Програмне забезпечення для моніторингу співробітників у Каліфорнії: Законодавчі вимоги та найкращі практики

Стаття I, розділ 1 Конституції Каліфорнії проголошує недоторканність приватного життя невід'ємним правом усіх людей. Однак на робочому місці право на недоторканність приватного життя не є настільки абсолютним, оскільки воно може перетинатися з законними інтересами бізнесу, такими як підтримка продуктивності та безпеки.

Ці зіткнення інтересів регулюються наступним чином:

• Каліфорнійський закон про втручання у приватне життя (CIPA). CIPA забороняє підслуховування або запис конфіденційних розмов у всіх їхніх формах без згоди всіх сторін. Ці форми включають телефонні дзвінки, електронні листи та миттєві повідомлення. CIPA забороняє організаціям таємно записувати навіть розмови, пов'язані з роботою (наприклад, телефонні розмови з клієнтами), без згоди працівника та клієнта. Ця згода має бути явною та задокументованою. Простого зазначення в загальній політиці, що моніторинг може відбуватися, може бути недостатньо для отримання дійсної згоди в усіх ситуаціях.

• Трудовий кодекс Каліфорнії, розділ 435 забороняє роботодавцям запитувати інформацію про соціальні мережі працівників або кандидатів.

• Каліфорнійський закон про конфіденційність споживачів (CCPA) та Каліфорнійський закон про права на конфіденційність (CPRA) зосереджуються насамперед на даних споживачів, але вони поширюють певні права на працівників як мешканців Каліфорнії. Зокрема, компанії повинні повідомляти працівників про те, яка інформація про них збирається, чому, як вона використовується, а також про їхні права на доступ, видалення та відмову від використання їхніх персональних даних.

• Розумне очікування конфіденційності припускає, що законність моніторингу часто залежить від того, чи має працівник обґрунтовані очікування щодо приватності в даній місцевості або способу спілкування. Чітко прописана політика моніторингу може дещо зменшити ці очікування. Однак навіть така політика не може дозволити роботодавцям контролювати місця, де працівники завжди очікують приватності, наприклад, туалети або кімнати відпочинку.

Розумні очікування щодо конфіденційності можуть суттєво відрізнятися залежно від пристрою та місця, за яким ведеться спостереження. Наприклад, працівники, природно, очікують меншого рівня конфіденційності в загальних відкритих зонах, таких як робочі місця або конференц-зали, особливо якщо роботодавець проводить прозору політику моніторингу. І навпаки, особисті кабінети, особисті шафки і, звичайно, вбиральні та роздягальні - це зони, де працівники очікують високого рівня приватності.

Аналогічний принцип застосовується і до пристроїв для моніторингу. Відстеження ноутбуків, телефонів та інших пристроїв, що належать компанії, є більш очікуваним і юридично виправданим. У той же час, моніторинг особистих пристроїв, особливо в неробочий час або з використанням особистих акаунтів, у більшості випадків вважається "ні-ні".

Підсумовуючи все це, каліфорнійські роботодавці можуть здійснювати моніторинг:

• Пристрої та платформи, що належать компанії, і робочі комунікації на них.

• Продуктивність працівників у розумних межах.

• Місцезнаходження транспортних засобів або пристроїв, що належать компанії.

• Дотримання політик безпеки, кодексу поведінки компанії та правових норм.

• Використання Інтернету в корпоративних мережах.

• Відеозаписи з камер спостереження на території компанії.

Організації не повинні цього робити:

• Відстежуйте особисті повідомлення на персональних пристроях співробітників або в неробочий час.

• Слідкуйте за приватними зонами з високими очікуваннями щодо конфіденційності, такими як роздягальні або вбиральні.

• Використовувати дискримінаційні практики моніторингу на основі статі, інвалідності, релігії чи інших захищених ознак.

• Використовуйте прихований моніторинг, який принижує гідність працівників.

• Використовуйте моніторинг як метод переслідування або залякування незгодних працівників.

Щоб залишатися на правильному боці закону і поважати конфіденційність співробітників, ми рекомендуємо власникам бізнесу в Каліфорнії дотримуватися цих принципів:

• Завжди інформуйте працівників про будь-яку форму моніторингу.

• Отримати згоду на моніторинг, якщо це необхідно.

• Мати законну ділову мету, таку як підвищення продуктивності або безпека.

• Контролюйте лише те, що є важливим для досягнення поставленої бізнес-цілі. Уникайте надмірно широкого або нав'язливого моніторингу.

• Обмежте моніторинг робочим спілкуванням і діяльністю в робочий час.

• У разі сумнівів проконсультуйтеся з юристом, який спеціалізується на трудовому праві Каліфорнії, щоб переконатися, що ваша практика моніторингу відповідає законодавству.

Впровадження рішення для моніторингу - складніший процес, ніж вибір найпотужнішого рішення на ринку та встановлення його на комп'ютери співробітників. Ми пропонуємо ретельний поступовий процес, що складається з декількох кроків.

Ми рекомендуємо почати з визначення конкретних бізнес-проблем, які ви сподіваєтеся вирішити за допомогою моніторингу. Що це: безпека, продуктивність, відповідність нормативним вимогам або їх поєднання? Відповідь на це питання визначить функції, які ви повинні шукати в рішенні для моніторингу.

Коли ви вивчаєте інструменти моніторингу, вам слід звернути увагу на кілька важливих факторів. По-перше, це функції програмного забезпечення. Оцініть пропоновані можливості, такі як відстеження активності, моніторинг електронної пошти, відстеження передачі файлів тощо. Виберіть ті, які відповідають вашим потребам і є юридично дозволеними в Каліфорнії.

Простота використання та інтеграція є однаково важливими факторами. Ідеальним вибором є зручне програмне забезпечення, яке легко інтегрується з існуючою ІТ-інфраструктурою та системами.

Крім того, ви можете звернути увагу на програмне забезпечення, яке легко налаштовується. Це дозволить вам змінювати налаштування моніторингу та застосовувати їх індивідуально до конкретних ролей, відділів або співробітників. Такий підхід допоможе вам отримати цінну інформацію, мінімізуючи збір даних і дотримуючись правил конфіденційності.

Ще одним важливим фактором є масштабованість. Ваш бізнес зростає, і ваше рішення для моніторингу повинно бути здатним рости разом з ним.

Нарешті, репутація постачальника. Оскільки ви збиратимете потенційно конфіденційну інформацію, ваш постачальник програмного забезпечення повинен мати надійну репутацію, сертифікати безпеки та надійні протоколи захисту даних.

Раптове розгортання програмного забезпечення для моніторингу по всій компанії може виявити непередбачувані проблеми та вузькі місця, які буде складно вирішити в такому масштабі. Натомість ми рекомендуємо починати з пілотної програми, в якій бере участь один відділ або група співробітників. Це дозволить протестувати програмне забезпечення, оцінити його ефективність, зібрати відгуки та виявити неочікувані проблеми.

Після завершення пілотного етапу та внесення необхідних коректив у програмне забезпечення, ви розгортаєте його для всієї компанії.

Ефективне впровадження програмного забезпечення для моніторингу співробітників - це не лише його встановлення та усунення технічних проблем, але й навчання керівників та персоналу ефективному використанню.

Це навчання має навчити менеджерів користуватися програмним забезпеченням, інтерпретувати його звіти, дотримуватися політики компанії щодо моніторингу та вирішувати проблеми, які можуть виникнути.

Що стосується працівників, то вони повинні розуміти, що саме відстежується, як будуть використовуватися дані, якою є політика компанії щодо моніторингу, а також відповідати на будь-які запитання чи занепокоєння, які можуть у них виникнути.

Впровадження рішення для моніторингу співробітників - це не одноразовий процес. Правила конфіденційності змінюються, програмне забезпечення отримує нові функції, а ваші цілі моніторингу можуть змінюватися з часом. Ось чому регулярний перегляд практик і політик моніторингу в компанії є життєво важливим, щоб залишатися на належному рівні і гарантувати, що вони все ще відповідають вашим цілям.

Каліфорнійські закони суворо ставляться до особистої конфіденційності. Як власник бізнесу або менеджер, який хоче використовувати рішення для моніторингу співробітників, ви повинні шукати баланс між законними інтересами вашої організації та дотриманням чинного законодавства. Цей баланс полягає в глибокому знанні законодавства про конфіденційність, прозорих, виправданих і пропорційних практиках, а також ретельному виборі програмного забезпечення для моніторингу.