Програмне забезпечення для моніторингу співробітників Нью-Джерсі: безпека даних і відповідність

У США значно зросла кількість компаній, які відстежують своїх співробітників через зростання віддаленої та гібридної роботи. Компанії Нью-Джерсі віддзеркалюють національну тенденцію: вони використовують інструменти відстеження, щоб підвищити ефективність роботи та захистити себе від витоків даних і кібератак. Але як підприємства Нью-Джерсі можуть збалансувати потребу в моніторингу з вимогами безпеки даних і конфіденційності співробітників?

У цій статті розглядаються ці два ключові аспекти, пропонуючи інформацію для компаній Нью-Джерсі, які хочуть запровадити або вдосконалити свої стратегії моніторингу співробітників. Ми дослідимо, як надійна кібербезпека та захист особистих даних повинні становити основу будь-якої програми моніторингу, і чому цілісний підхід, який поєднує моніторинг із контролем доступу, є не просто хорошою ідеєю, а необхідністю для комплексної безпеки та відповідності.

За своєю суттю моніторинг — це більше, ніж просто відстеження продуктивності. Цей термін також охоплює захист активів компанії та зниження ризиків злому та витоку даних.

Моніторинг співробітників є життєво важливим компонентом будь-якої системи безпеки, яка захищає конфіденційні дані та інтелектуальну власність. Це не дивно, враховуючи, що помилки співробітників спричиняють або значно погіршують 88% усіх порушень даних. Спеціалізоване програмне забезпечення для запобігання витоку даних (DLP) може виявляти несанкціонований доступ до файлів, підозрілі шаблони зв’язку або незвичну поведінку під час входу до того, як вони переростуть у повномасштабні інциденти.

Спеціалізоване програмне забезпечення для запобігання витоку даних (DLP) може виявляти несанкціонований доступ до файлів, підозрілі шаблони зв’язку або незвичну поведінку під час входу до того, як вони переростуть у повномасштабні інциденти.

Контроль дотримання нормативних актів у вашій організації є ще однією сферою, де моніторинг співробітників може допомогти. Наприклад, постачальники медичних послуг повинні дотримуватися HIPAA, а фінансові установи – FINRA. Деяким компаніям із Нью-Джерсі може навіть знадобитися розглянути GDPR, якщо вони мають європейських співробітників. Моніторинг створює аудиторський слід і забезпечує підзвітність, полегшуючи демонстрацію відповідності.

Керівники можуть використовувати інструменти моніторингу, щоб виявляти безробітних і перевантажених співробітників, перерозподіляти робочі навантаження, виявляти блокпости та загалом покращувати робочі процеси. Йдеться не про мікроменеджмент, а про отримання об’єктивної інформації та прийняття більш ефективних рішень.

Але з цими перевагами приходять виклики. Нью-Джерсі має надійний захист праці; крім того, працівники все більше усвідомлюють свої права на конфіденційність. Ці фактори змушують бізнес уважніше підійти до моніторингового майданчика. Вони повинні збалансувати кількість необхідного нагляду та поваги до приватного життя працівників і правових норм.

Моніторинг співробітників означає збір даних, часто конфіденційних. Навіть якщо ви збираєте лише вкрай необхідні дані, кінцевий цифровий слід може бути величезним: знімки екрана, журнали електронної пошти та чату, історія веб-перегляду тощо. Зберігання та безпека персональних даних ваших співробітників – це величезна відповідальність.

Першим кроком до відповідального поводження з даними є визначення того, які дані має збирати ваша організація та для чого. Це принцип мінімізації даних: збір лише тих даних, які абсолютно необхідні для досягнення ваших законних бізнес-цілей. Чи потрібно реєструвати кожне натискання клавіші, чи буде достатньо підсумку використаних програм? Чи варто записувати історію веб-пошуку, якщо ваша мета — відстежувати відвідуваність? Постановка цих питань заздалегідь може позбавити вашу компанію від неприємностей пізніше.

Коли визначено обсяг необхідних даних і починається моніторинг, безпека зібраної інформації стає першорядною. Він повинен бути захищений не тільки від зовнішніх атак, але й від несанкціонованого доступу зсередини компанії. Основними аспектами захисту є:

1. Шифрування: дані моніторингу мають бути зашифровані як під час їх переміщення (за допомогою протоколів, як-от TLS/SSL), так і під час зберігання на серверах (зазвичай за допомогою таких алгоритмів, як AES-256). Зверніться до свого постачальника програмного забезпечення для моніторингу співробітників, чи вони шифрують дані в стані спокою та під час передачі.
2. Контроль доступу: важливо, хто бачить зібрані дані. Ваша система моніторингу повинна мати суворе керування доступом на основі ролей (RBAC). Зазвичай це робиться шляхом створення облікового запису адміністратора та кількох підпорядкованих облікових записів, наприклад, щоб менеджери могли бачити лише дані своєї команди.
3. Безпечне сховище. Незалежно від того, чи ви обираєте хмарні чи локальні рішення, переконайтеся, що середовище зберігання безпечне. Це включає захищені центри обробки даних, регулярне резервне копіювання та чітко визначений план аварійного відновлення.
4. Керування вразливістю: жодне програмне забезпечення не є незламним. Тому вам слід регулярно проводити аудит безпеки, тестування на проникнення та вчасно оновлювати інструмент моніторингу. Ці заходи дозволяють виправляти потенційні вразливості, перш ніж їх можна буде використати.

Нью-Джерсі, як і багато штатів, має власне правове середовище щодо конфіденційності працівників. Хоча конкретні юридичні поради завжди повинні надходити від кваліфікованого консультанта, у цій статті ми розглянемо загальні принципи.

У Нью-Джерсі останніми роками основний регуляторний акцент був зосереджений на відстеженні транспортних засобів на робочому місці, електронному зв’язку, відеоспостереженні та більш широкому праві працівників на конфіденційність.

Повідомлення перед відстеженням транспортного засобу (законопроект № 3950)

З 18 квітня 2022 року роботодавці Нью-Джерсі повинні надавати працівникам письмове повідомлення перед використанням будь-якого електронного або механічного пристрою відстеження в транспортному засобі, яким користується працівник. Це стосується незалежно від того, чи належить транспортний засіб компанії чи працівнику.

Електронний зв'язок і спостереження

Закон штату Нью-Джерсі про контроль за прослуховуванням телефонних розмов і електронним спостереженням забороняє перехоплювати телефонні та електронні комунікації працівників без згоди принаймні однієї сторони. Як правило, роботодавці отримують таку згоду через політику для працівників або довідники.

Хоча працівники певною мірою сподіваються на конфіденційність, моніторинг часто дозволяється, якщо співробітників було повідомлено та моніторинг служить законній бізнес-цілі.

Відеоспостереження

Організації можуть стежити за співробітниками в зонах загального користування, наприклад в офісах. Але відеоспостереження суворо заборонено в місцях, де працівники очікують приватності, наприклад у туалетах або роздягальнях.

Закон не завжди вимагає повідомляти працівників про відеоспостереження. Проте роботодавцям все одно рекомендують це робити.

Моніторинг електронної пошти, використання Інтернету та комп’ютерної діяльності

Роботодавцям за законом дозволено контролювати використання комп’ютера працівниками, включаючи перегляд веб-сторінок і електронні листи, якщо є чітко повідомлена політика.

Особисті акаунти в соціальних мережах

Деякі роботодавці вважають, що вони мають право стежити за поведінкою своїх співробітників в Інтернеті в неробочий час або навіть вимагати доступу до їхніх особистих облікових записів. Законом Нью-Джерсі це суворо заборонено.

Як ми бачимо, ключем до дотримання більшості вимог законодавства є прозорість і чітка політика моніторингу. Добре написана політика, яка добре проінформована, може запобігти непорозумінням, впоратися з очікуваннями та навіть забезпечити правовий захист, якщо виникнуть запитання.

Уявіть свої системи безпеки не як ізольовані острови, а як об’єднану інтелектуальну мережу. Це сила інтеграції моніторингу співробітників із вашими системами контролю доступу. Ви можете зв’язати звіти програмного забезпечення моніторингу з даними систем фізичного доступу (наприклад, пристроїв для зчитування бейджів і біометричних сканерів) і систем логічного доступу (таких як дані входу в мережу та дозволи програм). Такий підхід створює справді єдиний захист.

Simply put, integration means that data from your employee monitoring system can "talk" to and inform your other security systems. For example, if monitoring flags unusual digital activity by an employee, that information could be correlated with their physical access logs. Did they try to enter the server room at an odd hour? Did they log into a secured system from an unusual location?

Уніфікований підхід має значні переваги, такі як:

1. Краще виявлення загроз завдяки кореляції даних з різних джерел
2. Швидше визначення джерела та масштабу порушення
3. Автоматизоване застосування правил
4. Єдиний консолідований огляд діяльності співробітників для відповідності та розслідувань
5. Керування єдиною системою замість кількох відключених систем значно зменшує адміністративне навантаження.

Досягнення такої повної інтеграції вимагає ретельного планування:

1. API: вибрані вами рішення для моніторингу та контролю доступу повинні мати відкриті API (інтерфейси прикладного програмування) і відповідати галузевим стандартам, щоб забезпечити плавний обмін даними.
2. Синхронізація даних: щоб дані були ефективними, вони повинні передаватись між системами в реальному або майже реальному часі. Затримки можуть створити прогалини в безпеці.
3. Масштабованість: із зростанням вашого бізнесу в Нью-Джерсі ваше інтегроване рішення безпеки має мати можливість масштабуватися разом із ним, залучаючи більше співробітників, локацій і точок даних без втрати продуктивності.
4. Інтеграції: віддавайте пріоритет рішенням від постачальників, які активно просувають і підтримують інтеграцію з іншими платформами безпеки.

Many business owners think that implementing employee monitoring is simply installing the software on the office computer. In practice, this process is more complex, requires careful preparation, and does not end when you hit "Finish" in the installation wizard.

Завжди відверто спілкуйтеся зі своїми співробітниками щодо моніторингу – прозорість має бути вашим пріоритетом. Співробітники повинні знати, чому за ними стежать, які дії записує програмне забезпечення, хто може переглядати їхні дані та які права вони мають щодо них. Відповіді на ці запитання також мають бути викладені в чіткій політиці моніторингу. Ця політика має бути легкодоступною в будь-який час.

Практика моніторингу може і повинна бути змінена з часом. Правила та політика вашої організації змінюються, а старі підходи до відстеження стають менш ефективними. Ось чому вам потрібно регулярно переглядати свої методи моніторингу та перевіряти, чи вони відповідають вимогам і є ефективними. Запам'ятайте початкові цілі. Моніторинг завжди має бути пропорційним вашим цілям моніторингу, не надто нав’язливо.

Нарешті, співробітники повинні пройти підготовку щодо захисту даних у цілому. Добре поінформована робоча сила – ваша перша лінія захисту.

Сьогодні моніторинг співробітників – це більше, ніж інструмент управління продуктивністю. Це важливий елемент системи безпеки компанії та інструмент комплаєнсу.

Контроль за працівниками може працювати ще краще, якщо він інтегрований із системами контролю доступу. Але незалежно від того, як він використовується, він повинен використовуватися прозоро, а зібрані дані моніторингу мають бути належним чином захищені. Керівникам, які хочуть запровадити або вже використовують моніторинг: проконсультуйтеся з експертами з юридичної та кібербезпеки, інвестуйте в безпечні, масштабовані рішення та завжди спілкуйтеся чітко та співчутливо. Правильно виконаний моніторинг співробітників зміцнює вашу організацію як з оперативної, так і з культурної точки зору.

Давайте перейдемо далі від нагляду, керованого страхом, і перейдемо до інтелектуального, інтегрованого та шанобливого моніторингу.