Дигиталният свят внася множество промени в живота ни. Няма смисъл да отричаме, че напредъкът на съвременните информационни технологии насърчава хората да общуват онлайн. Всеки се стреми да създава, развива и проектира нещо ново. Онлайн наблюдението също непрекъснато се развива. Работодателите продължават да търсят начини за повишаване на продуктивността на всеки служител. В резултат на това се появиха иновативни технологии като софтуера за наблюдение на служители. Днешната статия ще разгледа основите на една от функциите за наблюдение на служителите — използването на интернет.
Какво представлява онлайн проследяването на използването на интернет от служителите?
Онлайн проследяването на използването на интернет от служителите е инструмент, използван за наблюдение и записване на дейностите на служителите през работно време. Основните му цели са:
- осигуряване на спазването на политиките на компанията
- повишаване на продуктивността
- защита от рискове за сигурността
Защитата от рискове за сигурността включва проследяване на посетените уебсайтове, времето, прекарано онлайн, и използването на honeymoon на честотната лента.
Международни изследвания показват, че служителите нерядко прекарват част от работния си ден в разглеждане на съдържание, което не е свързано с преките им задължения, което може да намали общата продуктивност на организацията и да увеличи оперативните ѝ разходи. Именно затова все повече компании по света прилагат софтуер за наблюдение на използването на интернет от служителите, за да ограничат тези практики и да повишат ефективността на работния процес.
Мониторингът на използването на интернет от служителите е оправдан единствено в рамките на работното време. И докато компаниите и техните мениджъри не нарушават законните права на служителите, няма причина да не се възползват от подобни иновативни решения.
Цел на наблюдението на използването на интернет от служителите
Разбира се, съществуват множество причини компаниите да използват тази функция. Ето най-важните от тях:
- Продуктивност: тази функция на софтуера помага почти напълно да се изключат дейностите, несвързани с работата, в офиса. Както вече споменахме, много служители прекарват част от деня в разглеждане на съдържание извън служебните им задължения. Софтуерът за наблюдение на използването на интернет позволява контрол върху работния процес и повишава общата продуктивност.
- Сигурност: контролът върху използването на интернет помага за защитата на чувствителните данни на компанията от кибератаки. Освен това той блокира достъпа до злонамерен софтуер и опасни уебсайтове.
- Оптимизиране на ресурсите: чрез проследяване на използването на честотната лента компаниите могат по-добре да управляват мрежовите си ресурси. Това от своя страна гарантира, че важните бизнес процеси получават необходимата честотна лента и не се забавят заради ненужно натоварване.
- Управление на риска: тази опция помага за смекчаване на рисковете чрез идентифициране и адресиране на неподходящо или несигурно поведение, като достъп до забранено съдържание. Ако подобно поведение не бъде предотвратено, това може да доведе до правни проблеми или да навреди на репутацията на компанията.
Как работи наблюдението на интернет активността на служителите?
Първо — инсталиране на агента: първата стъпка е да инсталирате агента на целевите устройства — компютри, лаптопи и таблети. Тези програми работят без да натоварват системата. Те записват интернет активността, без да пречат на нормалната работа с компютъра. Инсталираният агент събира:
- посетените уебсайтове
- стартираните приложения и продължителността на използването им
- качените или изтеглените файлове
- натиснатите клавиши и текста, появяващ се на екрана
- екранни снимки
Второ — събиране и съхранение на данни: през определени времеви интервали софтуерът изпраща получените данни към избраното облачно хранилище. Информацията, предавана от инструмента за наблюдение на интернет активността на служителя, може да бъде от два вида: анонимизирана и обвързана с конкретно лице. Тези данни се криптират и съхраняват сигурно. Достъп до тях имат само упълномощени мениджъри.
Трето — отчитане и анализ: много от програмите за наблюдение на служители предлагат табла с данни в реално време. Тези табла показват текущите дейности на служителите — кои приложения или уебсайтове се използват в момента, както и нивата на продуктивност. Таблата не са единственият начин за анализ на получените данни. Отчетените данни включват:
- дневници на активността
- използване на приложения
- категоризация на уебсайтовете
- софтуер за проследяване на времето
Съществуват и допълнителни функции като наблюдение в реално време, известия и сигнали, блокиране на потребители, оптимизация на продуктивността. Накратко, софтуерът осигурява достъп до данните, необходими за повишаване на продуктивността на служителите.
Как компаниите наблюдават използването на интернет от служителите?
Съществуват множество варианти за контрол на използването на интернет. Софтуерът за наблюдение на служители предоставя такава възможност. Като пример ще разгледаме CleverControl и основните му софтуерни продукти. Нека разгледаме по-подробно какво предлага тази индустрия.
Софтуер за отдалечено наблюдение
Софтуерът за отдалечено наблюдение се разделя на две различни функции: отдалечено наблюдение чрез сигурни уеб акаунти и наблюдение на живо в реално време. Нека разгледаме основните им характеристики.
Отдалеченото наблюдение чрез сигурни уеб акаунти предоставя следните възможности:
- как се променя работното ви пространство минута по минута
- кои задачи възникват и получават приоритет
- какви уникални идеи се изразяват и обсъждат
Когато става въпрос за наблюдение на живо в реално време, това означава, че административният персонал получава достъп до следното, инсталирано на компютъра на служителя:
- приложения
- уебсайтове
- файлове
- съобщения
- имейли.
Но имайте предвид, че всеки служител има законно право да знае дали е обект на наблюдение. Законите и разпоредбите, свързани с тази практика, постоянно се променят — затова е важно да сте информирани. Мненията сред мениджърите по света за ефективността на подобно наблюдение остават разделени: докато част от тях смятат, че то подобрява представянето на екипите, други изразяват резерви относно въздействието му върху доверието и мотивацията на служителите.
Какво още предлагат CleverControl и другите платформи:
- екранни снимки
- наблюдение на преносими устройства за съхранение (USB, HDD, SD)
- контрол върху печата
Всяка от изброените функции е насочена към ограничаване на използването на интернет за дейности, несвързани с работата.
Какво още използват компаниите за наблюдение на онлайн активността и използването на интернет от служителите? Аудио- и видеонаблюдението включва запис на звук, снимки на лице, кадри от уебкамера и записи от микрофон. Работодателят може да наблюдава и социалните мрежи, ако те се използват за служебни цели.
Всички изброени възможности на софтуера показват, че работодателите се стремят да повишат продуктивността максимално, поради нарастващия дял на непроизводителното използване на интернет на работното място.
Законно ли е наблюдението на интернет активността на служителите?
Категорично да! Законите и разпоредбите зависят от държавата, в която работи организацията. Нека разгледаме правната рамка, приложима в България като държава членка на Европейския съюз.
В България наблюдението на данните на служителите се урежда от Общия регламент за защита на данните (ОРЗД/GDPR) на Европейския съюз, който на национално ниво се допълва от Закона за защита на личните данни (ЗЗЛД). Работодателят, в качеството си на администратор на лични данни, трябва да разполага с ясно правно основание за обработването на данни на служителите — например изрично съгласие, изпълнение на трудовия договор или спазване на законово задължение — и е длъжен да уведоми служителите преди инсталирането на какъвто и да е софтуер за наблюдение. Надзорът по спазването на тези правила се осъществява от Комисията за защита на личните данни (КЗЛД).
Ако информацията се получава в рамките на законовите изисквания, тя може да бъде наблюдавана, записвана и анализирана.
Често задавани въпроси
Какви са предизвикателствата при наблюдението на използването на интернет от служителите?
Обичайните предизвикателства са:
- притеснения, свързани с поверителността
- спазване на законовите изисквания
- моралния дух на служителите
- техническото внедряване
- претоварване с данни
- разходите
Как да наблюдавате използването на интернет от служителите при хибриден или отдалечен режим на работа?
При хибриден или отдалечен режим на работа е възможно да се използват същите софтуерни инструменти, които споменахме по-горе, чрез отдалечен достъп до компютрите посредством софтуер за наблюдение на служители.
Може ли работодателят да проследява използването на WiFi?
Да, много компании наистина наблюдават и записват трафика, преминаващ през мрежата им, за правни и охранителни цели. Ако използвате WiFi за лични цели, тези данни вероятно ще бъдат записани. Тъй като се съхраняват известно време, те могат също да бъдат анализирани.
Как мога да наблюдавам мрежовата честотна лента на служителите?
Можете да наблюдавате мрежовата честотна лента на служителите чрез инструменти за мрежово наблюдение. Те проследяват използването на честотната лента, идентифицират източниците на висок трафик и анализират потока от данни в мрежата ви.
Обобщение
Нека обобщим основните изводи от текста по-горе:
- В повечето случаи наблюдението на използването на интернет е законно. Разбира се, това зависи от разпоредбите на съответната държава, но подобен софтуер може да се използва.
- В много държави работодателят е длъжен да уведоми служителите за инсталирането на такъв софтуер.
- Съществуват множество инструменти, функции и подфункции, които помагат на работодателите да проверяват дейността на своя персонал.
- Инсталирането на агент на целевия компютър или друго устройство и получаването на първите записи отнема кратко време.
- Основната цел на подобно наблюдение е намаляване на дела на дейностите, несвързани с работата. С други думи, продуктивността на служителите ще се подобри значително.
