на мениджърите да признаят техните постижения. Мониторингът може също да разкрие потенциални рискове за сигурността и да помогне за тяхното навременно отстраняване.
Наблюдението в реално време помага за по-ефективното използване на ресурсите на компанията. как? Виждайки кои приложения и услуги се използват най-много и кои не се използват, компанията може да прекрати абонамента си за ненужни софтуерни лицензи и да намали разходите си.
Не използвайте наблюдението на активността за индивидуален контрол или наказание. Вместо това го направете източник на данни, за да посочите области, в които служителите може да се нуждаят от допълнително обучение или където процесите могат да бъдат подобрени. Винаги разполагайте с ясна "Правила за приемлива употреба" и я съобщавайте ефективно.
Платформи за управление на проекти и задачи
Платформите за управление на проекти, както се вижда от името им, помагат на екипите да планират и проследяват напредъка на текущи проекти и индивидуални задачи. Те са дигитално пространство, където можете да създавате проекти, да ги разделяте на етапи и задачи, да задавате крайни срокове и да възлагате тези задачи на служителите. След това можете да проследявате напредъка в реално време с актуализации на състоянието, коментари и визуални средства като Kanban дъски.
Много софтуери за управление на проекти също позволяват планиране на бюджета, което помага да останете в рамките на ограниченията и да коригирате потенциалните допълнителни разходи навреме.
Основното предимство на платформите за управление на проекти е, че те показват напредъка на задачите и проектите в реално време и помагат да се забележат пречките, които може да спъват работата. Освен това те помагат да се оцени натоварването на отделните служители и екипи и да се пренареди, когато е необходимо.
Анализ на работната сила, управляван от AI
AI анализът е невероятно спестяване на време за заети мениджъри. Когато човек прекарва часове в преглед на отчетите, AI прави същото за секунди. Освен това е лишен от субективни оценки, характерни за хората.
Непрекъсната обратна връзка
Обратната връзка не е инструмент като описаните по-горе. Това е по-скоро култура, при която мениджъри и служители (или дори връстници) редовно обменят мнения за представянето на другия и растат заедно. Независимо дали чрез планирани индивидуални маршрути или спонтанни ежедневни проверки, този незабавен обмен позволява бързи корекции на курса, когато възникнат предизвикателства.
Силата на постоянната обратна връзка е не само способността бързо да се идентифицират предизвикателствата, но и да се види различна гледна точка на проблема. Когато служителите споделят своята страна на проблема, това отваря възможности за намиране на по-добри решения.
Друго силно предимство на обратната връзка е нейната способност да повишава морала и ангажираността. Когато е дадено правилно, с фокус върху възможностите за подобряване, а не върху порицанията, служителите се чувстват признати, забелязани, подкрепени и знаят как да продължат напред.
Заключение
Компанията не е колекция от отделни служители - тя е оркестър, който свири симфония. Мониторингът в реално време на производителността на служителите ви дава диригентската палка: позволява ви да чуете всяка грешна нота и гарантира, че всеки музикант свири в хармония. Мониторингът е за овластяване на вашите музиканти и в крайна сметка за композиране на ефективен шедьовър.
