Як контролювати використання Інтернету співробітниками?

Цифровий світ вносить багато змін у наше життя. Немає сенсу заперечувати, що розвиток новітніх ІТ-технологій спонукає людей до листування. Кожен прагне створювати, розвивати, проектувати щось нове. Онлайн-моніторинг також постійно розвивається. Бізнесмени йдуть вперед і ставлять питання про те, як підвищити продуктивність кожного співробітника. В результаті з'явилися такі інноваційні технології, як програмне забезпечення для моніторингу співробітників. У сьогоднішній статті ми розповімо про основи однієї з функцій моніторингу співробітників - використання Інтернету.

Онлайн-відстеження використання Інтернету співробітниками - це інструмент, який використовується для моніторингу та реєстрації дій співробітників у робочий час. Його основними цілями є

1. забезпечити дотримання політик компанії
2. підвищити продуктивність
3. захистити від ризиків безпеки

Захист від ризиків безпеки означає відстеження відвідуваних веб-сайтів, часу, проведеного в Інтернеті, та використання пропускної здатності.

ScienceDirect , провідна платформа рецензованої наукової літератури, провела дослідження і дійшла такого висновку:

"Працівники витрачають приблизно 2 години на день на кібернетичне байдикування (тобто використання Інтернету на роботі в неробочих цілях), що коштує організаціям майже 85 мільярдів доларів на рік".

В результаті, вже в 2001 році 80% світових компаній використовували моніторинг використання Інтернету співробітниками, що підтверджується даними American Management Association . З того моменту ситуація принципово не змінилася: дещо більша частка компаній використовує те чи інше програмне забезпечення для моніторингу співробітників з метою підвищення їхньої продуктивності. Згідно з дослідженням компанії Spiceworks , 80% компаній також підтримують політику конфіденційності, яка інформує користувачів про те, що за ними можуть стежити під час використання корпоративних мереж, пристроїв та сервісів.

Моніторинг використання Інтернету працівниками виправданий лише в межах робочого часу. Якщо компанії та їх адміністрація не порушують законні права штатних працівників, то чому б не використовувати такі інноваційні продукти?

Звичайно, є багато причин, чому компанії використовують цю функцію. Але ми з'ясували найвагоміші з них:

• Продуктивність: Ця функція програмного забезпечення допомагає майже повністю виключити неробочу діяльність в офісі. Як ми вже згадували, майже кожен працівник витрачає 2 години на день на інтернет-байдикування. Таке програмне забезпечення для моніторингу використання Інтернету дозволяє контролювати робочий процес і підвищує загальну продуктивність.
• Охорона: Контроль за використанням Інтернету допомагає захистити конфіденційні дані компанії від кібер-крадіжки. Крім того, забороняється доступ до шкідливого програмного забезпечення та шкідливих веб-сайтів.
• Оптимізація ресурсів: Відстежуючи використання пропускної здатності, компанії можуть краще управляти мережевими ресурсами. У свою чергу, це гарантує, що критичні бізнес-операції отримують необхідну пропускну здатність і не сповільнюються через несуттєве використання.
• Управління ризиками: Ця опція допомагає пом'якшити ризики шляхом виявлення та усунення неналежної або небезпечної поведінки, наприклад, доступу до забороненого контенту. Якщо не запобігти такій поведінці, це може призвести до юридичних проблем або зашкодити репутації компанії.

Перший - це встановлення агента: Перш за все, встановіть агент на цільові пристрої - ПК, ноутбуки, планшети. Ці програми працюють без перевантаження. При цьому вони фіксують інтернет-активність, не заважаючи звичайному використанню комп'ютера. Встановлений агент буде збирати наступне:

• Відвідані веб-сайти
• Запущені програми та тривалість використання
• Завантажені або викачані файли
• Натискання клавіш та екранний текст
• Скріншоти

Другий крок - збір та зберігання даних: У зазначені проміжки часу програма надсилає отримані дані до обраного хмарного сховища. Інформація, що передається з монітора веб-серфінгу працівника, може бути двох типів: анонімізована та пов'язана. Ці дані належним чином шифруються та надійно зберігаються. Доступ до неї мають лише уповноважені менеджери.

Третій крок - звітність та аналіз: Багато програм для моніторингу співробітників надають інформаційні панелі в режимі реального часу. Ці панелі відображають поточну діяльність співробітників. Вони можуть відображати поточних активних користувачів: які програми чи веб-сайти вони використовують. Вони також показують рівень продуктивності. Такі дашборди - не єдиний спосіб аналізу отриманих даних. Звітні дані включають в себе:

• Журнали активності
• Використання програми
• Категоризація веб-сайтів
• Програмне забезпечення для відстеження часу

Існують також додаткові функції, такі як моніторинг у реальному часі, сповіщення та попередження, блокування користувачів, оптимізація продуктивності. Коротше кажучи, програмне забезпечення надає доступ до тих даних, які необхідні для підвищення продуктивності працівників.

Існує багато способів контролювати використання Інтернету. Програмне забезпечення для моніторингу співробітників надає таку можливість. Для прикладу візьмемо компанію CleverControl з її основними програмними продуктами. Давайте детально розглянемо, що пропонує нам індустрія.

Програмне забезпечення для віддаленого моніторингу поділяється на дві різні функції. Це віддалений моніторинг через захищені веб-акаунти та моніторинг у реальному часі. Розглянемо основні функції.

Отже, віддалений моніторинг через захищені веб-акаунти надає наступні можливості:

• Як змінюється ваш робочий простір щохвилини
• Які завдання виникають і стають першочерговими
• Які унікальні ідеї висловлюються та обговорюються

Якщо ми говоримо про моніторинг у реальному часі, ми маємо на увазі, що адміністративний персонал може отримати доступ до наступних програм, встановлених на комп'ютері співробітника:

• програми
• веб-сайти
• файли
• повідомлення
• електронні листи.

Але майте на увазі, що кожен працівник має законне право знати, чи ведеться за ним спостереження. Закони та правила, що стосуються цього використання, постійно змінюються. Дізнайтеся більше деталей і будьте уважні. Але, загалом, як сказав HR DIVE , 68% керівників переконані, що моніторинг підвищує ефективність роботи, але інші з цим не погоджуються.

Що ще доступно на CleverControl та інших платформах:

• Клавіатурний шпигун
• Скріншоти
• Моніторинг знімних носіїв інформації (USB, HDD, SD)
• Контроль над друком

Кейлоггер, наприклад, дозволяє миттєво побачити, який текст пише співробітник, записуючи натискання клавіш у будь-якому додатку. Крім того, перевірте, чи немає небажаних слів-попереджень у натисканні клавіш співробітниками.

Кожна з перелічених функцій спрямована на обмеження використання Інтернету в діяльності, не пов'язаній з роботою.

Що ще використовують компанії для моніторингу інтернет-активності та використання Інтернету працівниками? Відео- та аудіоконтроль включає розпізнавання облич, знімки, звукозаписи з мікрофона, відео з веб-камери. Ваш керівник може контролювати соціальні мережі, якщо вони використовуються в робочих цілях.

Всі перераховані можливості програмного забезпечення свідчать про те, що бізнесмени прагнуть максимально підвищити продуктивність через зростаючий рівень кібернетичного безробіття.

Звісно, так! Закони та правила залежать від того, в якій країні чи штаті США ви живете. Давайте подивимося, в яких країнах абсолютно законно контролювати використання Інтернету співробітниками.

Сполучені Штати, що підтверджується Закон про конфіденційність електронних комунікацій 1986 року, дозволено використовувати програмне забезпечення для моніторингу працівників. Але є важливе застереження: закони можуть відрізнятися залежно від штату. Законодавство деяких штатів США вимагає від компаній повідомляти кожного співробітника про те, що за ним ведеться спостереження.

Європейський Союз, до якого входять такі країни, як Іспанія, Франція, Німеччина, не має суворих правил щодо теми статті. ЄС бере за основу Загальний регламент про захист даних (GDPR). Згідно з цим положенням, наймач повинен поставити працівника до відома перед тим, як встановлювати будь-яке програмне забезпечення.

Якщо інформація отримана в рамках правового поля, її можна відстежувати, фіксувати та аналізувати.

У Китаї, наприклад, здійснюється моніторинг використання Інтернету працівниками. Моніторинг захищений і регулюється Положенням про безпеку і захист комп'ютерних інформаційних систем 1994 року і Адміністративними правилами про безпеку і захист міжнародного зв'язку комп'ютерними інформаційними мережами 1997 року. Кожен роботодавець повинен повідомити працівникам, яке програмне забезпечення використовується для збору таких даних.

Загальні проблеми такі:

• Занепокоєння щодо конфіденційності
• Дотримання законодавства
• Моральний дух працівників
• Технічна реалізація
• Перевантаження даних
• Вартість

У разі гібридного або віддаленого режиму роботи можна використовувати ті ж програмні інструменти, про які ми згадували вище. Заборонити доступ до комп'ютерів за допомогою програмного забезпечення для моніторингу співробітників.

Так, багато компаній насправді відстежують і записують трафік, що проходить через їхню мережу, з юридичних і безпекових міркувань. Якщо ви використовуєте WiFi в особистих цілях, ці дані, ймовірно, будуть записані. Оскільки вони зберігаються протягом певного часу, вони також можуть бути проаналізовані.

Ви можете контролювати пропускну здатність мережі співробітників за допомогою інструментів мережевого моніторингу. Вони відстежують використання пропускної здатності, виявляють джерела високого трафіку та аналізують потік даних у вашій мережі.

Ми збираємося зробити ключові висновки, підсумовуючи вищевикладений текст:

1. У більшості випадків моніторинг використання Інтернету є законним. Звичайно, це залежить від законодавства країни, але все ж таки використовувати таке програмне забезпечення можна.
2. У багатьох країнах роботодавець повинен повідомити працівників про встановлення цього програмного забезпечення.
3. Існує багато інструментів, функцій і підфункцій, які допомагають роботодавцям перевіряти діяльність своїх співробітників.
4. Встановлення агента на цільовий ПК або інший пристрій і отримання перших записів займає небагато часу.
5. Основна мета такого моніторингу - зменшити рівень діяльності, не пов'язаної з роботою. Іншими словами, продуктивність праці працівників значно підвищиться.