Найкращі практики для відстеження активності в браузері без шкоди для довіри

Відстеження активності в Інтернеті на робочому місці зазвичай включає реєстрацію відвіданих веб-сайтів, пошукових запитів, активності в соціальних мережах і чатах (іноді включаючи журнали повідомлень). Іноді роботодавець може також відстежувати передачу файлів і натискання клавіш (наприклад, повідомлення або пошукові запити).

Організації можуть використовувати один з декількох методів моніторингу інтернет-активності:

1. Моніторинг мережі через налаштування роутера: налаштування роутера для запису інтернет-трафіку;
2. Проксі-сервери та брандмауери можуть реєструвати інтернет-трафік для адміністративного аналізу. Вони також можуть блокувати доступ до невідповідних веб-сайтів;
3. Програмне забезпечення для моніторингу працівників реєструє всі дії на комп'ютері працівника, включно з історією переглядів та активністю в соціальних мережах, а також має функцію блокування сайтів.

Законність відстеження інтернет-активності залежить від державних і місцевих законів у вашій місцевості. Наприклад, згідно із законодавством США, моніторинг працівників, як правило, є законним. Закон про конфіденційність електронних комунікацій (ECPA) зазвичай дозволяє роботодавцям відстежувати пристрої та мережі, що належать компанії, якщо вони переслідують законні бізнес-цілі. Деякі штати закликають організації повідомляти співробітників про діяльність з відстеження; інші штати залишають повідомлення на розсуд роботодавця. Роботодавцям також рекомендується мати чітку політику, що визначає обсяг і методи моніторингу.

Загальний регламент про захист даних (GDPR) регулює відстеження комп'ютерної активності працівників у ЄС. Згідно з ним, організації повинні обмежити збір даних до суворо необхідних для законних бізнес-цілей, інформувати співробітників про моніторинг і часто отримувати їхню згоду.

Подібні правила захисту даних діють в Австралії, Індії, Канаді, Данії та інших країнах.

В інших юрисдикціях захист приватності є суворішим. У Греції, наприклад, електронне спостереження заборонено, якщо роботодавець не має на це законного дозволу або законних бізнес-цілей. Нідерланди вимагають, щоб організації мали законні ділові інтереси, які переважають права працівників на приватність, для здійснення моніторингу працівників. Фінляндія обмежує моніторинг електронної пошти, дзвінків і використання комп'ютера.

У цьому розділі ми лише коротко розглянули законність моніторингу працівників у різних юрисдикціях. Загалом, хоча моніторинг працівників є законним у більшості країн, все більше уваги приділяється балансуванню між інтересами роботодавця та правами працівників на недоторканність приватного життя. Ми рекомендуємо проконсультуватися з юрисконсультом, перш ніж впроваджувати практику відстеження у вашій організації.

Відстеження активності в Інтернеті може принести користь як організаціям, так і співробітникам, і ось як це зробити:

1. Моніторинг підвищує продуктивність. Боротьба зі спокусою перевірити вхідні повідомлення в чаті або на сайті інтернет-магазину може бути непростою, і не всі можуть їй протистояти. Відстеження активності в Інтернеті дозволяє виявити працівників, які витрачають надмірний час на діяльність, не пов'язану з роботою, наприклад, на особистий перегляд, соціальні мережі, відеоплатформи тощо. Маючи цю інформацію, менеджери можуть вжити заходів для покращення фокусу та продуктивності, наприклад, заблокувавши відволікаючі фактори.
2. Зібрані дані виявляють прогалини у навичках. Якщо працівник часто гуглить, як користуватися певним додатком, необхідним для роботи, йому може знадобитися додаткове навчання. Аналіз історії браузингу працівника може дати вам підказку, яких навичок і знань йому бракує. Після цього можна спланувати відповідні програми навчання та розвитку.
3. Відстеження підвищує безпеку даних. Надійне DLP-рішення може виявити та запобігти несанкціонованому доступу співробітників до конфіденційних даних компанії, обміну ними або їх завантаженню.
4. Моніторинг допомагає підвищити безпеку мережі компанії. Спеціалізоване програмне забезпечення може виявляти спроби доступу до шкідливих веб-сайтів або завантаження інфікованих файлів.

Незважаючи на всі свої переваги, відстеження активності працівників в Інтернеті може мати негативні наслідки, якщо його здійснювати неетично. Основною проблемою тут є конфіденційність працівників. Працівники мають право на приватність, і використання занадто нав'язливих методів моніторингу може призвести до недовіри, ворожої робочої атмосфери і навіть юридичних наслідків. Працівники можуть відчувати себе об'єктом мікроконтролю і недовіри, що може знизити їхню задоволеність роботою і змусити їх шукати кращі умови в інших компаніях.

Відстеження інтернет-активності також пов'язане з технічними проблемами. Впровадження та обслуговування систем моніторингу може бути складним і дорогим. Крім того, навіть найнадійніші рішення схильні до помилок. Вони можуть позначати законну діяльність як підозрілу, що призводить до непотрібних перевірок співробітників.

Впровадження моніторингу співробітників вимагає ретельного підходу, щоб пом'якшити ці труднощі та отримати всі переваги.

Ми зібрали найкращі практики впровадження програмного забезпечення для відстеження.

Сучасний ринок пропонує безліч інструментів для відстеження активності співробітників в Інтернеті. CleverControl - одне з найбільш просунутих і надійних рішень у цій сфері. Він відстежує історію переглядів кожного співробітника, пошукові запити, час, проведений на кожному веб-сайті, та активність у соціальних мережах. Зібрані дані агрегуються у зрозумілі статистичні діаграми та графіки, що дозволяє швидко аналізувати індивідуальну продуктивність та загальнокомандні тенденції. Платформа також пропонує гнучкі налаштування блокування сайтів, щоб ви могли обмежити відволікаючі фактори і допомогти співробітникам зосередитися на роботі.

Керівник навряд чи завоює довіру своєї команди, якщо буде таємно стежити за її діяльністю. Чесність - завжди найкраща політика. Ми рекомендуємо відкрито повідомляти працівникам про причини впровадження заходів з відстеження, навіть якщо ваша юрисдикція цього не вимагає. Будьте прозорими щодо того, які дані збираються: відвідані веб-сайти, час, проведений на цих веб-сайтах, скріншоти, журнали соціальних мереж тощо. Коли це можливо, запитуйте згоду працівника на моніторинг, особливо для більш інтрузивних методів.

Якщо це прийнятно для цілей вашого моніторингу, вилучіть особисту інформацію з аналізу активності, щоб захистити конфіденційність співробітників. Намагайтеся зосередитися на аналізі тенденцій, а не на індивідуальній активності. Не відстежуйте історію переглядів конкретного працівника, натомість шукайте закономірності, як-от надмірне перебування в соціальних мережах або відвідування ризикованих сайтів.

Визначте чіткі цілі моніторингу та обсяг даних, які потрібно зібрати для їх досягнення. Наприклад, якщо мета - виявити відволікаючі фактори, достатньо буде фіксувати відвідані веб-сайти та час, проведений на них. Запис вхідних і вихідних повідомлень у соціальних мережах у цьому випадку є надмірним.

Діяльність в Інтернеті слід відстежувати на пристроях, що належать компанії, і лише в робочий час. Уникайте моніторингу активності співробітників у неробочий час або на особистих пристроях. Єдиним винятком може бути ситуація, коли працівник використовує особистий пристрій для роботи. У цьому випадку обране рішення для моніторингу повинно мати функцію входу та виходу, щоб працівник міг припинити моніторинг, коли закінчується робочий день.

Організація повинна мати комплексну політику використання Інтернету, яка визначає прийнятну та неприйнятну поведінку в мережі. Крім того, має бути окрема політика, яка визначає обсяг моніторингу, як використовуються зібрані дані, як довго вони зберігаються та хто має до них доступ. Обидві політики мають бути легко доступними для працівників. Команда повинна розуміти політику та її наслідки, а також мати канал для висловлення своїх занепокоєнь.

Практики моніторингу не повинні бути застиглими. Їх слід періодично переглядати, щоб переконатися, що вони все ще необхідні та ефективні.

Активно прислухайтеся до відгуків працівників та адаптуйте відстеження до будь-яких проблем, пов'язаних з конфіденційністю. Крім того, ви повинні бути в курсі відповідних законів про конфіденційність і трудового законодавства та забезпечувати відповідність змінам.

Відстеження веб-активності співробітників може значно підвищити їхню продуктивність і зосередженість, а також посилити безпеку компанії. Однак практика моніторингу вимагає обережного підходу, який дозволить вам уникнути її негативних сторін. Надаючи пріоритет прозорості, зосереджуючись на агрегованих даних і поважаючи конфіденційність співробітників, ви можете впровадити моніторинг веб-активності таким чином, щоб зберегти довіру і сприяти створенню позитивної робочої атмосфери.