Програмне забезпечення для моніторингу штату Пенсільванія: найкращі практики для регульованих галузей

Ви можете керувати банком у Пітсбурзі або лікарнею в Гаррісбурзі. Або, можливо, ваша страхова фірма у Філадельфії щодня обробляє тисячі конфіденційних записів клієнтів. У всіх цих випадках ваші співробітники мають доступ до конфіденційних даних, які, навмисно чи випадково неправильно поводячись, можуть призвести до серйозних юридичних, фінансових і репутаційних наслідків.

По всій Пенсільванії до банківських, фінансових, страхових і медичних організацій пред’являються суворі вимоги безпеки та відповідності. Програмне забезпечення для моніторингу співробітників є критично важливим компонентом для виконання цих вимог, управління ризиками та підвищення безпеки.

Але як це можна правильно реалізувати в Пенсільванії? Давайте розглянемо цю тему в сьогоднішній статті.

Розуміння державних і місцевих норм конфіденційності має вирішальне значення для впровадження моніторингу працівників у будь-якій галузі; а в регульованих сферах – удвічі критичніше. Програмне забезпечення для моніторингу співробітників допомагає гарантувати, що дані клієнта або пацієнта захищені та правильно обробляються. У процесі він збирає великі обсяги даних про діяльність співробітників і може випадково захопити конфіденційні дані клієнтів або пацієнтів. Отже, впроваджуючи програмне забезпечення для відстеження в регульованих галузях Пенсільванії, вам слід враховувати наступне:

1. Наскільки добре це допомагає захистити конфіденційні дані клієнтів?

2. Чи відповідає він галузевим нормам?

3. Чи підтримує він права працівників щодо зібраних про них даних?

Щоб відповісти на ці запитання, необхідно знати правовий ландшафт Пенсільванії. Почнемо з галузевих норм.

У сфері охорони здоров’я роботодавці повинні дотримуватися HIPAA (Закон про перенесення та підзвітність медичного страхування). Він вимагає максимального захисту захищеної медичної інформації (PHI), яка є індивідуальною медичною інформацією, як-от історії хвороби, результати тестів, інформація про страхування або будь-які дані, які стосуються фізичного чи психічного здоров’я людини, наданої медичної допомоги чи оплати за медичну допомогу.

Закон Пенсільванії також забороняє розголошувати інформацію, пов’язану з ВІЛ, і записи про психічне здоров’я чи лікування від токсикоманія без письмової згоди.

Програмне забезпечення для моніторингу співробітників, якщо його правильно впроваджено, діє як пильний охоронець, допомагаючи вам виявляти та запобігати потенційним порушенням конфіденційних даних.

Компанії, які працюють у сфері фінансів, повинні дотримуватися GLBA (Закон Грамма-Ліча-Блайлі). Це вимагає захисту непублічної персональної інформації (NPI) споживача. NPI – це будь-яка інформація, яка:

1. Клієнт надає для отримання фінансового продукту чи послуги (ім’я, адреса, дохід тощо)

2. Результати будь-якої транзакції, виконаної для клієнта (номери рахунків, платіж, історія, баланс тощо)

3. Фінансова компанія отримує відомості про клієнта для надання послуги або продукту (записи суду, звіти споживачів тощо)

Моніторинг співробітників має вирішальне значення для раннього виявлення загроз безпеці та їх усунення.

У сфері страхування Закон штату Пенсільванія про безпеку страхових даних (PIDSA), який набув чинності в грудні 2023 року, вимагає надійних гарантій щодо непублічної інформації, реагування на інциденти та навчання працівників щодо кібербезпеки та моніторингу.

Speaking about employee privacy rights and employee monitoring, companies must consider the Pennsylvania Wiretapping and Electronic Surveillance Control Act ("Wiretap Act"). Pennsylvania is a two-party consent state. It means that recording, intercepting, or monitoring oral, electronic, or wire communications is illegal without the consent of all parties involved.

Хоча Закон про прослуховування обмежує аудіозапис, він, як правило, не забороняє відеоспостереження, якщо звук не записується. Відеоспостереження заборонено у туалетах, роздягальнях та інших місцях, де працівники розумно сподіваються на конфіденційність.

Федеральний закон про конфіденційність електронних комунікацій (ECPA) схожий на Закон про прослуховування. Він забороняє роботодавцям перехоплювати електронні комунікації без згоди, але передбачає винятки для моніторингу систем, що належать роботодавцю, особливо з законних комерційних причин.

Відповідно до законодавства штату Пенсільванія, роботодавці не зобов’язані інформувати працівників про моніторинг, за винятком моніторингу комунікацій.

Це був лише короткий огляд законів штату Пенсільванія. Ми рекомендуємо отримати консультацію юриста перед впровадженням моніторингу співробітників.

Але чому в першу чергу потрібно контролювати працівників таких галузей, як фінанси, страхування та охорона здоров’я?

Уявіть, які дані вони обробляють щодня. Номери соціального страхування, залишки на рахунках, історії хвороби, персональні ідентифікатори та багато інших цінних даних. Як ми дізналися в попередньому розділі, ці дані захищені законом, який покладає зобов’язання на організації, які їх обробляють. Програмне забезпечення для моніторингу співробітників може допомогти:

1. Забезпечте безперервне дотримання нормативних актів і створіть контрольний слід.

2. Виявляти неавторизований доступ до конфіденційних даних, незвичну передачу даних або іншу підозрілу діяльність, яка може вказувати на потенційний витік даних.

3. Вирішуйте внутрішні та зовнішні загрози.

4. Переконайтеся, що дані обробляються відповідно до встановлених протоколів.

Впровадження моніторингу працівників може бути складним і заплутаним процесом, особливо в регульованих галузях, де помилки можуть коштувати дорого. Ось сім найкращих практик, розроблених для бізнес-лідерів Пенсільванії.

Які дані зберігає ваша організація? Хто має доступ? Де слабкі місця?

Перш ніж купувати програмне забезпечення, оцініть свої ризики. Банк, який обробляє банківські перекази, має інші потреби, ніж клініка, яка керує прийомом пацієнтів.

Не все програмне забезпечення для моніторингу підходить для регульованих галузей. Вибране вами програмне забезпечення має чітко вказувати, що воно відповідає HIPAA або іншим відповідним нормам у вашій галузі. Шукайте такі функції, як:

1. Зашифровані журнали аудиту (HIPAA вимагає 6-річного зберігання)

2. Журнал доступу на основі ролей

3. Інтеграція з системами DLP і SIEM

4. Сповіщення про підозрілу поведінку (наприклад, доступ у неробочий час, масове завантаження)

Несподіваний моніторинг може мати негативні наслідки. Натомість будьте відкритими. Розробіть чітку письмову політику, яка чітко визначає, що буде відстежуватися, чому це необхідно та як зібрані дані використовуватимуться та захищатимуться. Проведіть коротку зустріч. Поясніть, що моніторинг використовується не для лову людей, а для захисту клієнтів і виконання юридичних зобов’язань.

Хоча в Пенсільванії вам зазвичай не потрібна згода на візуальний або комп’ютерний моніторинг на робочому місці, прозорість зменшує опір і сприяє співпраці.

Немає необхідності записувати кожне натискання клавіші. Визначте чіткі цілі для вашої програми моніторингу. Це для запобігання викраденню даних? Щоб забезпечити дотримання певних протоколів безпеки? Обмежте свою діяльність моніторингу тим, що суворо необхідно для досягнення цих заявлених цілей.

Зосередьтеся на системах з високим ризиком: базах даних пацієнтів, фінансових платформах, інструментах обробки претензій. Застосовуйте моніторинг на основі ролі та конфіденційності даних. Адміністратор не потребує такого ж нагляду, як розпорядник претензій.

Журнали, які ви збираєте, є чутливими. Вони можуть містити особисту інформацію ваших співробітників і випадково отримані дані клієнтів.

Поводьтеся з даними, зібраними вашим програмним забезпеченням для моніторингу, з тим самим рівнем безпеки, який застосовуєте до конфіденційної інформації ваших клієнтів. Якщо хтось зламає вашу систему моніторингу, він зможе побачити все. Тому захистіть, зашифруйте та обмежте доступ до нього для обмеженої кількості персоналу та перевірте, хто переглядає журнали.

Менеджери повинні розуміти, що робить програмне забезпечення, політику моніторингу компанії, ширші практики безпеки та важливість дотримання нормативних вимог. Співробітники повинні знати свої обов'язки. І керівники повинні моделювати етичну поведінку - без винятків.

Зміна регламенту. Відбувається плинність кадрів. Технологія розвивається. Переглядайте свою політику моніторингу принаймні раз на рік. Крім того, добрими методами є проведення імітаційних аудитів і тестування вашого плану реагування на інциденти.

Підсумовуючи, моніторинг працівників у регульованих сферах – це відповідальність.

Якщо ваша компанія працює у сфері охорони здоров’я, страхування чи фінансів у Пенсільванії, вона обробляє частину найбільш конфіденційної інформації, яку мають люди. Ваші клієнти, пацієнти та клієнти розраховують на те, що ви захистите їх.

Продумане впровадження програмного забезпечення для моніторингу є щитом. Спосіб ловити помилки, перш ніж вони стануть порушеннями. Спосіб довести відповідність, коли настане час аудиту.

Кінцевою метою моніторингу є не створення атмосфери підозрілості, а скоріше створення безпечного та сумісного середовища, яке захищає вашу організацію, ваших клієнтів і вашу репутацію.