Як компанія може заощадити $1,5 млн за допомогою CleverControl: Приклад з практики

Наприкінці 2021 року, після всесвітньої пандемії та складного періоду віддаленої роботи, великий постачальник бізнес-рішень помітив значне зниження продуктивності серед своїх 800 співробітників. Але оцінити його точний масштаб і розробити стратегію протидії було складно без об'єктивного і всеосяжного рішення для моніторингу. Коли працівники поступово повернулися до своїх офісів, керівництво усвідомило нагальну потребу в надійній системі моніторингу. Вони обрали CleverControl - комплексне програмне забезпечення для моніторингу співробітників. Впровадження CleverControl виявилося вирішальним поворотним моментом для компанії. Рішення не лише підвищило продуктивність працівників, але й призвело до значної економії коштів - близько 1,5 мільйона доларів за рік. Ось детальний звіт про їхній шлях.

В основі прагнення компанії до підвищення ефективності лежало бажання контролювати продуктивність працівників, виявляти неефективні моделі або відволікаючі фактори та впроваджувати ефективні коригувальні заходи. Вже через кілька тижнів після впровадження CleverControl з'ясувалося, що працівники витрачають вражаючі 35% свого робочого часу на непродуктивні дії, такі як перегляд соціальних мереж і веб-сайтів для покупок або тривалі перерви.

Працівники визнали, що їм бракувало дисципліни після роботи з дому, де вони могли робити перерви, щоб відпочити або розважитися в будь-який час. Керівництво винесло попередження через керівників відділів, закликаючи працівників працювати над своєю дисципліною та продуктивністю. В результаті непродуктивний час скоротився до набагато більш здорових 13%. Таке різке скорочення втрат часу призвело до того, що компанія заощадила близько 1 411 000 доларів США на підвищенні продуктивності.

Функціональність CleverControl поширюється на реєстрацію всіх програм, встановлених на комп'ютерах, за якими здійснюється моніторинг. Він може відстежувати час запуску та завершення роботи кожної програми, аналізувати програмну активність та виділяти найбільш використовувані програми. Моніторинг виявив, що працівники не використовували повною мірою ліцензії та підписки на професійне програмне забезпечення, надані компанією. В інших випадках працівники запитували певне програмне забезпечення або оплачували підписку, але після придбання залишали його без використання.

Компанія недостатньо ретельно контролювала фактичне використання програмного забезпечення та автоматичне виставлення рахунків; як наслідок, керівництво не знало про марнотратство. Під впливом рекомендацій CleverControl компанія вжила необхідних заходів для скасування невикористаних підписок і скорочення кількості ліцензій, які не використовувалися, що дозволило заощадити близько 20 000 доларів США.

В епоху, коли відмова від паперу є раціональним вибором, компанія, як і приголомшливі 90% підприємств, не відстежувала свої витрати на друк. Як правило, такі компанії недооцінюють свої реальні витрати в середньому на 40%. CleverControl, з його можливостями моніторингу принтерів, відстежує завдання принтера разом з мітками часу та користувачем, який ініціює друк. У поєднанні зі знімками екрана та журналами запису екрана ці дані дають цінну інформацію про звички працівників щодо друку.

Під час моніторингу керівники відділів зазначили, що працівники часто роздруковували особисті справи, не пов'язані з роботою, на офісній техніці. Інші вирішили роздрукувати документи для традиційного паперового перегляду та анотування, навіть якщо були доступні цифрові альтернативи. Крім того, працівники були схильні друкувати додаткові копії "про всяк випадок", які неминуче залишалися невикористаними.

Керівництво почало з того, що заборонило будь-яке нецільове використання офісних принтерів в особистих цілях. Дані CleverControl надихнули компанію почати розробляти ініціативи з підвищення обізнаності про безпаперовий документообіг і заохочувати співробітників до більш цифрового підходу. Ці ініціативи дозволили скоротити витрати на друк на 20%, заощадивши компанії вражаючу суму в 117 000 доларів.

Прагнення компанії підвищити продуктивність і скоротити непотрібні витрати за допомогою комплексної системи моніторингу CleverControl малює переконливу картину сили проактивного управління співробітниками. Зіткнувшись з проблемою зниження продуктивності після переходу на дистанційну роботу, компанія звернулася до технологій за рішенням. І CleverControl не розчарував.

Виявивши масштаби непродуктивної поведінки, програмне забезпечення дозволило компанії приймати рішення на основі даних, стимулюючи працівників до покращення їхніх робочих звичок та дисципліни. У кількісному вираженні скорочення втрат часу призвело до значної економії близько 1,41 мільйона доларів США, що значно покращило фінансовий результат компанії.

Але переваги не зупинилися на підвищенні продуктивності. Використовуючи функціонал CleverControl для відстеження використання програмного забезпечення, компанія виявила інші втрати: недовикористані ліцензії та підписки на професійне програмне забезпечення. Усунення цих неактивних витрат дозволило заощадити 20 000 доларів.

Здатність програмного забезпечення контролювати використання принтерів дозволила виявити ще одну сферу суттєвої економії - зменшення витрат на друк. Впровадивши сувору політику використання принтерів і заохочуючи перехід на цифрові рішення, компанія зробила значний крок до сталого розвитку і змогла заощадити додатково 117 000 доларів США.

Таким чином, проактивні кроки компанії щодо виявлення неефективності в поєднанні з впровадженням рішення для моніторингу CleverControl дозволили заощадити 1,5 мільйона доларів за один рік. Цей приклад є наочною демонстрацією того, як бізнес може використовувати сучасні технології для оптимізації операцій, підвищення продуктивності та економії витрат. Він демонструє потенціал для інших компаній робити те саме, перетворюючи виклики на можливості для вдосконалення та зростання.