Моніторинг комп'ютерів співробітників: 5 безкоштовних інструментів для малого бізнесу

Популярність програмного забезпечення для моніторингу працівників на піку популярності - 96% віддалених компаній використовують його, а 85% працівників, які працюють в офісі, підлягають тій чи іншій формі моніторингу. 81% компаній, які впровадили програмне забезпечення для моніторингу, побачили зростання продуктивності працівників. Програмне забезпечення для моніторингу може реєструвати та аналізувати активність працівників, а також допомагати виявляти та вирішувати проблеми з продуктивністю. В результаті роботодавці можуть вирішувати ці проблеми на ранніх стадіях і зменшити витрати, пов'язані з втратою продуктивності, плинністю кадрів та юридичними зобов'язаннями.

Зібрані дані про продуктивність можуть виявити прогалини в знаннях, що дозволить створити цільові програми навчання та розвитку.

Нарешті, моніторинг комп'ютерної активності співробітників може допомогти виявити та запобігти загрозам безпеці, таким як несанкціонований доступ або витік даних.

Переваги моніторингу комп'ютерів співробітників важко недооцінити: вирішення питань продуктивності та безпеки є життєво важливим для компаній будь-якого розміру. У той час як великі компанії мають більше ресурсів для вибору відповідного рішення, малий бізнес часто не може дозволити собі програмне забезпечення для моніторингу співробітників через високі ліцензійні та операційні витрати, а також складне впровадження.

У цій статті розглянуто п'ять безкоштовних або доступних інструментів для моніторингу активності співробітників на комп'ютерах, які підходять для малого бізнесу.

CleverControl це просунуте рішення для моніторингу використання комп'ютерів співробітників. Базовий функціонал програми включає в себе запис клавіатурного введення, скріншоти, відстеження активності в Інтернеті та пошукових запитів, моніторинг використання соціальних мереж, перехоплення подій буфера обміну та завдань принтера, спостереження за веб-камерою та звуком, тощо. Програма також пропонує функцію відстеження часу. Вона автоматично відстежує відвідуваність і фіксує початок і кінець робочого дня, загальну тривалість робочого часу, а також активний/пасивний час працівника, команди або всієї компанії.

Потім CleverControl аналізує зібрані дані і представляє статистику продуктивності: робочий час, додатки, динаміку використання інтернету та соціальних мереж, найпопулярніші сайти та додатки тощо. Нещодавно додана функція AI Scoring оцінює ефективність роботи кожного працівника та виокремлює непродуктивні патерни за допомогою штучного інтелекту.

CleverControl дозволяє контролювати екрани співробітників в режимі реального часу - ви можете переглядати потоки з їхніх комп'ютерів так, ніби ви сидите перед ними. Програма також може транслювати відео з веб-камери комп'ютера, перетворюючи його на просту, але ефективну систему спостереження.

Розширені функції CleverControl включають запис екрану, запис дзвінків і розпізнавання облич.

Ви можете отримувати звіти про дані на своїй онлайн-панелі управління, які ви можете завантажити для перегляду в автономному режимі. Крім того, ви можете запланувати щоденні, щотижневі або щомісячні звіти на електронну пошту.

CleverControl ідеально підходить для малого бізнесу, оскільки це рішення поєднує в собі комплексний моніторинг співробітників, облік робочого часу та базові функції захисту даних. Завдяки цьому компанії можуть отримати універсальне рішення для відстеження, скоротити витрати на програмне забезпечення та спрямувати дорогоцінні ресурси на зростання та розвиток.

Рішення пропонує безкоштовну 14-денну повну пробну версію, доступні ціни, починаючи від $4,70 за ПК/місяць, та знижки.

Переваги

• Комплексне програмне забезпечення для детального моніторингу використання комп'ютерів та відвідуваності співробітників

• Простий і швидкий монтаж не вимагає технічних знань

• Зручний інтерфейс і гнучкі віддалені налаштування

• Кілька облікових записів адміністратора з нижчим рівнем дозволів

• Самоконтроль: працівники можуть бачити статистику своєї продуктивності та аналізувати її

• Блокувальник сайтів

• Доступно для Windows і macOS

• Доступні ціни та знижки

Недоліки

• Немає безкоштовного тарифного плану

DeskTime - це програма для відстеження часу, розроблена для підвищення продуктивності та покращення робочого процесу, яка підходить для компаній будь-якого розміру та приватних осіб. Вона автоматично відстежує всю роботу за комп'ютером, усуваючи необхідність заповнювати табелі обліку робочого часу та звіти. Якщо робота відбувається в режимі офлайн - наприклад, зустріч команди або обід з клієнтом - працівник може додати її до звіту вручну, щоб переконатися, що цей час враховано. Менеджери можуть планувати відсутність працівників, наприклад, відпустки, вихідні, лікарняні тощо, і відмічати їх у календарі для швидкого огляду.

DeskTime дозволяє менеджерам планувати зміни та повідомляти працівникам, коли вони мають працювати і скільки годин. Працівники також можуть подавати запити на зміну із зазначенням бажаних дат і часу.

Функції DeskTime не обмежуються лише відстеженням часу - програма реєструє веб-сайти та додатки, якими користуються працівники протягом дня, з позначками часу та тривалості використання. Кожен веб-сайт або додаток позначається як продуктивний, нейтральний або непродуктивний. На основі цих даних програма надає індивідуальну статистику продуктивності, наприклад, загальну кількість продуктивного часу, рівень продуктивності та ефективності. Ці звіти допомагають виявити найкращих виконавців і ледарів.

Крім того, DeskTime може створювати скріншоти та назви документів, теми електронних листів, назви каналів Slack тощо, а також відстежувати, скільки часу витрачається на кожен проект і завдання. Таким чином, ви можете бути впевнені, що всі зосереджені на своїх завданнях.

Звіти оновлюються в режимі реального часу і можуть бути завантажені для архівування або подальшого аналізу. Інструмент може інтегруватися з популярними програмами для управління проектами та календарями, такими як Trello, Jira, Google Calendar тощо.

Безкоштовна версія DeskTime обмежена лише часом, програмами та реєстром URL-адрес. Повна функціональність коштуватиме вам від $7 за користувача на місяць.

Переваги

• Точні автоматичні табелі обліку робочого часу спрощують розрахунок заробітної плати

• Відстежуйте, скільки часу витрачається на завдання або проект

• Інтеграція програмного забезпечення для управління проектами та календаря

Недоліки

• Безкоштовна версія має обмежені можливості і може не підходити для команд

• Повна версія може коштувати дорого

• Відсутність детального відстеження активності співробітників

Traqq - це ще одне рішення для відстеження часу, яке підходить для приватних осіб і компаній будь-якого розміру. Його функціональність включає автоматичний і ручний облік часу, запис активного і простою, а також статистику робочого часу. Traqq надсилає нагадування працівникам, які забули ввімкнути або вимкнути свій таймер, щоб вони не пропустили оплачувані години.

Traqq аналізує рівень активності кожного працівника протягом дня, відстежуючи рухи миші та натискання клавіш. Він відображає дані щоденної активності у вигляді кольорової діаграми, де зелений колір позначає години високої активності, жовтий - нормальну активність, а червоний - години низької активності. Ця діаграма дозволяє одразу відстежувати продуктивність працівника, бачити піки та спади, а також аналізувати причини спаду.

Traqq попереджає працівників, коли вони довго не працюють, щоб допомогти їм повернутися до роботи. І навпаки, якщо працівник перепрацьовує, Traqq нагадає йому про необхідність зробити перерву, щоб уникнути вигорання.

Програма пропонує базовий моніторинг активності працівника на комп'ютері. Вона фіксує всі програми та веб-сайти, на яких працівник проводить більше 10 секунд, і показує 3 найпопулярніші програми та веб-сайти кожні 15 хвилин. Вся активність відображається у вигляді кольорової кругової діаграми та списку 10 найпопулярніших сайтів і додатків.

Traqq дозволяє обмежити моніторинг певними днями та годинами. Ця функція найкраще підходить для віддалених співробітників, які працюють на персональних пристроях і хочуть зберегти свою приватність. Вона також запобігає несанкціонованій понаднормовій роботі та допомагає уникнути вигорання працівників.

Усі звіти про час та активність доступні на онлайн-панелі, де їх можна переглядати, завантажувати та надсилати електронною поштою. Ви можете ділитися даними з кількома менеджерами або співробітниками, допомагаючи їм аналізувати та оцінювати свою роботу.

Всі функції Traqq доступні безкоштовно для команд до трьох осіб. Більші команди можуть отримати Преміум-план за $7 за користувача/місяць.

Переваги

• Детальні табелі обліку робочого часу з динамікою продуктивності

• Відстеження часу в режимі офлайн

• Підтримує Windows, macOS та Linux

• Кілька облікових записів адміністратора з різними рівнями дозволів

Недоліки

• Не здійснює детальний моніторинг комп'ютерної активності працівників

• Немає інтеграції з програмним забезпеченням для управління проектами та бюджетування

ActivTrak - це система моніторингу, орієнтована на конфіденційність співробітників, яка забезпечує глибокий аналіз моделей продуктивності. Вона збирає обмежену кількість даних про використання додатків і веб-сайтів працівниками, таких як назва програми/сайту, тривалість роботи, URL-адреси та додаткові скріншоти. ActivTrak не записує фактичні натискання клавіш, відео з екрану або веб-камери чи інші дані про активність користувача. Зібрані дані класифікуються як продуктивні/непродуктивні, зосередженість/багатозадачність, електронна пошта/зустрічі/соціальні мережі тощо, і аналізуються системою. В результаті ви бачите детальні графіки різних аспектів продуктивності, таких як продуктивний час, години фокусування та години багатозадачності. Ви можете порівняти цю статистику між командами та виявити недозавантажені та перевантажені команди. Статистика дозволяє дослідити динаміку продуктивності і те, як на неї впливає віддалена або гібридна робота, відволікаючі фактори, робочі патерни та працівники на межі вигорання.

ActivTrak має гнучкі налаштування, що дозволяють вручну класифікувати дії як продуктивні/непродуктивні, а також встановлювати цілі та графіки продуктивності, щоб уникнути моніторингу в неробочий час.

ActivTrak є безкоштовним для трьох користувачів, проте його можливості обмежені моніторингом часу, додатків та активності на веб-сайтах. Якщо ви хочете відстежувати продуктивність співробітників і отримувати повну інформацію, ви можете вибрати один з декількох тарифних планів, починаючи від $10 за користувача/місяць.

Переваги

• Поглиблений аналіз продуктивності на основі ШІ

• Інтеграція зі сторонніми бізнес-додатками та календарями

• Забезпечує вимірювану рентабельність інвестицій за кілька тижнів

• Зосередьтеся на конфіденційності співробітників та безпеці зібраних даних

Недоліки

• Інтерфейс і статистика складні та заплутані для багатьох користувачів

• Не надає детальних звітів про дії користувачів, залишаючи співробітникам можливість для фальсифікації активності

WorkTime - це програма для моніторингу комп'ютерів співробітників з функціями відстеження часу та продуктивності. Вона може реєструвати час входу і виходу з системи, відстежувати відвідуваність з розбивкою на віддалену роботу і роботу в офісі, відстежувати активний/простійний час і понаднормові години, і навіть має таблицю лідерів відвідуваності! Ці функції допомагають виявити постійних запізнювачів і тих, хто рано йде з роботи, виявити і запобігти шахрайству з понаднормовими годинами, а також підтримувати офісну дисципліну.

WorkTime має базовий функціонал для моніторингу продуктивності працівників. Він реєструє всі використані програми та відвідані веб-сайти, класифікуючи їх як продуктивні чи непродуктивні, і надає звіт про продуктивність, який оновлюється в режимі реального часу. В інших звітах перераховані найбільш використовувані соціальні мережі, URL-адреси та співробітники, які проводять найбільше часу в Інтернеті, із зазначенням тривалості використання. Звіти про використання Інтернету можуть показувати статистику по співробітниках, відділах або по всій компанії.

Моніторинг часу, витраченого на онлайн-зустрічі, - це цікава функція, яка дає уявлення про те, скільки робочого часу вони забирають і як впливають на продуктивність. В результаті ви можете оптимізувати практику проведення зустрічей, видаливши непотрібні дзвінки та зробивши необхідні більш ефективними.

Безкоштовна версія WorkTime доступна для трьох співробітників. Ця версія пропонує обмежені звіти про використання додатків та Інтернету, журнали та зведення про активність. Дані зберігаються протягом двох тижнів, а доступ до них має лише один адміністратор. Більше функцій доступні в планах Basic, Premium та Enterprise, вартістю від $6,99 за співробітника/місяць.

Переваги

• Статистика часу, продуктивності та відвідуваності з таблицями лідерів

• Блокувальник сайтів

• Виявляє працівників, які переглядають сайти вакансій

• Оцінка відволікання уваги

Недоліки

• Дизайн інтерфейсу можна було б покращити

• Дизайн інтерфейсу можна було б покращити

Моніторинг комп'ютерної активності співробітників дозволяє не лише підвищити продуктивність, але й побачити, на що витрачається робочий час. Аналіз того, як персонал розподіляє свій робочий час, виявлення відволікань та неефективного використання ресурсів допомагає малому бізнесу будувати ефективні процеси, експериментувати з робочими процесами та обирати найкращі шаблони.

Моніторинг працівників приносить найбільшу користь, коли він здійснюється відкрито та прозоро. Команда повинна знати, яку інформацію збирають і для чого. Звіти про продуктивність слід використовувати для підтримки працівників, виявлення їхніх слабких місць і порад, як покращити роботу, а не для покарання. Ці прості практики допоможуть уникнути непотрібного стресу, довіри та проблем з конфіденційністю.