Делегування: Виконуйте завдання на 100%

Делегування - це процес передачі завдань, які повинні бути виконані керівником, з наданням необхідної свободи дій підлеглому.

Так, це управлінська дія, яку багато керівників небезпідставно вважають секретом успіху. Люди, які вміють делегувати, швидше досягають висот у бізнесі, а їхні співробітники стають більш ефективними. Менеджери, які вміють користуватися делегуванням, мають всі підстави називатися хорошими організаторами: вони не просять посади - їх просять.

Делегування - це організація роботи, при якій керівник розподіляє певні завдання між підлеглими. Можна назвати це інакше: делегування - це процес передачі завдань, які повинні бути виконані керівником, разом з необхідною свободою дій підлеглому.

Як навчитися делегувати завдання з готовністю, не думаючи про те, що краще зробити самому, ніж переробляти 10 разів? Адже всіх грошей не заробиш і всіх завдань не виконаєш.

Існує 3 типи завдань, які майже завжди доводиться делегувати іншим:

1. Рутинні справи. Моя думка, що для ефективного розвитку бізнесу менеджери повинні зосереджуватися на головних частинах проектів, не заглиблюючись у деталі. Педантичний підхід до контролю, бажання все контролювати і все знати призводить до надмірної втрати часу. Встежити за всім неможливо. Жоден керівник не зможе виконати всю роботу самотужки.

2. Специфічна робота. Завжди є завдання, які можуть добре виконати тільки професіонали. Так, нехай програміст програмує, нехай технічний адміністратор керує новими бізнес-процесами, а офіс-менеджер контролює потік документів та електронних листів. Побудуйте робочий процес так, щоб кожен співробітник розумів і добре виконував свої обов'язки, щоб вам не довелося його контролювати.

3. Те, що тобі не подобається. Так, саме так. Якщо вам не подобається те, що ви робите в даний момент, у вас є два варіанти: або продовжувати це робити, або делегувати людині, яка, можливо, буде отримувати від цього задоволення. А якщо ні, то запропонувати цій людині гроші або якусь альтернативу на кшталт "ти допомагаєш мені - я допомагаю тобі".

Делегування складається з декількох частин: Делегування = доручення + повноваження + довіра.

Perhaps you have had thoughts like: “If you want to do the job well, do it yourself.” or “I am the only person who can really be trusted with doing this.” or “No one will work better than I do." or "I'm indispensable."

В цілому, однак, це класичні помилкові уявлення, які можна виразити в коротких визначеннях:

• "Egomania" (no one can do this job better than I),

• "Perversity" (it is easier to do the job myself than explain how to do it to others)

• "Self-deception" (I have been working for so long and so well that I don't make mistakes),

• "Fear of underestimation" (if someone will do the job better than me, I'll look bad),

• "Simplicity" (I can do all the work myself, I don't need help),

• "Character" (working with others is too hard for me).

Делегування - це не просто перекладання на інших термінових і неприємних завдань або відмова від зобов'язань. Відмова від своїх зобов'язань не означає, що ви віддаєте і відповідальність. Відповідальність можна делегувати, але не можна передати, тому що контроль залишається за вами.

To find out how to delegate let’s take the formula called 5W1H or the Kipling method. In one of his poems, "I Keep Six Honest Serving Men..." he outlined 6 simple questions: What, When, Why, Who, Where and How.

Методика 5W1H передбачає отримання нової інформації шляхом відповідей на низку навідних запитань. Вам необхідно відповісти на всі питання до початку делегування. Вони є: Що потрібно зробити? Чому це завдання важливе? Де це має бути зроблено? Коли це завдання має бути виконано? Хто відповідає за результат? Як це зробити?

To find out how to delegate let’s take the formula called 5W1H or the Kipling method. In one of his poems, "I Keep Six Honest Serving Men..." he outlined 6 simple questions: What, When, Why, Who, Where and How.

Якщо спростити, то перед тим, як делегувати повноваження, потрібно відповісти на три основні питання:

1. Яка мета цього завдання? Найголовніше, ви, як керівник, повинні чітко поставити мету і задати конкретний кінцевий результат.

2. Обговоріть завдання зі співробітником і з'ясуйте його ставлення до нього. Нехай працівник розповість, як він бачить свою роль виконавця цього завдання і спосіб його вирішення. Зі свого досвіду можу сказати, що делегування повноважень буде більш ефективним, якщо це будуть партнерські відносини, а не відносини "начальник-підлеглий".

3. Чому саме Ви або людина, якій Ви довіряєте, маєте це зробити? Не кожен працівник може виконати завдання так, як би вам хотілося. Тому раджу приділити особливу увагу підбору людини, якій ви будете делегувати. Для початку необхідно врахувати рівень кваліфікації та досвід. Зверніть увагу на завантаженість працівника. Слід пам'ятати, що надмірні завдання неминуче знижують якість роботи. І, нарешті, враховуйте особисті якості працівника. Тому що тільки той працівник, який хоче виконати завдання, робить його добре. Завдання не повинно вводити працівника в стрес, інакше проблема не буде вирішена ефективно.

4. Як можна вирішити проблему? Вказати працівнику ступінь свободи в діях. Наприклад, це буде виконання жорстких вимог за списком, або достатня свобода в діях і рішеннях працівника, або повна свобода, головне, щоб результат відповідав Вашим очікуванням і вимогам.

Ви також повинні пам'ятати, що ви повинні дати співробітнику стільки повноважень, скільки потрібно для виконання завдання. Якщо ви дасте їм занадто багато повноважень, вони можуть зловживати ними, а якщо занадто мало, вони можуть не досягти поставленої мети.

Таким чином, делегування можна реалізувати за допомогою простої формули. Пам'ятайте, основою будь-якого успішного бізнесу є правильне делегування повноважень. Можна бути генієм і невтомним трудоголіком, але якщо не доручати завдання підлеглим, можна втратити все, над чим так старанно працювали. Делегуючи, ви виграєте час.