CleverControl - 7 خرافات لدى الموظفين حول برامج المراقبة عن بُعد

أصبحت فكرة مراقبة الموظفين شائعة مع تهافت الشركات على تطبيق العمل عن بُعد بسبب الجائحة.

لم يعد مسموحاً للمدراء بالاطمئنان على فرقهم شخصياً. وسرعان ما طوّر أصحاب الأعمال الذين كانوا متشككين في السابق بشأن العمل عن بُعد سياسات العمل من المنزل. وتبنت شركات أخرى بحماس العمل عن بُعد، وسمحت لفرق العمل بالعمل عن بُعد بشكل دائم من أي مكان.

حتى الطريقة التي تتعامل بها الشركات مع العملاء تغيرت بشكل كبير. توظف معظم الشركات أفضل أنظمة مكتب المساعدة للتعامل مع ارتفاع عدد التذاكر المرسلة من العملاء.

بالإضافة إلى التعامل مع استفسارات العملاء، يمكن أن تساعد أنظمة مكتب المساعدة الشركات في إنشاء اتصال إيجابي مع العملاء. كما توفر حلول مكتب المساعدة أيضًا نقطة انطلاق استراتيجية لجعل الشركة أكثر كفاءة في تلبية متطلبات السوق المتغيرة باستمرار.

كانت الحاجة إلى معرفة ما تم إنجازه، مثل دعم العملاء، خلال اليوم والحصول على طريقة مركزية واحدة لرصد التقدم المحرز حاضرة في مواقف مختلفة.

مع زيادة الاهتمام بالمراقبة، ازدادت مخاوف الموظفين. كان لدى الموظفين أسئلة أثناء تأقلمهم مع هذه الإجراءات الجديدة ومحاولتهم اقتطاع مساحات في منازلهم لأماكن العمل عن بُعد.

برنامج المراقبة عن بُعد هو برنامج يمكّن مسؤولي الشركة من مراقبة جميع أجهزة موظفيها والإشراف عليها عن بُعد. وعادةً ما يتم نشره عبر شبكة الشركة ويوفر عرضاً مركزياً للسجلات من حاسوب واحد متصل بالشبكة.

يمكن إجراء المراقبة بأساليب متنوعة، ومن أمثلة المراقبة عن بُعد مراقبة البريد الإلكتروني واستخدام الإنترنت، والتقاط الصور والفيديو، وتتبع نظام تحديد المواقع العالمي (GPS). الهدف الأساسي هو تتبع إنتاجية فريقك واكتساب رؤى حول التحديات المحتملة.

وفقًا لبحث أجراه موقع Top10VPN، ازدادت الحاجة إلى برامج المراقبة عن بُعد بنسبة 54% بعد الانتشار المفاجئ لفيروس كوفيد-19. استخدمت العديد من الشركات مؤخرًا برامج مراقبة الكمبيوتر لمراقبة سلوك موظفيها على الإنترنت.

يُعد برنامج مراقبة الموظفين عن بُعد عنصراً أساسياً في الشركات على مستوى العالم. ويعد البرنامج نعمة للشركات التي تكافح من أجل إدارة الموظفين العاملين عن بُعد من منازلهم أو أماكن عملهم. وهو اليوم مطلب تفرضه متطلبات الشركات العالمية والقيود التنظيمية المتطورة باستمرار. وعلى الرغم من المزايا المتنوعة، إلا أن العديد من الشركات تتردد في نشر برنامج تتبع الموظفين. كما أن النزاعات وسوء الفهم الذي لا ينقطع يتحدى ضرورتها.

وفقًا لدراسة أجرتها مؤسسة البيانات الدولية، فإن 30 إلى 40% من الموظفين يستخدمون الإنترنت في أنشطة غير متعلقة بالعمل. كما كشفت الدراسة أن 21 إلى 31% من الموظفين يشاركون بنشاط في أنشطة غير أخلاقية، مثل كشف معلومات الملكية أو الملكية الفكرية لأطراف خارجية وتعريض العديد من المشاريع والأصول الهامة للخطر.

توفر أفضل برامج المراقبة والإدارة عن بُعد طريقة بديلة لرصد وتحليل أداء العمال للكشف عن عمليات جديدة ومحسّنة، وهو أمر مستحيل باستخدام طرق المراقبة التقليدية. تساعد حلول تتبع الموظفين أصحاب الأعمال وموظفيهم على اكتساب وعي شامل بأنشطة مكان العمل. من خلال التتبع، قد تكتشف مؤسسات النظام كيفية جعل موظفيها أكثر أمانًا وإنتاجية مع تعزيز سير العمل في عملياتها التجارية.

يعتقد العديد من الموظفين أنه يتم التشكيك في ولائهم بسبب هذا البرنامج. مع وضع هذه العوامل في الاعتبار، إليك المفاهيم الخاطئة الشائعة حول برنامج مراقبة الموظفين.

1. حل المراقبة عن بُعد ينتهك خصوصية الموظفين

   لا ينبغي استخدام مراقبة الموظفين لانتهاك الخصوصية. فعند استخدامها بشفافية وإنصاف، تساعد هذه التقنيات ورؤاها أصحاب الأعمال والموظفين على أداء أكثر كفاءة. عند استخدام أدوات مراقبة الموظفين، يجب على الشركات إعطاء الأولوية لسرية المشاركين والحفاظ عليها.

   لذلك، من المهم أن تكون منفتحًا وصادقًا مع الموظفين بشأن نظام مراقبة الموظفين، والبيانات التي تجمعها، وكيف تنوي استخدامها. ويمكنك القيام بذلك بشكل احترافي من خلال سياسة رسمية أو بشكل غير رسمي من خلال محادثة غير رسمية أو بريد إلكتروني. توفر المساءلة المصداقية، وهو أمر ضروري لتهدئة أي مخاوف تتعلق بالخصوصية.

2. الإدارة وحدها هي التي تستفيد من مراقبة الموظفين

   تتمتع برامج مراقبة الموظفين بفوائد متعددة للموظفين. فعلى سبيل المثال، تعمل هذه التقنيات على تسهيل وتشجيع التوسع في فرص العمل الافتراضي والمرن.

   تمنح برامج مراقبة الموظفين الشركات الثقة للسماح لموظفيها بالعمل عن بُعد. فهي تلغي قيود الجدولة المكتبية التي تقيد إمكانيات الإجازات والوقت الاجتماعي والعائلي وتستلزم تنقلات مكلفة وغير سارة. بالإضافة إلى ذلك، نظرًا لربط مخرجات العمل بالإحصائيات الفردية والمؤسسية، يمكن للبيانات التي يتم جمعها بواسطة برنامج التتبع أن تسهل الترقيات المتساوية وزيادة الأجور.

3. تنطبق مراقبة الموظفين على الموظفين عن بُعد فقط

   يعتقد البعض أن حل المراقبة مناسب فقط لمراقبة نشاط الموظفين في الموقع على الإنترنت. ومع ذلك، هذا أمر مضلل. يمكنك استخدام برنامج التتبع لمراقبة نشاط الموظفين على الإنترنت، سواء كانوا في الموقع أو عن بُعد.

   تشتري العديد من الشركات هذه البرمجيات خصيصاً لمراقبة إنتاج العاملين عن بُعد. يجب أن تمنح الشركات موظفيها العاملين عن بُعد حرية القيام بأنشطتهم دون إشراف مستمر بسبب وجود العديد من الانقطاعات في المنزل.

   بينما يتكيف الموظفون مع العمل عن بُعد، قد يراقب أصحاب العمل نشاطهم عبر الإنترنت للتأكد من أن التحول البيئي لم يؤثر سلباً على الإنتاجية.

4. مراقبة الموظفين ستضر بالروح المعنوية

   مراقبة الموظفين عن بُعد التكنولوجيا لديها القدرة على تعزيز مشاركة الموظفين عند تطبيقها بشكل مناسب. تسمح الشفافية وملاءمة سلوكيات العملاء للإدارة العليا بالنظر إلى ما لا يعمل بشكل صحيح. يمكن العثور على الاختناقات في خطوط الأنابيب وإصلاحها بسرعة باستخدام مقاييس الأداء والاستراتيجيات لتقليل الأنشطة المستهلكة للوقت وغير الفعالة.

   يكون المديرون على دراية بتوافر المهام، بما في ذلك الموظفون المثقلون بالأعباء والموظفون ذوو الأداء الضعيف. وهذا يسهل التوزيع العادل لمسؤوليات الموظفين ومشاريعهم ويحفز على اتخاذ إجراءات عند الضرورة.

   بالإضافة إلى تعزيز بيئة أكثر صحة وتعزيز الاحتفاظ بالموظفين، قد يقلل أيضًا من الآثار السلبية مثل الإرهاق والنزاعات الداخلية.

5. تولد المراقبة عن بُعد مهام إضافية

   في البداية، قد يبدو استخدام أداة تتبع لمراقبة الموظفين تطفلاً في البداية. فهو يخلق صورة غير سارة لمكان العمل حيث يراقب المديرون كل لوحة مفاتيح ويخشى الموظفون أخذ فترات راحة.

   يمكن تخفيف ضغط الموظفين من خلال مراقبة بعض الأنشطة. ويستخدم محترفو المبيعات تطبيقات إدارة علاقات العملاء، مثل Pipeliner CRM، لتقديم مستويات أعلى من التفاعل مع العملاء. يتيح هذا البرنامج لأعضاء الفريق تنظيم العملاء المحتملين وجهات الاتصال، ورعاية العملاء المحتملين، وتخطيط الأنشطة المتعلقة بالمبيعات، وتتبع الفرص.

   إن معرفة المدة الزمنية التي يستغرقها إنجاز مهام محددة بالضبط من شأنه أن يساعد المديرين على تخصيص الوقت وتوزيع المهام بين أعضاء الفريق بشكل أكثر فعالية. وفي النهاية، يعود ذلك بالنفع على صاحب العمل والعامل على حد سواء.

   إن الحفاظ على تواصل قوي ومفتوح في مكان العمل هو أفضل طريقة لتخفيف مخاوف الموظفين فيما يتعلق ببرامج التتبع. وصف الحاجة إلى أفضل برامج مراقبة الموظفين وكيف يمكن أن تفيد جميع الأطراف. لا ينبغي أن يقلق الجميع لأن كل شيء مفتوح وواضح.

6. مراقبة الموظفين غير قانونية

   نظرًا لأن اللوائح تختلف من بلد إلى آخر، فإن ما يمكن للشركات مراقبته يختلف باختلاف موقع الشركة وموظفيها. في بعض البلدان، يُسمح للشركات في بعض البلدان باستخدام أفضل أدوات المراقبة if they notify their employees ahead, while in others, "stealth" monitoring is allowed.

   ومع ذلك، تسمح معظم الدول بمراقبة الموظفين إلى حد ما وفي ظل حالات معينة. وغالباً ما تخضع مراقبة الموظفين لمعايير واسعة النطاق تشمل جمع البيانات ومعالجتها وحمايتها، بدلاً من قوانين محددة.

7. برامج المراقبة عن بُعد مكلفة

   قد تبدو حلول المراقبة عن بُعد باهظة الثمن، ولكنها ليست كذلك. يمكنك الاشتراك في التطبيقات المستندة إلى السحابة التي تخزن البيانات مقابل رسوم شهرية. يقدم مطورو أفضل برامج المراقبة عن بُعد العديد من خيارات الاشتراك بناءً على عدد موظفي الشركة، مما يتيح للشركات الصغيرة والكبيرة اختيار الحل الأمثل لمتطلباتها.

برنامج المراقبة عن بُعد للموظفين، مثل أي تقنية أخرى، له فوائد وعيوب. تعد مراقبة الموظفين طريقة رائعة لحماية بيانات شركتك مع الحفاظ على امتثال الموظفين ومسؤوليتهم وكفاءتهم.

ومع ذلك، من السهل إساءة استخدامها. ونتيجة لذلك، يجب عليك ترتيب عملية تدريب موظفيك على المراقبة بعناية. تجنب الأخطاء الشائعة مثل تطبيق البرنامج دون إخطار موظفيك.

يمكنك دحض هذه الخرافات من خلال التخطيط والتنفيذ الصحيحين لبرنامج المراقبة عن بُعد. أفضل ميزة هي أنه يمكنك استخدام هذه الأداة لمراقبة الموظفين سواء داخل المكتب أو عن بُعد.