В днешно време инструментите с изкуствен интелект преживяват истински бум и навлизат в почти всички сфери на живота ни – от услугите за стрийминг на музика до банковото дело. Беше само въпрос на време AI да намери своето място и в анализа на работната сила и мониторинга на служители.

Мониторингът на представянето на служителите може да бъде трудоемък и да отнема много време: проследяването на работните часове, ежедневните дейности, изпълнението на задачите и разсейващите фактори може да заеме значителна част от работния ден на мениджъра. Освен това ръчната оценка на представянето често може да бъде субективна: мениджърите могат несъзнателно да проявяват пристрастие към определени служители.

Съвременните решения за мониторинг на служители могат частично да решат този проблем. Те автоматично събират и организират данните за активността и представят резултатите под формата на удобни обобщения на ключови показатели за представяне. Тези данни дават на мениджърите по-обективна основа за оценка на продуктивността и откриване на възможни проблеми в работните процеси.

Самите статистически данни обаче невинаги могат да покажат колко продуктивен е даден служител в действителност. Два часа в Instagram могат да бъдат ясен признак за разсейване при IT специалист, но съществена част от работата на специалист по съдържание или социални мрежи. Позицията на служителя, неговите отговорности, процесите в компанията и спецификите на индустрията трябва винаги да се вземат предвид при интерпретирането на данните от мониторинга.

Съвременните AI технологии могат да направят анализа на работната сила още по-ефективен, като помагат на бизнеса да обработва големи количества информация, да открива модели и да идентифицира необичайна активност. Софтуерът за мониторинг на служители като CleverControl предоставя подробните данни за работната активност, от които мениджърите се нуждаят, за да разбират по-добре тези модели и да вземат информирани решения относно представянето.

Как CleverControl подпомага оценката на представянето

Като решение за мониторинг на служители, CleverControl може да събира подробна информация за работната активност на служителите. Тези данни помагат на мениджърите да разберат как се разпределя работното време, да откриват потенциални разсейващи фактори и да анализират промените в представянето.

Няколко вида информация могат да бъдат особено полезни при оценката на представянето:

  • Позиция на служителя: Познаването на позицията на служителя помага на мениджърите да интерпретират неговата активност в правилния контекст. Очакваните модели на използване на приложения, уебсайтове и организация на работата могат да се различават значително в зависимост от отговорностите на служителя.
  • Използване на уебсайтове и приложения: CleverControl проследява използването на приложения и уебсайтове и продължителността на тази активност, като помага на мениджърите да разберат как служителите разпределят работното си време и да идентифицират потенциални разсейващи фактори.
  • Модели на работна активност: Работното време, активните и неактивните периоди и други статистически данни за активността предоставят допълнителен контекст за разбиране на продуктивността и откриване на възможни проблеми в работните процеси.

Чрез преглед на събраната информация мениджърите могат да сравняват активността на служителите с очакваните работни модели и да идентифицират продуктивни дейности, потенциални разсейващи фактори или необичайни промени в поведението.

Събраните данни могат също да се използват заедно със съвременни аналитични и AI инструменти за откриване на тенденции и обобщаване на големи количества информация. Автоматизираните заключения обаче винаги трябва да се разглеждат в контекста на позицията и реалните отговорности на служителя.

В резултат на това мениджърите получават повече от основни статистически данни за работното време. Те разполагат с подробна информация, която може да им помогне да разберат работните модели на служителите и да проучат причините за проблемите с продуктивността.

Използването на подход, основан на данни, при оценката на представянето предлага редица предимства за бизнеса:

  • Данните за активността предоставят по-обективна основа за оценка на представянето на служителите.
  • Подробните отчети помагат на мениджърите да идентифицират области, в които служителите може да се нуждаят от допълнителна подкрепа или обучение.
  • Анализите, основани на данни, помагат на мениджърите да вземат по-информирани решения относно възнагражденията, повишенията и плановете за подобряване на представянето.
  • Данните от мониторинга могат да разкрият неефективности и дейности, които отнемат излишно време, и да помогнат на служителите да подобрят управлението на времето и продуктивността си.

Едно от основните предимства е, че мениджърите не се нуждаят от технически познания, за да се възползват от анализа на работната среда. CleverControl автоматично събира и организира данните за активността на служителите и ги представя в удобно табло за управление, което позволява на мениджърите да се съсредоточат върху интерпретирането на информацията и вземането на решения.

Съвременните AI инструменти могат допълнително да подпомогнат бизнеса при обработката на тези данни, разпознаването на модели и откриването на полезни изводи. Комбинацията от данни от мониторинг, интелигентни анализи и човешка преценка може да предостави по-пълна картина на представянето на служителите.

Нека видим как този подход може да работи на практика.

Как бизнесите използват CleverControl: Практически случаи

Свързахме се с представители на три компании, които използват CleverControl от няколко месеца. Попитахме ги за предизвикателствата, с които се сблъскват при мониторинга на представянето на служителите, и как данните за работната активност им помагат да се справят с тези предизвикателства.

Случай 1: Повишаване на продуктивността на екипа по продажби

Първата компания, технологична фирма, специализирана в разработването на софтуер по поръчка, искаше да проучи причините за по-ниското представяне на своя екип по продажби. Въпреки че екипът беше много опитен и ангажиран, той постоянно не успяваше да изпълни тримесечните си планове за продажби.

Компанията внедри CleverControl, за да получи по-задълбочена информация за дейностите на екипа. Ръководството предположи, че служителите не са достатъчно ангажирани и прекарват част от работното си време в дейности, несвързани с работата.

Данните от мониторинга не потвърдиха тази хипотеза.

Анализът разкри значителни неефективности в процеса на продажби. Оказа се, че много от търговските представители прекарват непропорционално голяма част от времето си в административни задачи като въвеждане на данни и изготвяне на отчети, вместо да се фокусират върху изграждането на отношения с потенциални клиенти.

Въз основа на тези данни ръководството промени няколко оперативни процеса и автоматизира част от дейностите, за да намали административната работа на екипа по продажби. Търговските представители можеха да отделят повече време за дейности с висока стойност, като търсене на потенциални клиенти, представяне на предложения и сключване на сделки.

В резултат на тези оптимизации продуктивността на екипа по продажби се увеличи със 17%.

Случай 2: Подобряване на обслужването на клиенти

Втората компания, с която разговаряхме, продава системи за видеонаблюдение за транспортния сектор и предоставя клиентска поддръжка 24/7. Нейните клиенти са разпределени в няколко часови зони, както и дистанционният екип за обслужване на клиенти.

Компанията изпитваше затруднения да поддържа постоянно качество на обслужването. Някои служители бяха много ефективни и решаваха проблемите бързо, докато други работеха по-бавно и често оставяха въпросите на клиентите без отговор. Тази непоследователност водеше до недоволство на клиентите и увеличаване на тяхното отпадане.

Ръководството реши да анализира представянето на дистанционните служители с помощта на софтуер за мониторинг и избра CleverControl, за да получи по-подробна представа за техните работни модели.

Данните за активността помогнаха на ръководството да идентифицира служителите с най-добро представяне, които постоянно надминаваха очакванията по отношение на ефективността и удовлетвореността на клиентите.

Както се очакваше, активността на тези служители беше съсредоточена основно върху месинджъри и инструменти, предназначени за комуникация с клиенти, с минимални или никакви разсейващи дейности.

За разлика от тях служителите с по-ниско представяне прекарваха по-голямата част от времето си в месинджъри за вътрешна комуникация или в търсачки, вместо в комуникация с клиенти.

След като прегледа подробните записи за работното им време, ръководството стигна до заключението, че тези служители изпитват значителен недостиг на технически знания, необходими за предоставяне на ефективна клиентска поддръжка.

Компанията организира целево обучение за преодоляване на тези пропуски в знанията, което доведе до подобряване на представянето. Ръководството също така отличи и възнагради най-добрите служители, което повиши мотивацията и насърчи високото представяне.

Случай 3: Анализ на спада в продуктивността

Нашият трети клиент, маркетингова агенция с дистанционен екип, забеляза спад в представянето на някои от своите служители. Мениджърите бяха обезпокоени от намалената продуктивност и не бяха сигурни какви са основните причини за това.

Компанията внедри CleverControl, за да анализира работните модели на екипа. Мениджърите прегледаха използването на маркетингови инструменти, комуникационни платформи, уебсайтове и друг софтуер от служителите.

Данните за активността показаха, че някои служители прекарват значителна част от работния си ден в социални мрежи, услуги за видео стрийминг и други уебсайтове, несвързани с работата. Тези разсейващи дейности оказваха отрицателно влияние върху представянето им.

Компанията трябваше да ограничи тези уебсайтове, несвързани с работата, по време на работното време, за да насърчи по-фокусирана работна среда.

Тези мерки дадоха резултат и представянето на служителите постепенно се подобри.

Ролята на AI в мониторинга на служители

Изкуственият интелект има значителен потенциал да допълва мониторинга на служители и анализа на работната сила.

Големите организации могат да генерират огромни количества данни за активността в работната среда. Ръчният преглед на всеки отчет, приложение, уебсайт или тенденция в активността може да се превърне в трудно изпълнима задача за мениджърите.

AI технологиите могат да помогнат за по-бързата обработка на тази информация чрез:

  • обобщаване на големи масиви от данни;
  • разпознаване на повтарящи се модели на активност;
  • откриване на необичайни промени;
  • сравняване на активността през различни периоди;
  • идентифициране на възможни неефективности в работните процеси;
  • подпомагане на мениджърите да се съсредоточат върху информацията, която може да изисква допълнително внимание.

В същото време AI не трябва да замества човешката преценка.

Една и съща дейност може да има напълно различно значение в зависимост от позицията, отговорностите, текущия проект или условията на работа на служителя.

Например честото използване на търсачки на пръв поглед може да изглежда неефективно. То обаче може да бъде напълно нормално за служител, който проучва технически проблем или работи по непозната задача.

Ето защо данните от мониторинга и генерираните от AI анализи трябва да служат като допълваща информация, а не като единствена основа за важни управленски решения.

Заключение

Точната оценка на представянето е ключова за растежа и развитието на всеки бизнес. Традиционните методи често отнемат много време и могат да разчитат в голяма степен на субективни оценки и ограничена информация.

Съвременният софтуер за мониторинг на служители предлага подход, който се основава в по-голяма степен на данни.

Чрез събирането на информация за работното време, използването на приложения и уебсайтове, моделите на активност и други данни от работната среда, CleverControl помага на мениджърите да разберат по-добре как служителите организират работния си ден и да идентифицират възможни неефективности или области за подобрение.

AI технологиите могат да допълнят този процес, като помагат на бизнеса да анализира по-големи количества данни за работната сила, да разпознава модели и да открива тенденции по-ефективно.

Практическите случаи показват как данните за работната активност могат да помогнат на бизнеса да идентифицира неефективни процеси, нужди от обучение, най-добре представящите се служители и възможни разсейващи фактори. Като се справят с тези проблеми, компаниите могат да подобрят продуктивността, удовлетвореността на клиентите и цялостната оперативна ефективност.

Най-ефективният подход съчетава обективни данни от мониторинга, съвременни аналитични технологии и човешка преценка.

Вместо да разчитат на една оценка за продуктивност или автоматизирано заключение, организациите могат да използват тези данни, за да разберат по-добре как се извършва работата и да вземат по-информирани решения за нейното подобряване.

```