كيف تنشئ عملاً منضبطاً عن بُعد دون وضع الكثير من الضغوط على الفريق؟

لقد كان هناك ارتفاع في انتشار العمل عن بُعد في السنوات الأخيرة. يعمل معظم الموظفين عن بُعد منذ ما يقرب من عامين، وفي هذه المرحلة، اعتادوا على ذلك. السماح للموظفين بدرجة ما من العمل عن بُعد مفيد. فالقدرة على العمل من أي مكان هو أمر معزز للإنتاجية بشكل كبير.

ولكن تتضاءل قدرة المطورين على الحفاظ على جداولهم المثالية والانضباط الذاتي أثناء العمل عن بُعد. ستعاني إنتاجية عملك بشكل كبير ما لم تقم بضبط العاملين عن بُعد. لذا، سأشرح في هذه المقالة كيفية مساعدة العاملين عن بُعد على تطوير حس الانضباط الذاتي ليكونوا منتجين.

دعنا ندخل في صلب الموضوع.

لقد استفاد العديد من الموظفين من زيادة الاستقلالية والأمان والإنتاجية في العمل عن بُعد، لكنهم فقدوا أيضًا بعضًا من أخلاقيات العمل التقليدية. لم يعد الموظفون يستيقظون في فترات منتظمة، ويأخذون استراحات الغداء، ويلتزمون بالمعايير والإجراءات التي وضعتها الإدارة. فالعاملون اليوم يستيقظون في الظهيرة، ويرتدون ملابس غير رسمية طوال يوم العمل، ويسجلون ساعات العمل في أي وقت يناسبهم.

تذكر أن أشكال الانضباط التقليدية لن تنجح في أماكن العمل عن بُعد اليوم. ذلك لأن هناك حاجزاً مصطنعاً يفصل بين الإدارة والموظفين. ليس من السهل دائمًا التأكد من حالة الفريق الذي يعمل عن بُعد.

ونتيجةً لذلك، من الضروري تدريب فريق الإدارة عن بُعد على الانضباط الذاتي حتى يتمكنوا من النجاح أثناء العمل من المنزل وتهيئة بيئة مواتية لعملهم. لا داعي للقلق بشأن تدريب فريق العمل عن بُعد بمجرد أن توضح لهم كيفية العمل باستقلالية وإدارة وقتهم بشكل جيد والحفاظ على إنتاجيتهم.

بالإضافة إلى هذه الاستراتيجيات، يمكنك مساعدة فريقك على ممارسة المزيد من ضبط النفس من خلال القيام بأمور مثل:

يجب أن تتجنب الظهور بمظهر الديكتاتور في مكان عملك الافتراضي، ولكن لا يزال النظام ضرورياً. يجب أن تكون لديك سياسات وإجراءات تحكم موظفيك كأي شركة أخرى. يرجى مشاركة القواعد واللوائح التي تحكم شركتك مع موظفيك والتأكد من أنها تغرس حس الانضباط.

اذكر أمثلة محددة عن كيف يمكن أن يؤدي خرق القواعد إلى نتائج عكسية. عدم الالتزام بالمواعيد، والغياب عن الاجتماعات المقررة، والرفض العنيد للعمل معًا يجب أن تؤدي جميعها إلى اتخاذ إجراءات تأديبية. في بعض الحالات، قد تقرر تطبيق اللوائح بصرامة.

نظرًا لأنهم يعملون من المنزل، فربما ترغب في معرفة سبب عصيانهم. تجنبي القسوة والتهور من خلال الاستعانة بخبير في قواعد السلوك هذه.

إذا كنت تعرف أنك جيد في تأجيل الأمور حتى اللحظة الأخيرة، فامنح نفسك موعدًا نهائيًا يغطي معظم المشروع وليس كله. لا يُنصح أبدًا بتخطي الخطوات عند إنشاء البرامج. عادةً ما يكون هذا مصدرًا للصعوبات والتحديات.

جرّب بدلًا من ذلك سباق السرعة السريع، وهي فترة قصيرة تركز فيها على مهمة أو هدف أو وحدة معينة. يستفيد الناس من تقسيم العمل إلى أجزاء يمكن إدارتها، ولكن التخطيط الدقيق في بداية السباق السريع أمر ضروري.

قد لا يتم الوصول إلى الهدف خلال فترة العدو، ولكن لا بأس بذلك ويمكن استخدامه كمقياس. من الواضح من يمكنه التنبؤ بدقة بالمدة التي ستستغرقها المهمة ومن لا يمكنه ذلك.

إذا كان أداء العاملين عن بُعد لا يرقى إلى المستوى المطلوب أو لا يواكبون مسؤولياتهم، فقد يكون كل ما يلزم هو تحديث سريع أو رسالة تذكير لإعادتهم إلى المسار الصحيح.

قد يلزم القيام بذلك يوميًا أو أسبوعيًا أو حتى شهريًا لمواكبة حالات محددة. في اجتماع فردي مع الموظفين عن بُعد، اكتشف ما إذا كانوا يواجهون أي صعوبات وما يمكن القيام به للتخفيف منها.

وفقاً لـ دراسة حالة من جامعة والدن، فإن مشاركة الموظفين والمطورين تزداد عندما يشعرون بارتباط شخصي بالشركة. يجب أن تضمن التواصل الواضح والمستمر مع الموظفين عن بُعد بصفتك مديراً أو قائداً للفريق. ستزداد ثقة الموظفين، وسيكون التعاون مثمراً. إذا بدا الموظف متوترًا أو غير راضٍ، يمكنك معرفة ذلك من خلال الاتصال به بانتظام للدردشة.

لا تعتمد فقط على التواصل المتعلق بالعمل. يرجى الدردشة مع الموظفين عن بُعد للتعرف عليهم بشكل أفضل. استفسر عن نشأتهم وأذواقهم في الموسيقى والأفلام. هذا يدل على أنك تقدرهم كأشخاص بالإضافة إلى كونهم موظفين.

تعتبر مكالمات الفيديو هي الطريقة الأكثر فعالية للتواصل المباشر والفردي مع الموظفين البعيدين. سيتيح لك ذلك قراءة لغة جسد موظفك وقياس مزاجه العام.

خطط لتظهر للعاملين عن بُعد أنهم موضع تقدير وترحيب في جميع الأوقات. الموظفون الذين يتم إلهامهم لتحقيق المزيد يحققون نتائج أفضل.

يمكن تحفيز الفريق والموظفين من خلال الاعتراف العلني المنتظم بجهودهم. فهذا يجعلهم يشعرون بأن لهم مكانًا في الفريق وأنهم أعضاء مساهمون. تأكد من معرفتهم بمدى تقديرك للجهد الإضافي الذي يبذلونه من خلال إظهار تقديرك له. ليس من الضروري استخدام الكلمات فقط عند تقديم الثناء. فمنح المكافآت حتى لو كانت متواضعة يمكن أن يكون له تأثير كبير على الروح المعنوية.

كل شكل من أشكال العمل عن بُعد يعتمد كلياً على التقدم التكنولوجي. وأي شيء يعيق ذلك قد يكون محبطاً للمعنويات. تخيل موظفًا يعتمد على برامج غير مستقرة ووسائل اتصال غير ملائمة. لقد تحطمت معنوياته، ونتيجة لذلك انخفضت مخرجات عمله.

عزز استخدام أجهزة الكمبيوتر عالية الجودة واتصالات الإنترنت السريعة بين موظفيك. اجعل من السهل عليهم التواصل من خلال الرسائل النصية ورسائل الفيديو ومشاركة الملفات وتحميلها. وبهذه الطريقة، سيجري مؤتمر الفيديو الخاص بك والمشروع دون عوائق.

يمكنك استخدام برنامج مراقبة الموظفين مثل CleverControl لمراقبة موظفيك بكفاءة وسهولة. تعرّف على كل ما تحتاج إلى معرفته عن الأنشطة اليومية لفريقك، بدءاً من التطبيقات التي يستخدمونها إلى النصوص التي يكتبونها وينسخونها إلى مواقعهم. قم بإنشاء لقطات شاشة فردية لتوضيح مشاركة الموظفين في سير العمل.

من المغري الاستمرار في الاتصال وطلب المعلومات عدة مرات في اليوم. تذكر أنك تعمل مع فريق غير مرئي دون إشراف مباشر من الطبيب. لكن مثل هذه الاستراتيجية غالباً ما تأتي بنتائج عكسية مذهلة.

بدءًا من الأمور الواضحة، غالبًا ما يرتكب المديرون المبتدئون خطأ الإدارة التفصيلية ومطاردة موظفيهم بدلاً من تركهم ينجزون عملهم. ثانيًا، يظهر ذلك أنك لا تثق في قدرتهم على التعامل مع الموقف بشكل مستقل. لتجنب التدخل في إنتاجيتهم، قم بالتخطيط لزيارات تفقدية وإحاطات المشروع في الأوقات المناسبة لهم لتلقي التحديثات.

في حالة الإغلاق، قد يشعر الموظفون بعدم التحفيز عندما يُجبرون على البقاء في المنزل وينعزلون عن العالم الخارجي. يجب على المدير أو قائد الفريق تشجيع فريق العمل عن بُعد من خلال دفعهم إلى متابعة إمكانيات التطوير المهني والشخصي.

أحد تعريفات عقلية النمو هو الإيمان بإمكانية التحسن في أي مرحلة أو مهنة. يمكن للقادة والمدراء خلق ثقافة يقدّر فيها الناس النمو على النتائج الفورية. خلق بيئة يتم فيها تشجيع الموظفين على التعلم وتحمل المخاطر للتقدم في حياتهم المهنية.

تتمتع شركتك بتواصل داخلي قوي وأهداف واضحة المعالم وقابلة للتحقيق. ومع ذلك، فإن إطلاع الموظفين على أدائهم سيساعدهم على القيام بعمل أفضل. قم بإنشاء لوحة نتائج مرئية لتتبع أداء الفريق والأداء الفردي وتحفيز العمل الجاد.

يمكن وضع مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) والأولويات القصوى لكل فريق في عرض واضح على لوحة النتائج المرئية. يمكن للمديرين وفرقهم استخدام أدوات متطورة مثل Trello لتعيين المهام والتعاون أو الإحصاءات والمرئيات لنقل التقدم المحرز كل أسبوع أو شهر.

يمكن للاجتماعات المنتظمة لمراجعة لوحة النتائج والأهداف الرئيسية أن تُبقي الموظفين على اطلاع ومشاركة وحماس لتحقيق أهدافهم.

تُعد القدرة على العمل من المنزل ميزة رئيسية للعمل عن بُعد، وهي المحفز الأساسي لمعظم الموظفين. امنح الفريق الموارد والمساعدة اللازمة، ثم تراجع. ستحتاج إلى وضع سياسة تجعل جميع أعضاء الفريق على دراية بأدوارهم وواجباتهم.

يجب إطلاع العاملين عن بُعد على أهداف الشركة حتى يتمكنوا من تبني ثقافة تعمل على تعزيز تلك الأهداف. من المرجح أن يظل العاملون عن بُعد أكثر تحفيزاً عندما يؤمنون بالصالح العام.

لقد اعتاد العديد من الموظفين اليوم على العمل عن بُعد، وقد أعربوا عن عدم رضاهم عن العمل لساعات أطول مما كانوا عليه في الماضي. إذا شعر الموظف بالإرهاق، فقد يضر ذلك بأدائه في العمل ويجعله يفكر في الاستقالة.

لا داعي للقلق! من السهل وضع جدول زمني معقول لاستراحات الموظفين. يجب أن يحصلوا على استراحة لمدة 15 أو 5 دقائق كل ساعة ونصف، بالإضافة إلى استراحة الغداء العادية. ففي نهاية المطاف، تم ربط استخدام الكمبيوتر لفترات طويلة بالإرهاق وتراجع الوظائف الإدراكية.

إذا أراد العمال الحفاظ على سلامتهم العقلية أثناء العمل من المنزل، يجب على المشرفين عليهم السماح لهم بأخذ فترات راحة متكررة ولكن قصيرة.

لا يوجد فرق إذا كانت المجموعة تتعاون عن بُعد أو بشكل فعلي. للحفاظ على معدل ثابت من الكفاءة والإنتاج، من الضروري فرض قواعد ولوائح صارمة في جميع أنحاء مكان العمل. أنت لا تحتاج إلى سلطة محببة أو مطلقة على العاملين لديك. سيكون من المفيد إذا قمت بإنشاء ديكورات رسمية ستفرضها على موظفيك.