Забезпечення продуктивності за допомогою програмного забезпечення для моніторингу співробітників у Грузії: Ключові особливості та випадки використання

Логістика, агробізнес і роздрібна торгівля - три основні галузі економіки Грузії. У логістичному секторі Грузії зайнята велика кількість робочої сили: понад 177 000 робочих місць у приватному секторі робочих місць лише в транспортній галузі, і ще десятки тисяч - у сфері доставки та складських послуг. Роздрібна торгівля є ще однією важливою галуззю, яка підтримує близько 28% робочих місць у штаті. У сільському господарстві, яке є провідною галуззю Грузії з точки зору економічного впливу, зайнято понад 769 000 осіб. Сукупний внесок цих трьох галузей в економіку Грузії перевищує $565 млрд. Звісно, продуктивність, безпека та ефективність працівників є важливими у таких великих та впливових секторах. У цих сферах організації стикаються з різноманітними викликами, які неможливо охопити в невеликій статті. Тут ми зосередимося на конкретних проблемах, які можна вирішити за допомогою програмного забезпечення для моніторингу співробітників.

Кожна галузь стикається зі своїми специфічними викликами, і ритейл, агробізнес та логістика не є винятком. Давайте визначимо ці виклики.

Вирощування, переробку, дистрибуцію та інші процеси в агробізнесі не завжди легко контролювати, особливо за допомогою програмного забезпечення. Хоча програми для відстеження не можуть оцінити якість виконання таких завдань, як посів, є кілька проблем, де вони можуть суттєво допомогти:

1. Відстеження присутності та місцезнаходження польових робітників, забезпечення їхньої присутності на об'єкті в робочий час та у визначених місцях для виконання конкретних завдань;

2. Точний облік робочого часу польових робітників, особливо тих, які отримують погодинну оплату;

3. Моніторинг використання та пересування техніки;

4. Відстеження персоналу, який керує сільськогосподарськими операціями, інвентаризацією, продажами або логістикою з офісу за допомогою комп'ютерів. Моніторинг діяльності цих працівників забезпечує ефективне використання робочого часу та запобігає потенційним проблемам, таким як шахрайство.

Логістичний сектор є мостом між виробниками та споживачами і основою торгівлі. Він часто стикається зі складнощами, пов'язаними з переміщенням, термінами та управлінням ресурсами.

Першою проблемою є планування найефективніших транспортних маршрутів та їхня оптимізація за потреби. Це непросте завдання, якщо врахувати мінливий трафік, дорожні умови та графіки доставки. Маленька помилка може призвести до втрати часу, збільшення витрат на пальне та затримки доставки.

Контроль термінів доставки є ще однією важливою проблемою. Ви не зможете побудувати міцні відносини з клієнтами, якщо ваші поставки постійно затримуються, незалежно від того, чи це пов'язано з непередбачуваними обставинами, чи з неефективністю планування або виконання.

Однак ви можете ретельно спланувати маршрут і врахувати найменші потенційні проблеми, але доставка може бути зірвана через неправомірні дії водія. Перевищення швидкості, несанкціоновані об'їзди, надмірні простої та неналежне поводження з автомобілем є більш поширеними проблемами, ніж можна було б подумати. В результаті ви отримуєте вищі операційні витрати, проблеми з технічним обслуговуванням, потенційні ризики для безпеки та юридичні ризики, а також незадоволених клієнтів.

Говорячи про операційні витрати, паливо є основною статтею витрат. Саме тому моніторинг та управління споживанням пального, виявлення марнотратних звичок водія та виявлення потенційних крадіжок пального - це ті речі, які варто враховувати та контролювати.

Неправильна поведінка або неефективність водія може не тільки збільшити операційні витрати, але й поставити під загрозу весь вантаж. Запобігання крадіжкам, пошкодженням або несанкціонованому доступу до вантажу має першорядне значення.

Останнім, але не менш важливим фактором є дотримання нормативних вимог. Логістична галузь підпадає під дію численних нормативних актів, що стосуються робочого часу водіїв, технічного обслуговування транспортних засобів, обробки вантажів та митних процедур. Дотримання цих вимог вимагає ретельного моніторингу та ведення обліку.

Роздрібна торгівля, незалежно від того, чи здійснюється вона в магазині, чи в режимі онлайн, залежить від ефективної роботи персоналу та чесності транзакцій. Програмне забезпечення для моніторингу може суттєво допомогти у вирішенні наступних проблем у цьому секторі:

1. Точний облік робочого часу та виявлення тих, хто постійно запізнюється або рано йде з роботи.

2. Моніторинг комп'ютерної активності працівників, відповідальних за адміністративні завдання, управління запасами або обробку онлайн-замовлень. Це допомагає визначити, чи продуктивно витрачається робочий час, а також запобігає шахрайству та іншим інцидентам.

3. Вирішення проблеми крадіжки часу.

4. Моніторинг віддалених співробітників або співробітників, які здійснюють доставку, для забезпечення відвідуваності та ефективного використання робочого часу.

5. Відстеження взаємодії співробітників з клієнтами для забезпечення високої якості обслуговування.

6. Моніторинг діяльності в точках продажу (POS): транзакцій, повернень і взаємодії співробітників на предмет потенційних помилок і нечесних дій.

Тепер, коли ми окреслили виклики в цих секторах, настав час дослідити, як може допомогти сучасне програмне забезпечення для моніторингу працівників. Ці інструменти забезпечують прозорість, підзвітність та інформацію для прийняття обґрунтованих рішень.

На ринку існують десятки рішень для відстеження, і вибір одного з них залежить від завдання, яке стоїть перед організацією. Потрібно шукати ті функції, які вирішують унікальні проблеми саме вашого бізнесу. Розглянемо основні можливості програм для моніторингу співробітників та які проблеми вони можуть вирішити.

У галузях, де витрати на робочу силу можуть швидко зростати, особливо в умовах погодинної оплати праці, таких як сільське господарство та роздрібна торгівля, точний облік робочого часу має важливе значення, і функція відстеження часу вбудована в багато інструментів для моніторингу співробітників.

По-перше, програмне забезпечення, призначене для моніторингу комп'ютерної активності співробітників, зазвичай має трекери робочого часу, які реєструють відвідуваність, початок і кінець робочого дня, періоди простою та загальний робочий час за будь-який обраний період. Прикладом такого програмного забезпечення є CleverControl - потужне і надійне рішення для моніторингу співробітників.

Деякі програми для відстеження активності також дозволяють реєструвати час, витрачений на конкретні проекти або завдання, що дозволяє менеджерам аналізувати робочі процеси та планувати майбутні дедлайни.

Програмне забезпечення для відстеження часу ідеально підходить для моніторингу будь-яких адміністративних або інших працівників, що працюють за комп'ютерами.

Але що робити, якщо працівник працює в польових умовах або на доставці? У цьому випадку існують мобільні додатки з геолокацією та біометричною верифікацією (наприклад, розпізнаванням обличчя або введенням PIN-коду). Вони забезпечують точний облік робочого часу навіть у віддалених районах.

Функція обліку робочого часу забезпечує справедливий розрахунок заробітної плати, зменшує крадіжки часу та прогули, а також допомагає підтримувати робочу дисципліну.

Якщо організація хоче знати не лише скільки працюють її співробітники, але й як вони проводять свій робочий час, то функція відстеження активності - це рішення для них. Програмне забезпечення з функцією відстеження активності фіксує майже все, що працівник робить на своєму робочому місці, створюючи детальний журнал його робочого дня. Наприклад, програма може відстежувати використання додатків і веб-сайтів у робочий час і класифікувати його як продуктивне чи непродуктивне. Або ж воно може робити скріншоти та записи екрану, які забезпечать візуальний контекст для текстових журналів. Просунуті трекери активності можуть записувати дзвінки та чати в месенджерах і транслювати екран працівника в реальному часі, дозволяючи менеджеру перевірити, чи зосереджений працівник на своїх обов'язках.

Детальні журнали діяльності допомагають забезпечити концентрацію персоналу на своїх прямих обов'язках і в багатьох випадках оцінити якість їхньої роботи, наприклад, наскільки швидко і якісно агент служби підтримки відповідає на запити клієнтів. Крім того, вони є додатковим заходом безпеки від потенційного шахрайства або нецільового використання ресурсів компанії.

Ця функція буде корисною для компаній, де люди та активи постійно перебувають у русі, наприклад, у сфері логістики та доставки. Автомобільні GPS-пристрої або мобільні додатки надають інформацію про місцезнаходження в режимі реального часу, відстежують дотримання маршруту та сповіщають про відхилення від нього. Деякі інструменти інтегруються з діагностикою транспортного засобу, щоб відстежувати швидкість, витрату палива та стан двигуна.

Для працівників роздрібної торгівлі мобільні додатки з функціями GPS і підпису клієнта підтверджують завершення доставки та оптимізують майбутні маршрути.

GPS забезпечує своєчасну доставку та дотримання правил дорожнього руху. Крім того, він підтримує ефективну доставку "останньої милі".

Сирі дані мають невелику цінність, якщо ви не можете витягти з них значущу інформацію. Однак робити це вручну забирає багато часу і може призвести до помилок та суб'єктивних висновків. Саме тому програмне забезпечення для моніторингу співробітників зазвичай включає в себе звіти, автоматизовані зведені діаграми активності і навіть Інструменти аналітики на основі штучного інтелекту. Звіти можуть висвітлювати структуру відвідуваності, тенденції щодо понаднормової роботи та різницю в продуктивності між командами чи локаціями.

Реактивне реагування часто означає, що проблеми вже виникли. Сповіщення в реальному часі дозволяють негайно вжити заходів до того, як проблеми загостряться. Наприклад, транспортні менеджери можуть отримати сповіщення, якщо водій перевищує встановлений ліміт швидкості, занадто довго простоює або відхиляється від запланованого маршруту.

Офіс-менеджери можуть налаштувати сповіщення про спроби співробітників отримати доступ до небажаних веб-сайтів на роботі (наприклад, магазинів або соціальних мереж) або тригерні слова.

Ці сповіщення дозволяють негайно скоригувати курс, підвищуючи продуктивність і відповідність усім контрольованим функціям.

Завдяки моніторингу співробітників компанії в ключових секторах Грузії можуть вийти за рамки здогадок і перейти до управління на основі даних. Програмне забезпечення для моніторингу співробітників - це не просто інструмент, а стратегічний актив, який, за умови відповідального використання та адаптації до конкретних ролей, може значно підвищити ефективність, зменшити витрати та покращити загальну продуктивність.

Ось три ілюстративні приклади використання, що демонструють, як компанії в ключових секторах Грузії можуть використовувати рішення для моніторингу для підвищення продуктивності.

Логістична компанія середнього розміру регулярно стикається з проблемами, пов'язаними з нестабільністю часу доставки та вищими, ніж очікувалося, витратами на пальне. Аналіз ручних журналів водіїв надав деякі дані, але їм не вистачало точності в реальному часі та деталізації фактичних маршрутів і часу, проведеного в пунктах призначення.

Компанія впровадила систему моніторингу з GPS-трекінгом та детальним звітуванням про маршрути. Дані моніторингу показали, що водії часто обирали довші, менш ефективні маршрути і робили зупинки довше, ніж очікувалося.

Менеджер з логістики перепланував маршрути на основі реальних умов, зробивши їх більш ефективними. Також було проведено цілеспрямоване навчання водіїв щодо дотримання маршрутів та скорочення часу простою. В результаті середній час доставки скоротився на 15%, а витрати на пальне помітно зменшилися протягом трьох місяців.

Інтернет-магазин отримував дедалі більше скарг від клієнтів на якість обслуговування. Їхні запити та проблеми вирішувалися повільно і не завжди ефективно. Керівництву потрібно було зрозуміти, де саме виникали затримки в роботі команди обслуговування клієнтів.

Рішення: Компанія впровадила програмне забезпечення для моніторингу роботи представників служби підтримки клієнтів. Вона відстежувала час, проведений на комунікаційних платформах (електронна пошта, чат), відвідування веб-сайтів та використання CRM-інструментів.

Дані моніторингу показали, що деякі співробітники витрачали надмірний час на додатки та веб-сайти, не пов'язані з роботою, або не могли розібратися з CRM-системою, що призводило до повільних відповідей. Використовуючи цю інформацію, компанія провела перепідготовку персоналу щодо ефективного використання CRM та управління часом. Протягом двох місяців кількість скарг клієнтів на швидкість обслуговування та вирішення питань знизилася на 20%.

Фермерське господарство в Південній Джорджії намагалося точно відстежувати робочий час сезонних польових робітників. Працівники були розпорошені по величезних фруктових садах під час сезону збору врожаю, і відстежити присутність і робочий час кожного працівника вручну було майже неможливо. Важко було оцінити, скільки часу дійсно було витрачено на продуктивну роботу на конкретних ділянках.

Рішення: Ферма почала використовувати систему обліку робочого часу з GPS-локацією та геозонуванням. Завдяки їй керівники могли переконатися, що працівники перебувають на території ферми та у визначених робочих зонах.

Нова система обліку робочого часу усунула потенційні крадіжки часу та помилки в обліку робочого часу, а також забезпечила точний розрахунок заробітної плати. Крім того, керівники ферми отримали краще розуміння фактичного часу, необхідного для збирання врожаю на різних ділянках. Як наслідок, вони могли більш точно планувати та розподіляти ресурси в наступних сезонах.

Ключові галузі Грузії - логістика, роздрібна торгівля та агробізнес - є фундаментальними для економіки країни. Як і будь-яка інша галузь, вони стикаються з проблемами продуктивності та іншими викликами, які виникають через відсутність видимості щоденних операцій та діяльності співробітників. Програмне забезпечення для моніторингу працівників пропонує практичне та ефективне рішення для отримання необхідної інформації.