Практичний приклад: роль CleverControl у покращенні віддаленої командної співпраці

Сучасні компанії процвітають завдяки гнучкості, і для клієнта CleverControl, невеликої компанії з розробки програмного забезпечення в США, це означало перехід на повністю віддалену модель роботи. У компанії працювало 32 розробники, тестувальники та керівники проектів у різних часових поясах, тож така гнучкість була виграшем. Але на практиці все йшло не так гладко, як здавалося.

У команди були звичайні інструменти: Jira для завдань, внутрішній чат для обміну повідомленнями та інші. Але чогось не вистачало. Керівники проекту лише смутно знали про процес роботи. Хто на чому застряг? Чому деякі спринти відставали? І чому деякі члени команди здавалися перевантаженими, а інші простоювали?

Вони мали справу не з лінню - вони мали справу з непомітністю. Саме тоді CleverControl відіграв свою роль. Метою було не стежити за їхньою командою, а нарешті побачити, як виконується робота, і покращити віддалену співпрацю команди.

Розгортання програмного забезпечення для моніторингу може швидко мати негативні наслідки, якщо воно схоже на шпигунство. Тож замість того, щоб тихенько натиснути вимикач, керівництво компанії мало відверту розмову з командою.

"We explained to the team," the company CEO said, "That we were going to use CleverControl to understand how we work, not to spy. We wanted to know why we often fall behind schedules, and if the workload is spread fairly across the team."

Керівництво конкретно визначило, які дані збиратимуться: використання програми, час, проведений у робочих інструментах, періодичні знімки екрана та періоди активності/неактивності. Вони також чітко дали зрозуміти: немає реєстрації натискань клавіш і прихованого відстеження. І що важливо, співробітники також могли переглядати власні дані.

Ця прозорість змінила гру. Замість підозр отримали визнання.

Коли дані почали надходити, не знадобилося багато часу, щоб виявити закономірності, які раніше були невидимі.

1. Спілкування йшло по колу

   Компанія припустила, що внутрішній месенджер є основним для всього, що пов’язано з проектом, але виявилося, що багато оновлень завдань все одно надходять через електронну пошту. Що ще гірше, менеджери проектів постійно переключалися між Jira та електронною поштою, пропускаючи оновлення та дублюючи роботу. Як наслідок, віддалена співпраця команди була неефективною та відставала.

   Рішення: керівництво встановило чітке правило – уся комунікація, пов’язана із завданнями, відбувається в Jira. Внутрішній месенджер призначений для швидких запитань і оновлення команди. Простий, але він зменшив шум і зробив передачу більш плавною.

2. Інструменти витрачалися (і неправильно розподілялися)

   Деякі команди мали ліцензії на дорогі інструменти розробника, якими вони майже не користувалися, а інші тижнями чекали, щоб отримати доступ. Роль CleverControl полягала в зборі звітів про використання програм і веб-сайтів. Справа була не в бюджеті, а в видимості.

   Рішення: за допомогою звітів про використання CleverControl ІТ-спеціалісти могли бачити, кому що насправді потрібно. Вони перерозподілили ліцензії на основі реального використання, а не припущень.

3. Старші розробники виконували молодшу роботу

   Дані показали, що провідні розробники витрачали години, відповідаючи на звичайні запитання служби підтримки – час, який вони повинні були витрачати на перевірку складної архітектури та коду.

   Рішення: вони створили роль підтримки для молодших членів команди. Це звільнило старших розробників і дало молодшим практичний досвід. Усі зростали, віддалена командна співпраця покращилася, а проекти рухалися швидше.

4. Кращі напрацювання ховалися на виду

   Одна команда постійно достроково доставляла. Коли вони дослідили дані, вони виявили, що ці високопродуктивні спеціалісти частіше за інших використовують певний набір внутрішніх документів і сторонніх ресурсів.

   Рішення: вони не приховували це знання. Вони оновили внутрішню вікіпедію, провели кілька коротких тренінгів і поділилися посібником з усією компанією. Раптом найкращі практики стали загальною практикою.

Проекти почали рухатися швидше, а планування ресурсів стало ефективнішим. Але глибші перемоги були культурними:

• Спілкування стало зрозумілішим – менше пропущених оновлень, менше розчарування.

• Робоче навантаження здавалося більш справедливим – менеджери могли помітити дисбаланси до того, як настане виснаження.

• Дистанційна командна співпраця стала більш цілеспрямованою – оскільки вони бачили, як протікає робота, вони могли її формувати.

• Моральний дух команди покращився – люди відчували підтримку, а не спостереження.

Роль CleverControl була значною. Хоча це не замінило їхні існуючі інструменти, це змусило їх працювати краще. Це дало компанії необхідне розуміння, щоб перестати гадати й почати оптимізувати – не контролюючи людей, а розуміючи їхній робочий процес.

Для дистанційного програмного забезпечення для створення команди для клієнтів у всьому світі ця ясність була не просто приємною. Це була різниця між виживанням у віддаленій роботі та справжнім процвітанням у ній.