Наблюдението на компютърната активност се превърна в норма на съвременното работно място. Интернет остава един от основните източници на разсейване и рискове за сигурността на фирмените данни, което е причината все повече организации да се обръщат към проследяването на онлайн активността. Въпреки това служителите често са недоволни от наблюдението, защото го възприемат като недоверие и нарушение на личното им пространство. Неетичното проследяване на онлайн активността може да доведе до понижен морал и доверие сред служителите. В тази статия ще разгледаме наблюдението на онлайн активността на служителите, неговите предимства, предизвикателства и законност, както и начините за прилагането му по етичен начин.
Какво представлява проследяването на онлайн активността?
Проследяването на онлайн активността на работното място обикновено включва записване на посетените уебсайтове, търсенията, активността в социалните мрежи и разговорите (понякога включително и дневници на съобщенията). Понякога работодателят може да проследява и трансфера на файлове и натисканията на клавиши (например съобщения или търсения).
Организациите могат да използват един от няколко метода за наблюдение на онлайн активността:
- Мрежово наблюдение чрез конфигуриране на рутера: настройване на рутера да записва интернет трафика;
- Прокси сървъри и защитни стени, които могат да записват интернет трафика за административен преглед, както и да блокират достъпа до неподходящи уебсайтове;
- Софтуер за наблюдение на служители, който записва цялата компютърна активност на служителя, включително историята на браузъра и активността в социалните мрежи, и разполага с функционалност за блокиране на сайтове.
Законно ли е проследяването на онлайн активността на работното място?
Законността на проследяването на интернет активността зависи от националните и местните закони във вашия регион. Например, съгласно законодателството на САЩ, наблюдението на служители обикновено е законно. Законът за защита на неприкосновеността на електронните комуникации (ECPA) като цяло позволява на работодателите да наблюдават устройства и мрежи, собственост на компанията, ако преследват законни бизнес цели. Някои щати изискват организациите да уведомяват служителите за дейностите по проследяване, докато други щати оставят решението за уведомяване на преценката на работодателя. Препоръчва се работодателите да имат ясна политика, описваща обхвата и практиките на наблюдение.
Общият регламент за защита на данните (GDPR) урежда проследяването на компютърната активност на служителите в ЕС. Съгласно него организациите трябва да ограничават събирането на данни само до строго необходимото за постигане на законни бизнес цели, да информират персонала за наблюдението и често трябва да получават неговото съгласие.
Подобни регламенти за защита на данните се прилагат в Австралия, Индия, Канада, Дания и други държави.
В други юрисдикции защитата на личните данни е по-строга. В Гърция например електронното наблюдение е забранено, освен ако работодателят не разполага със законово разрешение или законна бизнес цел. Нидерландия изисква организациите да имат законни бизнес интереси, надделяващи над правата на неприкосновеност на личния живот на служителите, за да въведат наблюдение на персонала. Финландия ограничава наблюдението на имейли, обаждания и използването на компютри.
В този раздел представихме само кратък преглед на законността на наблюдението на служители в различни юрисдикции. Като цяло, макар наблюдението на служители да е законно в повечето държави, наблюдава се все по-голям акцент върху балансирането на интересите на работодателя с правата на неприкосновеност на личния живот на служителите. Препоръчваме да се консултирате с вашия правен съветник, преди да въведете практики за проследяване в организацията си.
Как наблюдението на онлайн активността може да бъде от полза за бизнеса ви?
Проследяването на онлайн активността може да бъде от полза както за организациите, така и за служителите, и ето как:
- Наблюдението повишава продуктивността. Борбата с изкушението да проверите входящи съобщения в чат или сайт за пазаруване може да бъде трудна, а не всеки може да ѝ устои. Проследяването на онлайн активността разкрива служителите, които прекарват прекомерно много време в дейности, несвързани с работата, като лично сърфиране, социални мрежи, видеоплатформи и други. С тази информация мениджърите могат да предприемат мерки за подобряване на концентрацията и продуктивността, например чрез блокиране на разсейващи фактори.
- Събраните данни разкриват пропуски в уменията. Ако служител често търси в Google как се използва определено приложение, необходимо за работата, той може да се нуждае от допълнително обучение. Анализирането на историята на браузъра на служителя може да ви даде представа какви умения и знания му липсват. След това можете съответно да планирате програми за обучение и развитие.
- Проследяването повишава сигурността на данните. Надеждно решение за предотвратяване на изтичане на данни (DLP) може да открива и предотвратява неоторизиран достъп, споделяне или изтегляне на чувствителни фирмени данни от служители.
- Наблюдението помага за повишаване на сигурността на мрежата на компанията. Специализиран софтуер може да идентифицира опити за достъп до злонамерени уебсайтове или изтегляне на заразени файлове.
Предизвикателства при наблюдението на онлайн активността
Въпреки всичките си предимства, проследяването на онлайн активността на служителите може да има обратен ефект, ако бъде въведено по неетичен начин. Основното притеснение тук е неприкосновеността на личния живот на работника. Служителите имат право на лично пространство, а използването на прекалено инвазивни методи за наблюдение може да доведе до недоверие, враждебна работна среда и дори правни последици. Служителите могат да се почувстват прекомерно контролирани и лишени от доверие, което може да намали удовлетвореността им от работата и да ги накара да търсят по-добри условия в други компании.
Проследяването на онлайн активността е свързано и с технически предизвикателства. Внедряването и поддръжката на системи за наблюдение може да бъде сложно и скъпо. Освен това дори най-надеждните решения са податливи на грешки. Те могат да отбележат легитимни дейности като подозрителни, което води до ненужен контрол върху служителите.
Внедряването на наблюдение на служители изисква внимателен подход, за да се преодолеят тези трудности и да се извлекат всички предимства.
Проследяване на онлайн активността без да се накърнява доверието
Събрахме най-добрите практики за внедряване на софтуер за проследяване.
Изберете надежден софтуер
Днешният пазар предлага множество инструменти за наблюдение на служители за проследяване на онлайн активността. CleverControl е едно от най-напредналите и надеждни решения в сферата. Той проследява историята на браузъра на всеки служител, търсенията му, времето, прекарано на всеки уебсайт, и активността му в социалните мрежи. Събраните данни се обобщават в ясни статистически диаграми и графики, което позволява бърз анализ на индивидуалната продуктивност и тенденциите в целия екип. Платформата предлага и гъвкави настройки за блокиране на сайтове, така че можете да ограничите разсейващите фактори и да помогнете на служителите да се съсредоточат върху работата.
Придържайте се към принципите на прозрачност
Мениджърът трудно ще спечели доверието на екипа си без ясна комуникация относно наблюдението на активността. Честността винаги е най-добрата политика. Препоръчваме открито да съобщавате на служителите причините за въвеждане на мерки за проследяване, дори ако вашата юрисдикция не го изисква. Бъдете прозрачни относно това какви данни се събират: посетени уебсайтове, време, прекарано на тях, екранни снимки, дневници на социалните мрежи и т.н. Когато е възможно, потърсете съгласието на служителите за наблюдение, особено за по-инвазивните методи.
Фокусирайте се върху обобщени данни, когато е възможно
Ако това е приемливо за целите на вашето наблюдение, премахнете личните идентификационни данни от анализа на активността, за да защитите неприкосновеността на личния живот на служителите. Опитайте се да се фокусирате върху анализа на тенденции, а не на индивидуалната активност. Не проследявайте историята на браузъра на конкретен служител; вместо това търсете модели като прекомерно време в социалните мрежи или посещения на рискови уебсайтове.
Ограничете обхвата на наблюдението
Определете ясни цели на наблюдението и обхвата на данните, които трябва да съберете, за да ги постигнете. Например, ако целта е да се разкрият разсейващи фактори, ще бъде достатъчно да записвате посетените уебсайтове и времето, прекарано на тях. Записването на входящи и изходящи съобщения в социалните мрежи е излишно в този случай.
Онлайн активността трябва да се проследява само на устройства, собственост на компанията, и само през работно време. Избягвайте наблюдението на активността на служителите извън работно време или на лични устройства. Единственото изключение може да бъде, когато служителят използва лично устройство за работа. В този случай избраното решение за наблюдение трябва да разполага с функционалност за отчитане на работното време, така че служителят да може да спре наблюдението в края на работния ден.
Създайте и споделете ясни насоки
Организацията трябва да разполага с всеобхватна политика за използване на интернет, която определя приемливото и неприемливото поведение онлайн. Освен това трябва да има отделна политика, описваща обхвата на наблюдението, начина на използване на събраните данни, срока на съхранението им и кой има достъп до тях. И двете политики трябва да бъдат лесно достъпни за служителите. Екипът трябва да разбира политиките и техните последствия, както и да разполага с канал за изразяване на своите притеснения.
Преразглеждайте и коригирайте редовно
Практиките за наблюдение не трябва да са неизменни. Те трябва периодично да се преразглеждат, за да се гарантира, че все още са необходими и ефективни.
Активно се вслушвайте в обратната връзка от служителите и коригирайте проследяването в отговор на притеснения, свързани с неприкосновеността на личния живот. Освен това трябва да бъдете в течение на съответните закони за защита на личните данни и трудовото законодателство и да гарантирате съответствие с промените в тях.
Заключителни мисли
Проследяването на онлайн активността на служителите може значително да подобри тяхната продуктивност и концентрация, както и да укрепи сигурността на компанията. Въпреки това практиките за наблюдение изискват внимателен подход, който да ви позволи да избегнете техните негативни страни. Като поставяте на първо място прозрачността, фокусирате се върху обобщени данни и зачитате неприкосновеността на личния живот на служителите, можете да въведете наблюдение на онлайн активността по начин, който поддържа доверието и насърчава позитивна работна среда.
