كيف وأسباب مراقبة استخدام الموظفين للإنترنت

وفقًا لدراسة أجرتها جمعية الإدارة الأمريكية، فإن 80% من أرباب العمل يراقبون موظفيهم بطريقة أو بأخرى، بدءًا من تتبع هواتف الشركات إلى تسجيل رسائل البريد الإلكتروني. تُعد مراقبة استخدام الموظف للإنترنت أحد أكثر مصادر المعلومات القيمة والمصوّرة عن يوم عمله. سيُظهر ما إذا كان الشخص يزور مواقع الويب المتعلقة بالعمل أو يستخدم الوقت والجهاز المملوك للشركة للترفيه أو التسوق أو المواعدة.

ووفقًا للإحصائيات التي قدمها موقع Zippia.com، يقر 64% من العمال بأنهم يزورون مواقع غير متعلقة بالعمل كل يوم. كما يذكر 45% من العمال أيضاً أن وسائل التواصل الاجتماعي من بين الملهيات الرئيسية، ويعترف 44% من العمال بأنهم يرسلون رسائل نصية أثناء وجودهم في العمل. يقضي الموظف العادي ما يقرب من 3 ساعات عمل من أصل 8 ساعات عمل في أنشطة غير متعلقة بالعمل، وهو ما قد يكلف الشركة 1.7 مليون دولار سنويًا لكل 100 موظف من موظفيها. وبالنظر إلى الإحصاءات أعلاه، فإن ضرورة مراقبة استخدام الموظفين للإنترنت لا تثير أي شكوك.

يمكن أن تحقق مراقبة كيفية استخدام موظفيك للإنترنت فوائد أكثر من مجرد معرفة ما إذا كان موظفوك يعملون أم لا.

• تحسينات في الإنتاجية. سيؤدي الكشف عن مصادر التشتيت والحد منها في مكان العمل إلى تحسين كفاءة الموظفين. فمن ناحية، سيتم تقييد العاملين من الوصول إلى مصادر الإلهاءات. ومن ناحية أخرى، تعمل المراقبة كرافعة نفسية. إذا علم الموظفون بالمراقبة، فإنهم سيقضون وقتًا أقل في أنشطة غير منتجة.

• الحد من مخاطر تسرب البيانات. كما في حالة تحسين الإنتاجية، فإن هذا يعمل في كلا الاتجاهين. فتسجيل كل إجراء أو رسالة يمكن أن يجعل العديد من المتطفلين المحتملين يغيرون رأيهم. إلى جانب ذلك، فإن مراقبة استخدام الإنترنت سيحذر الموظفين من زيارة المواقع غير الآمنة أو غير القانونية التي قد تعرض أمن الشركة للخطر. إذا حدث اختراق أمني، فإن تقارير المراقبة ستساعد في العثور على المخترق.

• الكشف عن الاختناقات. Even when employees do not visit unproductive or dangerous websites, they may not use their work time efficiently. While analyzing the employee's Internet history, you may sometimes discover problems they face at work. For example, extensive searches of work-related "how to" guides may signal the employee's lack of experience or training in this field. Visiting thematic health websites may tell you about the employee's health problems or impending burnout. Working with these problems, for example, offering additional training or extra days off will help keep employees and improve your image as an employer.

• الحد من معدل دوران الموظفين. تعتبر مواقع العمل في سجل الموظف على الإنترنت علامة تنذر بالخطر على احتمال تركه للشركة. من الطرق الجيدة للتعامل مع مثل هذا الموقف هو مناقشته مع الموظف. قد يساعدك حل المشاكل التي يواجهها الموظف في الحفاظ على هذا الأصل الثمين في الشركة.

تتم مراقبة استخدام الإنترنت باستخدام برنامج خاص وعادةً ما ينطوي على تتبع ما يلي:

• المواقع التي تمت زيارتها;

• مراقبة شبكات التواصل الاجتماعي والمراسلين;

• استعلامات البحث;

• الوقت المستغرق على الموقع الإلكتروني;

• تصنيف المواقع الإلكترونية التي تمت زيارتها حسب النوع والإنتاجية;

• حظر مواقع الويب غير المرغوب فيها.

يغطي CleverControl كل ما سبق ويقدم مراقبة كاملة لاستخدام الموظفين للإنترنت.

• يغطي CleverControl كل ما سبق ويقدم مراقبة كاملة لاستخدام الموظفين للإنترنت. يلتقط جميع المواقع التي تمت زيارتها في المتصفحات الأكثر شعبية. إلى جانب ذلك، يسترجع سجل تصفح الموظف قبل أسبوعين من التثبيت. كما يسرد CleverControl أيضاً المواقع الإلكترونية الأكثر استخداماً والوقت الذي يقضيه عليها.

• يتم تمييز جميع المواقع التي تمت زيارتها بواسطة النظام على أنها منتجة أو غير منتجة. ثم يقوم البرنامج بعد ذلك بحساب نسبة الموقع المنتج/غير المنتج ويوفر تقييم إنتاجية كل موظف على أساسها.

• المواقع الإلكترونية أيضاً مصنفة حسب الفئة: مشاركة الملفات والترفيه والتسوق والمهنة والتعليم. يمكنك تتبع فئات المواقع الإلكترونية التي يستخدمها الموظف أكثر من غيرها في صفحة نشاط المستخدم. تسمح هذه الميزة أيضاً باكتشاف أي أنواع من المواقع غير المرغوب فيها على الفور.

• تقوم CleverControl بتتبع نشاط الموظفين في أكثر برامج المراسلة الشهيرة ووسائل التواصل الاجتماعي, مثل Facebook وTwitter وInstagram وWhatsApp وLine وغيرها. يقوم البرنامج بتسجيل الرسائل المكتوبة والتقاط لقطات شاشة للدردشة. بالإضافة إلى ذلك، يقوم البرنامج بتسجيل الوقت الذي يقضيه الموظف على وسائل التواصل الاجتماعي والمحادثات ويدرج هذه المعلومات في التقارير الإحصائية.

• لا يقوم البرنامج بتسجيل مواقع الويب التي تمت زيارتها فحسب، بل أيضًا استعلامات البحث. تتوفر عبارة الاستعلام ورابط لنتائج البحث على لوحة معلومات المراقبة.

• بالإضافة إلى المراقبة، توفر CleverControl ما يلي حجب الموقع الميزات. يمكنك حظر المصادر غير المرغوب فيها حسب الفئة أو الكلمات المفتاحية أو عناوين URL أو تقييد الوصول إلى جميع المواقع الإلكترونية باستثناء المواقع المسموح بها.

باختصار، يشمل برنامج CleverControl جميع جوانب استخدام الإنترنت المهمة لتقييم إنتاجية العاملين.

القاعدة الأساسية في تنفيذ أي نوع من أنواع المراقبة هي الامتثال للقوانين واللوائح المحلية والولائية. قد تكون هذه اللوائح مختلفة جدًا حسب موقعك. ومع ذلك، ولتجنب المشاكل القانونية، نوصي بإبلاغ موظفيك بنظام المراقبة والحصول على موافقتهم على المراقبة.

قد تواجه بعض المزالق الأخرى أثناء تنفيذ نظام المراقبة في شركتك. يمكننا أن نوصي بما يلي هذه المقالة ستكون مصدرًا كبيرًا لمساعدتك أثناء العملية.