Програмне забезпечення для моніторингу працівників у Північній Кароліні: ідеї для малого та середнього бізнесу

Малий та середній бізнес Північної Кароліни стикається з проблемою цифрової безпеки та підтримки продуктивності зараз, як ніколи раніше, оскільки економіка штату все більше покладається на технології та віддалену роботу. Як компанії можуть забезпечити безпеку своїх конфіденційних даних, а працівники - максимальну віддачу від роботи?

У цій статті розглядаються різні виклики, з якими стикаються малі та середні підприємства (МСП) Північної Кароліни - від особливостей місцевого ринку до надто поширених вразливостей внутрішньої безпеки. Потім ми покажемо, як сучасне програмне забезпечення для моніторингу співробітників пропонує практичні рішення, які допоможуть вам запобігти витоку даних, точно відстежувати робочий час і побудувати більш безпечне та продуктивне майбутнє для вашого бізнесу.

Основою економіки Північної Кароліни є малий та середній бізнес - 99,6% усіх підприємств штату - це малі та середні підприємства. У них працює 45,3% усіх працівників штату, або 1,7 мільйона осіб. Серед основних секторів бізнесу в Північній Кароліні є

1. Охорона здоров'я: Великі лікарні та спеціалізовані клініки обробляють велику кількість конфіденційних даних пацієнтів, що робить їх постійною мішенню для витоку даних.

2. Професійні, наукові та технічні послуги, включаючи юридичні фірми, консалтингові агенції та технологічні стартапи, працюють з великими обсягами конфіденційної інформації про клієнтів та інтелектуальної власності.

3. Виробництво: Виробничі підприємства особливо вразливі до промислового шпигунства та крадіжки промислових зразків чи інтелектуальної власності.

4. Фінансові послуги, включаючи банківський, інвестиційний та страховий сектори є основними мішенями для фінансового шахрайства та витоку даних.

Постійний перехід до віддаленої та гібридної моделей роботи робить захист конфіденційних даних та підтримку продуктивності ще більш складним завданням. У 2023 році Північна Кароліна посіла 11 місце серед штатів та округу Колумбія за рівнем віддаленої роботи, 16,1% її робочої сили переважно працювали з дому. Такі великі метрополітени, як Ролі-Кері (24,5% віддалених працівників) та Шарлотта-Конкорд-Гастонія (21,5% віддалених працівників), є особливими центрами цієї тенденції. Дистанційна робота пропонує безсумнівну гнучкість та економію коштів, але вона також розширює цифровий периметр бізнесу і робить його більш вразливим до порушень безпеки.

Загрози безпеці можуть приймати різні форми, але їх можна умовно розділити на дві основні категорії: ті, що створюються працівниками, і зовнішні.

Витоки даних з вини працівників можуть бути навмисними або випадковими, і на них припадає до 88% усіх витоків даних. Випадкові витоки даних трапляються через людську необережність або недотримання протоколів безпеки. Наприклад, працівники можуть помилково надіслати важливі дані не тому одержувачу, залишити свої робочі пристрої незахищеними або стати жертвою шахрайства з використанням соціальної інженерії.

Навмисна крадіжка даних трапляється рідше, але вона має жахливі наслідки. Незадоволені працівники, ті, хто прагне особистої вигоди, або особи, завербовані конкурентами, можуть навмисно викрасти списки клієнтів, комерційну таємницю, фінансову документацію або інші дані, що є власністю компанії.

Нарешті, працівники можуть отримати несанкціонований доступ до даних або систем, до яких вони не повинні мати доступу. Це може призвести до неправомірного використання даних або створити можливості для подальших порушень.

Окрім витоків даних, спричинених працівниками, існують також зовнішні загрози. Наприклад, фішингові атаки залишаються найпоширенішим видом злочинів у Північній Кароліні, які часто спрямовані на співробітників з метою отримання доступу до облікових даних або систем. Програми-вимагачі також становлять значну загрозу. Один клік на невірне посилання або відкриття зараженого вкладення - і організація залишається заблокованою в критично важливих системах і виведеною з ладу. Нарешті, існують шахрайства з компрометацією ділової електронної пошти. Це складні схеми соціальної інженерії, коли шахрай часто видає себе за керівника, партнера компанії або довіреного постачальника і обманом змушує співробітника здійснювати шахрайські платежі або ділитися конфіденційною інформацією.

Загрози безпеці - це лише частина проблем, з якими стикаються малі та середні підприємства Північної Кароліни. Підприємствам доводиться стикатися з проблемами продуктивності, які можуть зростати у віддаленому робочому середовищі. Існує неточний облік робочого часу або навіть крадіжка часу, коли працівники перебільшують робочий час або займаються особистими справами в оплачуваний робочий час. Надмірна активність, не пов'язана з роботою, і несанкціоноване встановлення програмного забезпечення не тільки підривають продуктивність, але й можуть призвести до порушення безпеки. Працівник може випадково піддати компанію ризику потрапляння на шкідливі веб-сайти, заразити пристрій шкідливим програмним забезпеченням або порушити ліцензійні угоди.

У 2023 році компанії та приватні особи Північної Кароліни повідомили про приголомшливі [0]234 мільйони доларів фінансових втрат через кіберзлочини, що зробило штат 13-м у країні за загальним обсягом збитків, при цьому було подано 12 282 скарги. Ці цифри доводять, що компанії повинні вживати проактивних заходів для захисту конфіденційних даних від внутрішніх і зовнішніх загроз.

Кібербезпека та продуктивність - це комплексні проблеми, які вимагають вдумливого підходу до їх вирішення. Одним з інструментів, який, безумовно, допоможе вирішити обидві проблеми, є програмне забезпечення для моніторингу співробітників, зокрема, два його типи: Data Loss Prevention (DLP) та моніторинг активності.

Програмне забезпечення для запобігання втраті даних (DLP)

За своєю суттю, програмне забезпечення DLP призначене для запобігання витоку конфіденційних даних з-під контролю вашої організації, випадково чи навмисно. Для малих і середніх підприємств Північної Кароліни, які працюють з інформацією про клієнтів, інтелектуальною власністю або фінансовими даними, DLP є важливим рівнем захисту.

Програмне забезпечення DLP може:

1. Відстежуйте, як передаються файли, і блокуйте несанкціоноване копіювання на USB-накопичувачі, хмарні сховища, програми обміну повідомленнями або зовнішні жорсткі диски.
2. Скануйте вихідні електронні листи, веб-завантаження, документи та іншу конфіденційну інформацію, таку як персональні дані (PII), захищена медична інформація (PHI) або дані індустрії платіжних карток (PCI). Якщо цю інформацію буде виявлено, програма може надіслати сповіщення або заблокувати процес.
3. Забороняйте працівникам робити скріншоти або записувати екрани.
4. Встановіть базову лінію нормальної поведінки співробітників і визначте відхилення, які можуть свідчити про спробу крадіжки даних або порушення політики.
5. Витягуйте та аналізуйте текст із зображень і скріншотів, щоб запобігти витоку конфіденційних даних через нетекстові засоби.

Однією з головних переваг DLP є можливість запобігти витоку даних до того, як він станеться, і, таким чином, мінімізувати фінансові та репутаційні збитки. Крім того, DLP допомагає відповідати регуляторним вимогам щодо захисту даних (наприклад, HIPAA для охорони здоров'я, Gramm-Leach-Bliley Act для фінансових послуг).

Програмне забезпечення для моніторингу активності

У той час як програмне забезпечення DLP зосереджується переважно на відстеженні конфіденційної інформації та працівників, які отримують доступ до цих даних, програмне забезпечення для моніторингу активності охоплює ширшу сферу поведінки працівників. Тому його можна використовувати не лише для безпеки, але й для відстеження продуктивності та робочого часу.

Ключові функції для безпеки та продуктивності:

1. Відстеження відвіданих веб-сайтів і використаних додатків протягом робочого дня.
2. Фіксація початку та закінчення робочого дня, визначення простою та активного часу, а також фактичної тривалості робочого дня.
3. Моніторинг електронної пошти та комунікацій на пристроях, що належать компанії.
4. Створення детальних звітів про активність співробітників, виявлення тенденцій, часу пікової продуктивності та областей для вдосконалення.
5. Періодично робити скріншоти або записувати екран.
6. Розпізнавання обличчя для контролю доступу до пристрою.
7. Просунуті рішення для моніторингу співробітників також можуть записувати відео і звук з веб-камери, перехоплювати дзвінки, керувати завданнями, бачити, скільки часу витрачається на них, і багато іншого.

Програмне забезпечення для моніторингу співробітників ідеально підходить для підвищення продуктивності. Воно допомагає виявити марнотратні дії та зосередитися на поточних робочих завданнях. Крім того, воно забезпечує точне виставлення рахунків і нарахування заробітної плати на основі фактичного робочого часу.

Програмне забезпечення для моніторингу активності може доповнювати деякі функції DLP. Хоча воно зазвичай не відстежує операції з файлами, його великі журнали активності співробітників можуть надати необхідні докази у випадках внутрішніх розслідувань.

Нарешті, моніторинг діяльності сприяє формуванню культури, в якій працівники усвідомлюють результати своєї роботи та відповідально ставляться до свого часу.

Конструктивний зворотний зв'язок - це вулиця з двостороннім рухом. Після того, як ви дали свою оцінку, дайте працівникові слово, щоб пояснити своє бачення ситуації. Ви можете підказати йому, ставлячи відкриті запитання, наприклад: "Що ви думаєте про свої результати?" або "Що, на вашу думку, могло спричинити таке падіння продуктивності?". Вони заохотять працівника поміркувати про свою роботу і поділитися проблемами, з якими він може зіткнутися. Часто вони матимуть цінний контекст, про який ви можете не знати, або навіть самі запропонують рішення. Активно слухайте і занотовуйте їхні ідеї.

Незалежно від того, який тип програмного забезпечення для моніторингу обирає компанія, його впровадження вимагатиме більше, ніж простого встановлення на офісних комп'ютерах. Розуміння правового поля - федеральних і місцевих законів про конфіденційність і трудових норм - має першорядне значення перед використанням будь-якого моніторингу.

Федеральний закон "Закон про конфіденційність електронних комунікацій" (Electronic Communications Privacy Act, ECPA) загалом дозволяє роботодавцям контролювати комунікації в системах, що належать компанії, з легітимних ділових причин. Окремі штати можуть додавати додаткові вимоги, але Північна Кароліна не накладає надто суворих унікальних мандатів. Однак це не означає, що бізнес не повинен ретельно вивчити їх, щоб забезпечити їх дотримання.

По-перше, отримання прямої згоди працівника на моніторинг, хоча і не завжди є обов'язковою вимогою, все ж таки є вкрай бажаним, особливо при моніторингу комунікацій. Зазвичай це робиться через чітку, всеосяжну політику моніторингу працівників, яку підписують при прийомі на роботу або при запровадженні нових заходів моніторингу.

Таємний моніторинг може бути незаконним для деяких видів моніторингу. Наприклад, закон Північної Кароліни про кіберпереслідування забороняє GPS-трекінг без згоди, хоча існують винятки для автопарків. Навіть якщо певний вид моніторингу не є явно незаконним для таємного використання, відсутність прозорості може серйозно зашкодити моральному духу співробітників і призвести до недовіри або судових спорів на основі "обґрунтованого очікування на приватність".

Роботодавці в Північній Кароліні ніколи не повинні стежити за працівниками в приватних зонах, таких як туалети, роздягальні або кімнати відпочинку, оскільки це майже повсюдно заборонено і вважається серйозним втручанням у приватне життя. Аналогічно, моніторинг особистих пристроїв працівника (наприклад, його особистого телефону або ноутбука, який використовується для виконання випадкових робочих завдань) або відстеження його місцезнаходження в неробочий час без явної, конкретної згоди, ймовірно, порушує очікування щодо недоторканності приватного життя і може призвести до правових наслідків. Однак працівник не має жодних обґрунтованих очікувань на конфіденційність під час використання пристроїв, мереж або електронних скриньок, що належать компанії, у робочих цілях.

Окрім законодавчих вимог, компанії повинні враховувати етичну сторону впровадження моніторингу працівників. Це сама по собі велика тема, яку ми детально розглянули в цій статті.

Унікальний характер економіки Північної Кароліни, зростаюча тенденція до віддаленої та гібридної роботи і, як наслідок, підвищені ризики безпеки та вимоги до продуктивності вимагають проактивного підходу. Таким підходом є програмне забезпечення для моніторингу працівників.

За умови продуманого впровадження, відстеження співробітників стає більше, ніж просто інструментом спостереження. Воно перетворюється на стратегічний актив, що дозволяє компаніям Північної Кароліни будувати більш безпечне, продуктивне і, зрештою, більш успішне майбутнє.