Програмне забезпечення для моніторингу співробітників у штаті Делавер: обробка конфіденційних даних у фінансових компаніях

Фінансові фірми обробляють не лише капітал, а й величезні обсяги конфіденційних даних, від виконання торгових операцій та портфелів клієнтів до конфіденційних електронних листів. Захист цих даних є критично важливою вимогою дотримання вимог та імперативом управління ризиками. Програмне забезпечення для моніторингу співробітників – один із найкращих методів захисту конфіденційної інформації, але як його вибрати та впровадити?

Успіх вимагає ретельної двоетапної стратегії. По-перше, ви повинні обрати комплексне програмне забезпечення з надійним захистом банківського рівня для захисту самих даних моніторингу. По-друге, ви повинні контролювати діяльність співробітників відповідно до федеральних законів та законів штату Делавер про конфіденційність. Ефективна система безпеки даних захищає ваших клієнтів, вашу фірму та вашу репутацію; неправильно підібрана система може призвести до руйнівних наслідків.

У цій статті ми розглянемо технічні вимоги до програмного забезпечення для моніторингу співробітників у фінансових фірмах, правову базу та окреслимо план впровадження моніторингу у фінансовій компанії.

Моніторинг працівників може бути слизьким, якщо його впроваджувати недбало. Ваші методи моніторингу потребують міцної правової основи. Перш ніж почати вибирати програмне забезпечення для відстеження та обмірковувати методи, вам потрібно зрозуміти федеральні закони та місцеві закони штату Делавер, які регулюють моніторинг.

Федеральні органи, такі як Комісія з цінних паперів та бірж (SEC) та Управління з регулювання фінансової галузі (FINRA), встановлюють стандарти та правила обробки конфіденційних даних клієнтів у фінансових фірмах.

Згідно з Правилом FINRA 3110 (Керування), ви повинні впроваджувати та підтримувати системи для контролю за діяльністю співробітників, включаючи сучасні цифрові канали зв'язку, такі як Slack, Teams або електронна пошта.

Ви не можете надійно виконати цю вимогу, якщо не маєте доступу до цих каналів. Тут програмне забезпечення для моніторингу є практичною необхідністю для виконання ваших наглядових обов'язків. З його допомогою ви можете контролювати внутрішні комунікації та взаємодію з клієнтами, а також мати аудиторський слід, якого очікують регулятори. FINRA також забезпечує ведення обліку за допомогою Правила 4511.

та вимоги щодо публічних комунікацій згідно з Правилом 2210, що робить нагляд та зберігання невід’ємними частинами дотримання вимог.

Згідно з Правилом SEC 17a-4 (Ведення документації) [17 C.F.R. § 240.17a‑4], ви повинні записувати, зберігати та зберігати ключові ділові записи, включаючи електронні повідомлення, у форматі, який не можна переписати або стерти. Це загальновідомо як відповідність WORM. Брокери-дилери повинні мати можливість отримувати записи протягом 24 годин та зберігати їх від трьох до шести років, залежно від типу.

Нещодавні заходи SEC щодо правоохоронних органів оштрафували десятки фірм за неналежне фіксування електронних повідомлень на персональних пристроях та в позаканалних додатках, таких як WhatsApp, iMessage або Signal. Ставки за цю помилку високі, лише у 2024 році штрафи за ведення обліку перевищили 600 мільйонів доларів.

Правило про гарантії відповідно до Закону Гремма-Ліча-Блайлі (GLBA) [16 C.F.R. Part 314] зобов'язує вас захищати безпеку та конфіденційність непублічної особистої інформації клієнтів (NPI). Оновлення 2023 року вимагають від фінансових установ впроваджувати постійний моніторинг або щорічне тестування на проникнення та піврічну оцінку вразливостей. Програмне забезпечення для моніторингу співробітників є чудовим інструментом для забезпечення відповідності вимогам, оскільки воно допомагає виявляти випадкові витоки, ризиковану поведінку, несанкціонований доступ та навмисне неправомірне використання даних клієнтів.

До Регламенту SEC S-P [17 C.F.R. Part 248] було внесено зміни у 2024 році, які вимагають від фінансових компаній запровадити програми реагування на інциденти та 72-годинні процедури повідомлення про порушення у разі несанкціонованого доступу до даних клієнтів. В ідеалі ваше рішення для моніторингу має бути інтегроване в ці програми, щоб забезпечити швидке виявлення та стримування потенційних порушень.

Закон про конфіденційність електронних комунікацій (ECPA) загалом забороняє перехоплення комунікацій, але передбачає два ключові винятки: (1) моніторинг роботодавцем за наявності чіткої, інформованої згоди (часто отриманої під час прийняття на роботу та задокументованої в інструкції для працівників) та (2) моніторинг у звичайному ході ведення бізнесу для законних бізнес-цілей, таких як нагляд за дотриманням вимог або безпека. Правило штату Делавер щодо повідомлення спеціально розроблене для підтримки дотримання ECPA.

Федеральні правила створюють основу, але штат Делавер додає ще один критично важливий рівень. Згідно з Розділом 19, Главою 7, Параграфом 705 Кодексу штату Делавер [Делаверський кодекс, параграф 19, § 705], приватні роботодавці повинні надавати працівникам письмове або електронне повідомлення перед моніторингом або перехопленням телефонних розмов, електронної пошти чи використання Інтернету. Ви можете:

• Надіслати одноразове повідомлення під час прийняття на роботу (письмове або електронне), яке працівник повинен підтвердити, або
• Щодня повідомляйте працівника про доступ до електронної пошти або інтернету компанії, хоча більшість фірм використовують постійну систему початкового повідомлення та підтвердження.

У повідомленні мають бути описані типи моніторингу, що проводиться, і це не просто найкраща практика – воно обов’язкове. Цей закон не забороняє моніторинг і не вимагає повторних повідомлень для постійного моніторингу на основі політик, але забороняє будь-яке таємне відстеження. Моніторинг для обслуговування системи або обсягу (наприклад, захист мережі, а не особисте спостереження) є винятком, але цілеспрямований огляд діяльності окремих співробітників завжди вимагає повідомлення.

Законодавство штату Делавер ставить його в один ряд з невеликою групою штатів (разом з Нью-Йорком і Коннектикутом), які забезпечують прозорість електронного моніторингу. Порушення тягнуть за собою цивільні штрафи у розмірі 100 доларів США за кожен інцидент, тому надійне управління політикою є надзвичайно важливим.

Створення відповідної політики моніторингу працівників для фінансової фірми штату Делавер означає інтеграцію федеральних та державних вимог у вашу систему внутрішнього управління.

• Start by explaining the "why." Your policy should openly state that monitoring is in place for regulatory compliance, asset protection, and cybersecurity - not for micromanagement.
• Вкажіть, які пристрої та канали зв'язку охоплюються. Зазвичай це комп'ютери, телефони та корпоративна мережа, що належать компанії.
• Окресліть, хто має доступ до зібраних даних, як довго вони зберігаються (відповідно до термінів зберігання SEC) та процедури їх перевірки. Доступ до даних має відповідати принципу найменших привілеїв, а зберігання має відповідати стандарту мінімізації, встановленому правилами GLBA та SEC.
• Додайте заяву про конфіденційність, яка підтверджує дотримання вимог Положення S-P щодо реагування на інциденти та повідомлення про порушення. Дотримання правила письмового повідомлення штату Делавер, включаючи копію політики моніторингу та підтвердження співробітників у файлі, є обов’язковим.

Створення цієї політики може зайняти деякий час, але вона є необхідною умовою для дотримання федеральних та державних стандартів відповідності. Крім того, вона сприяє прозорості, підзвітності та культурі безпеки, якій довіряють як працівники, так і регуляторні органи.

Моніторинг співробітників створює парадокс. Ви впроваджуєте програмне забезпечення для моніторингу для підвищення безпеки, але при цьому створюєте новий, концентрований потік неймовірно конфіденційних даних. Цей потік містить не лише потенційні докази неправомірних дій, але й часто ті самі NPI клієнта, комерційні таємниці та стратегічні плани, які ви намагаєтеся захистити. Якщо ці журнали моніторингу витікнуть, збитки можуть бути такими ж катастрофічними, як і витік самих конфіденційних даних компанії.

Обране вами програмне забезпечення для моніторингу повинно мати вбудовані інструменти безпеки для захисту зібраних даних. Отже, на що звернути увагу в інструменті моніторингу?

Дані вразливі як під час переміщення, так і під час зберігання. Гарне програмне забезпечення для відстеження охоплює обидва ці стани.

Шифрування під час передачі захищає інформацію під час її передачі від пристрою співробітника до серверів вашої компанії або постачальника програмного забезпечення. Золотим стандартом тут є TLS 1.2 або вище. Це той самий протокол безпеки, який захищає ваші сеанси онлайн-банкінгу. Якщо вибране вами програмне забезпечення для моніторингу використовує TLS, ви можете бути впевнені, що дані шифруються під час їх передачі та є марними для потенційних хакерів.

Коли дані надходять до бази даних, вони також мають бути захищені. В ідеалі галузевим стандартом, на який вам слід звернути увагу, є шифрування AES-256. Цей тип шифрування використовується фінансовими установами та урядами по всьому світу для захисту найціннішої інформації. Навіть якщо зловмисник порушить доступ до бази даних сховища або фізично викраде сервер, він отримає лише зашифрований, нечитабельний хаос без унікального ключа.

Контроль доступу до даних моніторингу є таким же важливим, як і захист самих даних. Ось що має бути у вашому програмному забезпеченні для моніторингу.

Контроль доступу на основі ролей (RBAC)

The team leader needs access only to their team’s data, while the department manager should see the work of all employees in the department. RBAC allows you to grant access permissions to monitoring data based on job function. This principle of "least privilege" minimizes internal risk and contains potential exposure.

Багатофакторна автентифікація (MFA)

Одного лише пароля може бути недостатньо для захисту таких конфіденційних даних. MFA – це другий рівень верифікації; зазвичай це одноразовий SMS-код або додаток для автентифікації. Незважаючи на свою простоту, він значно знижує ризик порушення, навіть якщо пароль скомпрометовано. MFA має бути непорушним правилом для вашої платформи моніторингу.

Перейдемо від теорії до практики. З чого почати, якщо ви хочете впровадити моніторинг співробітників у своїй фінансовій фірмі?

Внутрішня оцінка ризиків

Подумайте, які ваші найбільші вразливості. Це ризик інсайдерської торгівлі? Випадковий витік даних співробітником з добрими намірами? Чи крадіжка інтелектуальної власності? Врахуйте ці реальні ризики разом із законодавчими вимогами у ваших майбутніх методах моніторингу.

Чітка політика моніторингу

Пам’ятаєте вимогу штату Делавер щодо повідомлення? Створіть чітку, комплексну політику моніторингу, яка охоплює те, що контролюється, чому та як. Представте її своїй команді, сформулювавши її як захід для захисту фірми, клієнтів та їхніх робочих місць від загроз безпеці та регуляторних помилок. Працівники повинні підписати документ.

Контрольний список відповідності та безпеки

Коли ви починаєте розмовляти з постачальниками програмного забезпечення, озбройтеся прямими питаннями не лише про характеристики їхнього продукту, але й про їхню відданість нормативним вимогам.

Наприклад, ви можете запитати:

• Чи пропонуєте ви контроль доступу на основі ролей? Що це таке?
• Опишіть ваші стандарти шифрування даних як під час передачі, так і в стані спокою.
• Чи можете ви надати свої сертифікати безпеки?

Авторитетний продавець матиме чіткі та впевнені відповіді на ці запитання.

Безпека понад спостереження

Те, як ваші співробітники сприйматимуть моніторинг, залежить від того, як ви його позиціонуєте у вашій компанії. Мета полягає у створенні безпечного середовища, де співробітники можуть виконувати свою роботу якнайкраще та знати, що їхні дані, дані клієнтів та активи компанії захищені. Представте програмне забезпечення для моніторингу як необхідний інструмент для забезпечення відповідності вимогам, чесності та безпеки у сфері з високими ставками.

Роблячи ці виважені та прозорі кроки, ви виходите за рамки простого встановлення програмного забезпечення. Ви впроваджуєте стратегічний актив – такий, що створює більш стійку, відповідну вимогам та надійну фірму.