استخدام مراقبة الموظفين لتحسين عملية تأهيل الموظفين الجدد

إن توظيف موهبة جديدة هو استثمار، ومن مصلحة الشركة تأمين هذا الاستثمار. تعتبر الأسابيع والأشهر الأولى حاسمة: فهي الفترة التي يقرر فيها الموظف الجديد البقاء أو مواصلة البحث عن خيارات أفضل. تقول الإحصاءات أن 20% من الموظفين الجدد يستقيلون خلال أول 45 يوم، و10% من الذين يغادرون يفعلون ذلك تحديدًا بسبب سوء تجربة التأهيل. ولكن كيف نعرف ما يمر به الموظف الجديد خلال هذه الفترة؟ غالباً ما تكون طرق التهيئة التقليدية أشبه ما تكون بالضرب في الظلام. فنحن نأخذ الممارسات القياسية ونطبقها عالمياً ونعقد أصابعنا على نجاحها.

هل هناك طريقة لاكتساب رؤى أوضح، وتقديم الدعم المستهدف، وتعزيز التأهيل لكل موهبة جديدة؟ الإجابة على هذا السؤال هي مراقبة الموظفين. تُعد بيانات التتبع مصدرًا قيّمًا للمعلومات حول المشاكل المحتملة للموظف الجديد في مكان العمل الجديد، والثغرات المعرفية التي يعاني منها والدعم الذي قد يحتاج إليه.

إن ممارسات التهيئة التقليدية، على الرغم من أنها حسنة النية، إلا أنها غالباً ما تقصر عن تحقيق أهدافها. فهي تفتقر إلى التغذية الراجعة في الوقت الحقيقي، وتفتقر إلى طرق لمعرفة الصعوبات التي يواجهها الموظف الجديد. هل يفهم الشخص حقًا كيفية استخدام البرنامج غير المعروف؟ هل هم مرتاحون لطرح الأسئلة، أم أنهم يحتفظون بارتباكهم لأنفسهم؟ يصبح تحديد هذه الصعوبات ممارسة تفاعلية وليست استباقية في غياب نافذة واضحة على تجاربهم اليومية.

يؤدي عدم فهم خبرات الموظف الجديد إلى عدم اتساق وعدم فعالية التدريب والدعم. لا يأخذ النهج الموحد في الحسبان أساليب التعلم الفردية والمعرفة والخبرة الحالية. فما يصلح لشخص ما قد لا يصلح لشخص آخر. بالإضافة إلى ذلك، مع الممارسات المعيارية، من الصعب تحديد الفجوات المعرفية الفردية ومعالجتها قبل أن تؤثر على الإنتاجية.

والنتيجة؟ يمكن أن تشعر المواهب الجديدة بعدم الدعم والارتباك والإرهاق. عندما تفشل عملية التأهيل في توفير الدعم الكافي ومسار واضح للنجاح، حتى أكثر المواهب الواعدة يمكن أن تنفصل بسرعة وتبحث عن فرص في مكان آخر.

ماذا نتخيل عندما نسمع عبارة "مراقبة الموظفين"؟ على الأرجح، بعض الجواسيس المتطفلين الذين ينبهون المدير على الفور إذا توقفت عن العمل لدقيقة واحدة. إلا أن هذه الصورة مبالغ فيها وقديمة وبعيدة كل البعد عن ممارسات المراقبة الأخلاقية الحديثة.

في تطبيقه الحديث، لا سيما فيما يتعلق بتطوير المواهب ودعمها، تشير مراقبة الموظفين إلى جمع البيانات حول الأنشطة المتعلقة بالعمل، واستخدام البرامج، وأنماط التواصل. ويكمن الفرق في الغرض: لم تعد مراقبة الموظفين تتعلق بالرقابة العقابية. فقد أصبحت أداة لتتبع أنماط العمل وتحليلها وإيجاد فرص التعلم والدعم الاستباقي.

يمكن أن توفر المراقبة رؤى قيمة يمكن أن تعزز بشكل كبير عملية التعيين. أولاً، تشير مقاييس الأداء، مثل التقدم المحرز في المهام الموكلة ومعدلات إنجاز المهام والالتزام بسير العمل المحددة، بوضوح إلى معرفة الموظف الجديد ومهاراته وكفاءته.

يمكن أن يكشف تحليل بيانات استخدام التطبيقات والمواقع الإلكترونية عن الثغرات المعرفية. يمكن للتطبيقات التي يستخدمها الموظفون الجدد، والمدة التي يستخدمونها، والمعلومات التي يبحثون عنها عبر الإنترنت أن تسلط الضوء على المجالات التي يحتاجون فيها إلى تدريب أو توجيه إضافي.

تشير مراقبة مشاركة الموظف الجديد في التواصل مع الفريق ونوع الأسئلة التي يطرحها إلى مدى ارتياح الموظف الجديد لطلب المساعدة وكيفية اندماجه في الفريق.

أخيرًا، قد تشير معرفة مقدار الوقت الذي يقضيه الموظف الجديد في موارد التدريب أو وظائف وظيفية معينة إلى المكان الذي يواجه فيه صعوبات. أو قد تكون علامة على أن التدريب نفسه غير فعال ويمكن تحسينه.

غالبًا ما تستند استراتيجيات التأهيل التقليدية على افتراضات وملاحظات ذاتية وأساليب عامة. تستند استراتيجيات التأهيل المدعومة بالمراقبة الأخلاقية للموظفين إلى معلومات ملموسة وقابلة للتنفيذ، وبالتالي فهي أكثر فعالية.

لذا، كما نرى، فإن مراقبة الموظفين تمنح المديرين رؤية واضحة للخطوات الأولى للموظف الجديد في الشركة وتسمح لهم بملاحظة المشاكل قبل أن تتفاقم. إليك كيفية تحسين عملية التعيين.

كما ذكرنا سابقًا، عادةً ما تستخدم الشركات نهجًا واحدًا يناسب الجميع أثناء عملية التأهيل. باستخدام بيانات مراقبة الموظفين، يمكن لأخصائيي الموارد البشرية والمديرين تحديد المجالات التي يعاني فيها الموظفون الجدد أو على العكس من ذلك، يتفوقون فيها ويخصصون استراتيجية التأهيل وفقاً لذلك. على سبيل المثال، إذا رأوا أن الشخص يعاني من صعوبة في ميزة برمجية معينة أو جانب معين من جوانب العمل، يمكنهم تقديم دروس تعليمية مستهدفة أو تعيين مرشد. وبعبارة أخرى، يمكن للمديرين إنشاء مسارات تعليمية مخصصة مصممة خصيصًا لتلبية الاحتياجات الفردية للموهبة الجديدة.

مراقبة الموظف هي المصدر المثالي للمعلومات من أجل التغذية الراجعة والتدريب في الوقت الفعلي . تصبح المشاكل في سير عمل الموظف الجديد مرئية فور حدوثها، وليس بعد أسابيع خلال مراجعة الأداء. ويتيح للمديرين تقديم الملاحظات والدعم الفوري. ونتيجة لذلك، يتعلم الموظف الجديد بشكل أسرع ويكتسب الثقة ويشعر بأن الشركة ملتزمة بنجاحه.

يمكن للرصد الكشف عن علامات فك الارتباط والإحباط. يمكن أن تتمثل هذه العلامات في فترات الخمول المطولة أو النشاط غير المرتبط بالعمل، وعدم الالتزام بالمواعيد النهائية التي لا يتم الإبلاغ عنها، وانخفاض المشاركة في مناقشات الفريق. يسمح التتبع للمديرين بملاحظة هذه الإشارات مبكرًا والتواصل مع الموظف وتقديم الدعم له قبل أن تتضاعف المشكلات الصغيرة لتصبح سببًا للمغادرة.

أحد الأهداف التي تم تصميم أدوات مراقبة الموظفين من أجلها هو تقييمات الأداء الموضوعية . وهي ذات قيمة ليس فقط للموظفين الحاليين ولكن للموظفين الجدد أيضًا. قد تكون الملاحظة البشرية غير موضوعية، في حين أن مقاييس الأداء ليست كذلك. فهي توفر رؤية واضحة وغير متحيزة لتقدم الموظف الجديد مقابل المعايير المحددة، وتحتفي بالإنجازات، وتقدم الدعم عند الضرورة.

توفر المراقبة بيانات قيّمة ليس فقط حول عملية اندماج المواهب الجديدة ولكن أيضًا حول فعالية برنامج التهيئة نفسه. سيُظهر تحليل البيانات المجمعة من عدة موظفين جدد أي المواد التدريبية هي الأكثر فعالية وأيها يتطلب تصحيحات وإعادة صياغة. وسيرى المديرون أي أنشطة التهيئة هي التي تحقق أفضل النتائج وأين يمكن إعادة تخصيص الموارد. ونتيجة لذلك، يمكن للشركات إنشاء برامج تأهيلية ناجحة حقًا وضمان إنفاق وقتها ومواردها المالية ومواردها بشكل جيد.

تجتمع كل هذه المزايا في ميزة كبيرة: تسريع الوقت اللازم لتحقيق الكفاءة. تجعل مراقبة الموظفين من السهل تحديد المشكلات المستمرة واحتياجات التعلم. كما أنها تسهل الدعم في الوقت المناسب وتساعد على تحسين التدريب. ونتيجة لذلك، فإن مراقبة الموظف تقلل بشكل كبير من الوقت الذي يستغرقه الموظفون الجدد ليصبحوا أعضاءً أكفاء ومنتجين بشكل كامل في فريقك. ويستفيد كل من الموظف الجديد والشركة من ذلك: فالموظف يكتسب الثقة والإتقان، وتحصل الشركة على عائد ملموس على الاستثمار من خلال الاندماج والمساهمة بشكل أسرع.

يعد برنامج التأهيل الفعال ضروريًا لكسب الحرب على المواهب: يمكن أن يحسن الاحتفاظ بالموظفين بنسبة تصل إلى 82%! وكما أوضحنا سابقاً، يمكن للمراقبة الاستراتيجية والأخلاقية للموظفين أن تعزز بشكل كبير من عملية التأهيل. فمن خلالها، يمكن للمديرين تجاوز النهج التقليدي الذي يناسب الجميع وجعل عملية التأهيل شخصية واستباقية، وبالتالي أكثر فعالية. إن الموظف الجديد الذي يتم دعمه بشكل جيد ويتم تأهيله بشكل فعال ليس مجرد إحصاء، بل هو موظف منتج ومشارك ومخلص ومستعد للمساهمة بشكل كبير في نجاح شركتك.