Като работодател, една от основните ви задачи е да изградите продуктивен и сплотен екип. Повечето служители изпълняват задачите си възможно най-добре, но някои могат да злоупотребят с доверието на компанията. Кражбите, измамите и бездействието могат да представляват сериозен риск за здравето на вашата компания, ако нямате правилните техники и политики за справяне с тях.

В тази статия ще разгледаме три отделни случая, свързани съответно с кражба, измама и бездействие. Преди да пристъпим към тях, е необходимо да разберем какво точно представляват тези три явления.

Дефиниране На Предизвикателствата: Кражба, Измама И Бездействие

Преди да разгледаме как да реагираме, трябва да дефинираме тези три категории неправомерно поведение на работното място.

Какво представлява кражбата от служител?

Кражбата от служител се отнася до случаите, при които служители крадат от своите работодатели. Съществуват различни степени на кражба от служители. Присвояването е най-често срещаната форма, тъй като се отнася до служител, който злоупотребява с корпоративни ресурси – пари или имущество – поверени му за управление. Дребните кражби са друга форма на кражба от служители, отнасяща се до по-малки предмети, като офис консумативи, или по-малки количества откраднати материали.

Като цяло, кражбата от служители обикновено попада в категорията на служебната измама, което представлява използване на служебното положение като начин за лично облагодетелстване чрез злоупотреба или неправилно разпределение на ресурсите на компанията.

Какво представлява измамата от служител?

Измамата от служител, която обикновено попада в категорията на служебната измама, се отнася до случаите, при които служителят лъже или заблуждава, за да получи повече от своя работодател. Кражбата на данни, нарушаването на поверителността, счетоводните измами, подкупите, а дори и определени видове кражба попадат в категорията на измамата от служител.

Какво представлява хроничното бездействие на служителите?

Бездействието на работното място се отнася до системното пилеене на платено работно време за дейности, несвързани с работата. Това не е случайна почивка, а устойчив модел на поведение, който вреди на продуктивността. То се проявява като хронично отлагане на задачи, прекомерно лично общуване, необяснимо отсъствие от срещи или навик за оправдаване на пропуснати срокове. Резултатът е значителна част от работния ден, през която служителят е откъснат от работния процес и непродуктивен.

Ръководство За Мениджъри При Справяне С Неправомерно Поведение На Работното Място

Когато подозирате или откриете кражба, измама или хронично бездействие, реактивната и емоционална реакция може да доведе до правен риск, ниска мотивация на екипа и несправедливи резултати. Вместо това следвайте този структуриран, основан на доказателства подход, за да гарантирате, че реакцията ви е последователна, справедлива и ефективна.

Стъпка 1: Съберете обективни доказателства
Преди какъвто и да е разговор или обвинение, преминете от съмнение към факти. Използвайте данни от инструментите си за мониторинг (като екранни снимки или логове на активност от CleverControl), записи за достъп, финансови одити или системи за управление на проекти. Тези доказателства формират безпристрастната основа за целия ви процес и премахват личните предубеждения от първоначалното решение.

Стъпка 2: Проведете задълбочено и безпристрастно разследване
Проведете разговор със служителя в лична обстановка, като му дадете възможност да обясни действията си. Целта е да разберете контекста и намерението. Дали това е било преднамерен акт, небрежна грешка, или симптом на по-голям проблем, като лошо обучение или професионално прегаряне? Освен това дискретно разговаряйте с всички съответни свидетели, за да потвърдите фактите.

Стъпка 3: Класифицирайте тежестта и намерението
Въз основа на доказателствата и разследването си, категоризирайте инцидента. Това ще насочи реакцията ви:

Непреднамерено/по небрежност: Служителят е допуснал грешка поради липса на знания, обучение или внимание, но без злонамерено намерение. (Пример: случайно изпращане на поверителен имейл на грешен получател).

Преднамерено нарушение: Служителят съзнателно е нарушил политиката за лично удобство или облага, но без сериозна вреда. (Пример: постоянно фалшифициране на отчети за работно време).

Тежко нарушение/злонамерено действие: Служителят е извършил сериозно, преднамерено действие, което е навредило на компанията, като кражба, измама или саботаж на данни. Това обикновено налага най-строгите дисциплинарни мерки.

Стъпка 4: Определете пропорционална реакция
Съобразете действията си с тежестта и намерението на нарушението. Целта може да бъде коригираща или защитна.

Коригиращи действия (за непреднамерени/небрежни или незначителни преднамерени нарушения):

• Обучение и преквалификация: справяне с пропуски в уменията или знанията.
• Устно или писмено предупреждение: официално документиране на проблема и очакванията за подобрение.
• План за подобряване на представянето (ПИП): структуриран план с ясни цели и срокове.

Защитни действия (за тежки нарушения):

• Отстраняване от работа: платено временно отстраняване по време на пълно разследване може да бъде необходимо.
• Прекратяване на трудовото правоотношение: незабавно прекратяване на заетостта за действия, които основно накърняват доверието и политиката на компанията.

Стъпка 5: Консултирайте се с отдел „Човешки ресурси“ и документирайте всичко
Преди да предприемете окончателно действие, винаги се консултирайте с отдел „Човешки ресурси“ или с правен съветник. Те ще гарантират съответствие с политиката на компанията и местното трудово законодателство. През целия процес внимателно документирайте всяка стъпка: първоначалните доказателства, бележките от разговорите, заключенията и окончателното решение. Това създава важна документална следа.

Придържайки се към този подход, вие се превръщате от съдия в професионален разследващ и мениджър, като защитавате компанията си, докато осигурявате справедлив процес за служителите.

Казус 1: Талантлив Служител Случайно Разкрива Търговска Тайна

Изтичането на поверителна информация към неупълномощена трета страна може да бъде един от най-сериозните проблеми, пред които се изправя дадена компания. Когато за първи път откриете, че има изтичане на информация, ще трябва да предприемете няколко различни стъпки. Тези стъпки ще ви помогнат да разберете по-добре какво се е объркало, както и ще ви предоставят по-ефективни инструменти за поправяне на ситуацията.

Събиране на доказателства

В случай че ваш служител случайно е разкрил търговски тайни на конкурент, първото нещо, което трябва да установите, е как точно се е случило изтичането. Обикновено има два варианта в подобен случай. Първият е, че въпросният служител не е спазил политиките за сигурност за защита на документите и данните, които съхранявате. Това е довело до достъп на конкурент до данните на вашата компания.

Вторият сценарий може да е, че компанията ви няма ясни политики за обработка на данни. Служителят е споделил информацията по начин, който му се е сторил легитимен, защото не е съществувала ясна политика, която да го предотврати.

Разследване и класифициране на намерението

Тази стъпка е от решаващо значение за определяне на реакцията ви. Проведете разговор със служителя, за да разберете неговите мотиви.

• Ако разследването потвърди първия сценарий, действието е резултат от небрежност. Служителят е знаел правилата, но не ги е спазил, което е довело до непреднамерено нарушение.
• Ако разследването потвърди втория сценарий, грешката е на компанията, а не на служителя. Не е имало злонамерено намерение, а служителят не е нарушил известно правило.

Определяне на пропорционална реакция

Действията ви трябва да бъдат пропорционални на констатациите.

В първия случай, макар служителят непреднамерено да е помогнал на конкурента ви да получи достъп до фирмени тайни, той е осъществил достъп до данни и е изпълнявал задачи, без да спазва протоколите и политиките, установени във вашата компания. Затова от вас зависи да определите как да процедирате.

Обикновено в такива случаи е необходимо повторно обучение. Освен това ще трябва да се уверите, че никой от служителите ви няма да допусне същите грешки. Простото ограничаване на достъпа на служителя до данни и информация невинаги ще проработи в подобни случаи. Именно затова често е най-добре да се обмислят конкретни промени в начина, по който се обучават служителите, за да се изгради по-голямо доверие в рамките на компанията.

Ако причината за изтичането на данни не е била случайно неспазване на правилните процедури от страна на служителя, а липсата на подходящи политики, които биха могли да предотвратят подобна ситуация, то грешката не е на служителя. Като работодател, от вас зависи да поемете отговорност за пропуска и да започнете да разработвате нови политики, които ще помогнат за защита на данните ви и ще предотвратят повторение на подобен случай.

Ако изтичането е настъпило, защото служителят е споделил информация с грешен получател – дори непреднамерено – това все пак представлява нарушение на поверителността, произтичащо от небрежност. Реакцията ви трябва да отговаря на тежестта на небрежността: било ли е това единична невнимателна грешка или устойчив модел на невнимание? Това ще определи дали ситуацията изисква допълнително обучение или по-сериозни дисциплинарни мерки, включително евентуално прекратяване на трудовото правоотношение.

От вас зависи да прецените тежестта на ситуацията и какво точно се е случило, за да решите дали да прекратите договора на служителя си, или просто да му предложите допълнително обучение.

Ако решите да задържите служителя, може да обмислите внедряването на софтуер за мониторинг на служители като предпазна мярка. Можете да намерите повече информация за системите за мониторинг на служители и как да изберете най-добрата от тях тук.

Казус 2: Служител Прекарва Половин Работен Ден В YouTube

Мониторингът с CleverControl ви предоставя богата представа за това какво правят вашите служители и как прекарват работното си време. Ако се окаже, че служител е прекарвал половината от деня си в YouTube, може да се чудите дали това е основание за уволнение. Е, преди да вземете решение, ето някои неща, които трябва да установите.

Събиране на доказателства
Данните от мониторинга са изходната ви точка. Използвайте отчетите на CleverControl, за да установите:

• Конкретните часове от деня, в които се проявява това несвързано със задачите поведение.
• Дали е ежедневен модел или е свързано с конкретни дни/проекти.
• Дали служителят все пак изпълнява основните си срокове въпреки разсейването.

Разследване и класифициране на намерението

Тази ситуация рядко е категорично черна или бяла. Разговорът със служителя е от съществено значение, за да се разбере причината зад поведението. Намерението обикновено попада в една от две категории:

Непреднамерено / симптом на по-голям проблем: Служителят може да използва YouTube като фонов шум, да се бори с концентрацията поради професионално прегаряне, или да е приключил възложените си задачи и да няма нови. Може да не осъзнава пълния мащаб на прекараното време.

Преднамерено нарушение: Служителят съзнателно е откъснат от работата, разбира, че това нарушава политиката на компанията, и прави съзнателен избор да избягва работа.

Определяне на пропорционална реакция

Действията ви трябва да се основават на основната причина, установена по време на разследването.

Ако причината е непреднамерена (например прегаряне, неясни задачи, липса на предизвикателство), добра практика е да проведете сериозен разговор със служителя, за да разберете защо липсва ентусиазъм. Може да е необходимо да преразгледате задачите му, натовареността и интереса му към работата. Реакцията трябва да бъде подкрепяща и коригираща:

• Наставничество: обсъждане на стратегии за управление на времето и важността на съсредоточената работа.
• Преструктуриране на натовареността: изясняване на приоритетите, предоставяне на по-предизвикателни задачи или решаване на проблеми в работния процес.
• Поставяне на ясни очаквания: припомняне на политиката на компанията относно личното използване на интернет.

В случаите на преднамерено бездействие е необходим сериозен разговор. Добра практика би било служителят да бъде поставен на изпитателен срок и действията му да се наблюдават по-задълбочено. Реакцията се превръща в по-формална и дисциплинарна:

• Официално предупреждение: издаване на устно или писмено предупреждение, което описва документираното нарушение на политиката.
• План за подобряване на представянето (ПИП): въвеждане на ПИП с ясни, измерими цели за продуктивност и строг срок за подобрение.
• Продължителен мониторинг: използване на CleverControl за обективно проследяване на напредъка спрямо целите на ПИП.

Решението да уволните служител по тази причина не трябва да се основава единствено на активността в YouTube, а на реакцията му на вашата намеса. Ако след разговора и изпитателния срок той продължи същите модели на отлагане и не успее да покрие договорените стандарти, прекратяването на трудовото правоотношение може да е необходимата стъпка за защита на цялостната продуктивност на екипа ви. Ако покаже подобрение, значи успешно сте спасили потенциално ценен служител.

Казус 3: Служител Търси Нова Работа И Записва Работни Данни На USB Устройство

Мониторингът с CleverControl може да разкрие и други тревожни действия, като например копиране на работни данни на USB устройство и разглеждане на сайтове за работа през работно време от служител. Тези две действия трябва да се разглеждат отделно, тъй като представляват различни нива на тежест.

Събиране на доказателства

Данните от мониторинга ви – посещения на сайтове за работа като LinkedIn, Indeed и др. през работно време, както и използването на преносимо USB устройство за копиране и запазване на работни файлове – вече представляват доказателство за предприемане на действие.

Разследване и класифициране на намерението

Това изисква внимателно разследване, за да се разберат мотивите на служителя за всяко от действията.

Ако служителят ви прекарва работното си време в търсене на друга работа, това показва, че не е ангажиран с вашата компания или с работата, която вършите заедно. Трябва да обсъдите това със служителя си и да се опитате да разберете защо е недоволен и защо се опитва да намери нова работа. Това потенциално може да помогне на компанията ви да промени политиките си, така че да можете по-добре да задържате таланти.

Макар и непрофесионално, самото търсене на работа обикновено е акт на откъсване, а не на злонамереност. Намерението често е да напусне компанията, а не да ѝ навреди.

Ако обаче този служител също така запазва работните си данни на USB устройство, пред вас стоят много по-сериозни проблеми, отколкото фактът, че търси друга работа. Кражбата на данни от този вид обикновено попада в категорията на корпоративен шпионаж или понякога може да се използва като нелоялна конкурентна тактика. Информацията, която служителят ви запазва на USB устройството, не само е незащитена, след като напусне помещенията на компанията ви, но може и да бъде изтеглена, което би причинило вреда на компанията ви.

Това е преднамерено действие, което нарушава протоколите за сигурност на данните. Намерението може да бъде да се предадат собствени данни на конкурент, да се използват като лост за влияние, или за други неоторизирани цели. Това е тежко действие с потенциално злонамерено намерение.

Определяне на пропорционална реакция

Двете действия изискват комбинирана, но същевременно различна реакция.

За търсенето на работа трябва да обсъдите въпроса със служителя си и да го информирате, че подобни търсения през работно време не са позволени. Дали ще го уволните заради тези търсения, до голяма степен ще зависи от това дали изпълнява задачите си навреме. Ако служителят ви продължава да бъде старателен в работата си и просто търси да продължи напред или да напусне компанията ви, все още няма причина да го уволнявате. Все пак, поставете ясни очаквания относно това какво очаквате от него през оставащото му време в компанията, както и по отношение на намирането и обучението на негов заместник навреме.

Нарушението на сигурността на данните е друг въпрос. То представлява тежко нарушение. Ако установите, че някой от служителите ви умишлено съхранява работни данни на подобно устройство, ще трябва да започнете разследване, за да установите защо го е правил, какви данни е съхранил и кой друг може да е получил достъп до тях.

В повечето случаи това е основание за прекратяване на договора на служителя, тъй като той е предприел преднамерени действия, които могат да навредят на бизнеса ви и на клиентите ви, ако тази чувствителна информация бъде изтеглена. Осигуряването на информацията трябва да бъде вашият основен приоритет в подобни случаи.

Трябва също да прегледате съществуващите си политики, за да се уверите, че това няма да се повтори. Политиките за висока сигурност и защита на информацията могат да бъдат необходими, ако искате да поддържате данните на компанията си защитени. Споразуменията за неразкриване на информация и проследяването на споделянето и движението на чувствителна информация също могат да ви помогнат да съхранявате информацията си по-сигурно, както и да проследите откъде произхожда евентуално нарушение на данните.

По-строгото наблюдение на данните може да помогне за защитата на компанията ви. Това обаче трябва да бъде политика в цялата компания, а не мярка, насочена само към конкретния служител, който съзнателно е избрал да наруши поверителността и сигурността ви. Той най-вероятно трябва да бъде уволнен, тъй като е направил опит да открадне данни.

Заключение

Справянето с кражби, измами и хронични проблеми с продуктивността е един от най-предизвикателните аспекти на управлението. Последователен подход, основан на доказателства и съобразен с всяка конкретна ситуация, е от съществено значение и е най-добрата ви защита. Като преминавате от съмнение към разследване и съобразявате реакцията си с конкретното намерение и тежестта на нарушението, вие защитавате компанията си, като същевременно гарантирате справедливост. В крайна сметка този структуриран подход ви дава увереност при вземането на трудни решения, независимо дали пътят води към коригиращо обучение или необходимо прекратяване на трудовото правоотношение.

Най-ефективната стратегия обаче е проактивната. Ясните политики, редовното обучение, позитивната корпоративна култура и интелигентното използване на инструменти за мониторинг за идентифициране и подкрепа на изпитващи затруднения служители – не само за наказание – ще изградят по-сигурна, прозрачна и продуктивна работна среда за всички.