Програмне забезпечення для моніторингу працівників у Техасі: Дотримання законів штату та федеральних законів
З часів буму програмного забезпечення для моніторингу працівників, конфіденційність працівників на робочому місці часто стає предметом юридичного занепокоєння. Які дії та пристрої роботодавець може контролювати, а які ні? Які практики моніторингу вважатимуться порушенням приватності працівника? Відповідь на це питання залежить від законодавства, в якому працює організація.
Складність полягає в тому, що зазвичай не існує спеціального закону, який би регулював моніторинг працівників. Замість цього він контролюється складною павутиною державних і федеральних законів про конфіденційність і трудових законів. Сьогодні ми розплутаємо цю павутину на прикладі Техасу та дослідимо, як використовувати програмне забезпечення для моніторингу працівників відповідно до законів штату та федерального законодавства.
Федеральна та земельна правова база
На федеральному рівні основним законодавчим актом, що регулює моніторинг електронних комунікацій, є Закон про конфіденційність електронних комунікацій (ECPA) 1986 року. Він, як правило, забороняє навмисне перехоплення дротових, усних та електронних повідомлень. Однак для роботодавців існують винятки. Роботодавці можуть вільно відстежувати електронні комунікації на пристроях, що належать компанії, в рамках звичайного ведення бізнесу або за згодою працівника. Моніторинг приватних розмов, як правило, заборонений.
Що стосується законів штату, то роботодавцям Техасу варто звернути увагу на Закон про захист приватності від 2019 року. Відповідно до нього, роботодавці повинні інформувати працівників про те, коли і як здійснюється моніторинг їхньої діяльності. Іншими словами, хоча моніторинг дозволений, працівники повинні бути повідомлені про характер і ступінь моніторингу.
Практики, які можуть розглядатися як втручання, а саме відео- та аудіоспостереження, дозволені, але з певними обмеженнями. У той час як законодавство Техасу загалом дозволяє відеоспостереження в громадських місцях без згоди працівника, аудіозапис вимагає згоди принаймні однієї сторони (це означає, що записуючий повинен бути учасником розмови або мати згоду від одного з учасників). Моніторинг приватних зон або особистих пристроїв/акаунтів вимагає прямої згоди працівника.
Техас також визнає право загального права на приватність і делікт вторгнення в приватне життя, зокрема, "втручання в особисте життя". Щоб заявити про порушення, працівник повинен довести навмисне і вкрай образливе втручання в приватні справи, де є обґрунтоване очікування на недоторканність приватного життя. Наприклад, такі місця, як роздягальні та ванні кімнати, підпадають під категорію обґрунтованих очікувань на приватність. У той же час, особисті чати на пристроях, що належать компанії, не підпадають.
Конкретні практики моніторингу можна узагальнити в наступній таблиці:
Практичні кроки для комплаєнс-контролю співробітників
Враховуючи державні та федеральні норми, найкращими практиками для техаських організацій, які використовують програмне забезпечення для моніторингу співробітників, будуть наступні:
- Роботодавці повинні визначити мету моніторингу та сферу діяльності, яка підлягає моніторингу для досягнення цієї мети. Відстеження має бути обмежене цими конкретними видами діяльності.
- Роботодавці повинні ретельно розглянути питання моніторингу у випадках, коли межі між роботою та приватним життям розмиті, наприклад, домашні офіси або політика "приносьте власні пристрої".
- Організації повинні використовувати менш інтрузивні методи моніторингу, де це можливо. Наприклад, менеджери можуть налаштувати моніторингове програмне забезпечення для блокування небажаних веб-сайтів і соціальних мереж замість того, щоб прискіпливо відстежувати історію інтернет-переписки та чатів.
- Роботодавці повинні розробити детальну політику моніторингу та зробити її доступною для всіх працівників, яких вона стосується. У цих документах має бути описано, які дані збираються, умови їх зберігання, цілі відстеження та особи, які мають доступ до цих даних. Організації повинні регулярно переглядати політику моніторингу, консультуючись з працівниками відділу кадрів та юристами, щоб забезпечити її відповідність чинному законодавству.
- Роботодавці Техасу повинні повідомити працівників про практику моніторингу та, в ідеалі, отримати їхню письмову згоду. Хоча згода не завжди потрібна, її отримання допомагає керувати очікуваннями працівників і посилює юридичний захист роботодавця від претензій на порушення приватності.
- Законодавство Техасу, як і федеральне, визнає, що певні місця є приватними за своєю суттю. Місця, де працівники мають високі очікування щодо приватності, такі як роздягальні або туалети, є незаконними для моніторингу. Хоча роботодавцям може бути дозволено здійснювати моніторинг у кімнатах відпочинку або загальних зонах з повідомленням, вони повинні переконатися, що моніторинг не є надмірно нав'язливим або переслідуванням.
- Співробітники компанії не повинні отримувати доступ до особистих пристроїв співробітників, таких як ноутбуки або телефони, або відстежувати їх без явної згоди власника, навіть якщо пристрій використовується для роботи. Так само заборонено відстежувати особисту електронну пошту або акаунти в соціальних мережах, навіть якщо працівник отримує доступ до них з комп'ютера компанії.
- Роботодавці можуть відстежувати місцезнаходження транспортних засобів та пристроїв, що належать компанії, якщо вони повідомлять працівників про відстеження та отримають їхню згоду.
- Перш ніж впроваджувати нові форми моніторингу, роботодавці повинні оцінити їхній можливий вплив і проконсультуватися з органами, що регулюють питання конфіденційності, та трудовими радами.
Якщо техаські роботодавці ретельно дотримуватимуться федеральних законів і законів штату та впроваджуватимуть чітко визначену, прозору політику моніторингу, то програмне забезпечення для моніторингу співробітників стане їхнім потужним союзником у підвищенні продуктивності та безпеки компанії.