CleverControl для віддалених працівників: ключ до прозорого управління командою

Спосіб нашої роботи змінився. Віддалена робота, колись соковитий бонус, яким користувалися небагато, стала важливою частиною роботи компаній. Подумайте про це: 3 із 10 штатних працівників тепер працюють повністю віддалено, а більше половини мають гібридні домовленості. Тільки між 2019 і 2021 роками кількість людей, які працюють віддалено, зросла втричі, за прогнозами, до 2025 року в США буде 36,2 мільйона дистанційних працівників — це приголомшливе зростання на 417% порівняно з рівнем до пандемії. Для сучасних людей гнучка схема роботи стала настільки важливою, що 23% співробітників бачать у ній причину залишитися або звільнитися з поточної роботи. А 76% навіть подумають про звільнення, якщо їхній бос позбавить можливості працювати віддалено. Таким чином, віддалена гнучкість більше не є бонусом чи експериментом – це реальність, і компанії повинні адаптуватися до неї, якщо хочуть зберегти свій персонал.

Але тут стає складніше. Як перевірити продуктивність, коли працівник може бути в іншому місті, країні чи навіть на континенті? Як ви притягуєте команду до відповідальності? Як забезпечити безпеку конфіденційних даних, коли співробітники використовують для роботи десятки мереж і персональних пристроїв? Як не перетворити контроль на мікроменеджмент?

CleverControl, потужне та всеохоплююче рішення для моніторингу співробітників, було розроблено як відповідь на ці та багато інших викликів. У цій статті ми дослідимо, як CleverControl може допомогти вам відстежувати продуктивність, підтримувати підзвітність і покращувати безпеку даних, дотримуючись особистих кордонів співробітників.

Моніторинг часто асоціюється зі шпигунством і вимірюванням того, скільки хвилин працівник витрачає на перерву на каву. І в чужих руках це може бути правдою. Однак правильно реалізований моніторинг співробітників виходить за межі простого шпигунства. Це стає способом перевірити робочі процеси, помітити перешкоди та потенційні ризики, виявити продуктивні моделі та усунути непродуктивні, коли випадкові офісні взаємодії та реєстрації зникають у віддаленому налаштуванні.

Інструменти моніторингу, такі як CleverControl, створені для подолання розриву між менеджерами та розподіленими командами. Однак міст буде міцним, лише якщо він побудований на основі прозорості та чітких очікувань. Організації можуть досягти взаєморозуміння щодо спірної теми моніторингу, якщо вони відкрито та чітко повідомлять про поточне відстеження, його цілі та результати, які вони очікують від своїх співробітників.

CleverControl надає повний набір функцій, які за умови розумного використання дозволяють компаніям долати труднощі, з якими вони стикаються під час керування розрізненими командами.

За своєю суттю CleverControl висвітлює, як витрачається час. Чи справді ваша команда займається своїми завданнями?

По-перше, програмне забезпечення відстежує використання програми та веб-сайту, забезпечуючи детальне уявлення про діяльність співробітника. Звіти допомагають визначити, які з них продуктивні, а які можуть потенційно відволікати, і скільки часу витрачається на кожну категорію.

Наприклад, ви можете несподівано помітити зниження концентрації в певні частини дня або виявити недостатньо використані ресурси. Статистика зі звітів про діяльність покращує оцінку продуктивності, допомагає зробити зворотний зв’язок більш конкретним і дієвим, виявляє потреби в навчанні та навіть призводить до коригування робочого навантаження.

Наступні цінні функції — скріншоти та пряма трансляція екрану співробітника. Картина справді може багато сказати. Скріншоти пропонують візуальний контекст для журналів активності, тоді як перегляд екрана в реальному часі дозволяє швидко перевіряти поточну роботу, не турбуючи співробітника.

Скріншоти та трансляція екрану не спрямовані на те, щоб зафіксувати людей за вчинками, не пов’язаними з роботою. Вони більше стосуються розуміння того, як йде робота, допомоги у вирішенні проблем або підтвердження того, що віхи досягнуті. Звичайно, важливо відповідально використовувати ці функції: знімки екрана слід робити лише в робочий час, щоб захистити конфіденційність.

Нарешті, є відстеження активності. CleverControl фіксує періоди активності та бездіяльності та представляє їх у вигляді журналу або зручної діаграми. Ці дані дозволяють визначити години максимальної продуктивності та відповідно спланувати роботу.

Продуктивне та конструктивне спілкування є життєво важливим для командної роботи, але у дистанційних домовленостях воно вдесятеро важливіше. І не забуваємо про спілкування з клієнтами. Співробітники, які безпосередньо працюють з клієнтами, є обличчям компанії. Від того, як співробітники звертаються з проханнями, наскільки вони ввічливі і дотримуються стандартів спілкування, так клієнти бачать компанію. Це основа їхньої довіри до нього.

Функції моніторингу CleverControl допомагають забезпечити ефективне спілкування, а клієнти отримують найкраще обслуговування.

Моніторинг чату та електронної пошти допомагає гарантувати, що всі цифрові взаємодії залишаються професійними. Це також може допомогти виявити проблеми з комунікацією в команді або зафіксувати потенційні загрози безпеці, як-от підозрілі файли чи несанкціонований обмін даними компанії.

Додаток «Запис дзвінків» допомагає підтримувати професіоналізм і продуктивність під час дзвінків, здійснених через такі популярні програми, як WhatsApp, Zoom, Discord та деякі інші.

Відстеження часу може бути складним у віддаленому налаштуванні, але це життєво важливо для справедливості, підзвітності, точного виставлення рахунків клієнтам і точного нарахування заробітної плати. Це гарантує належний облік часу кожного, допомагає виявити відсутність або тих, хто починає роботу пізно або закінчує раніше. Крім того, ви можете знайти співробітників, які перевтомлені та ризикують вигорати.

Відстеження часу створює справедливу систему, де кожна година враховується та отримує визнання.

CleverControl призначений не лише для менеджерів – він також може допомогти працівникам контролювати свою продуктивність.

Однією з видатних функцій CleverControl є самоконтроль: персоналізована інформаційна панель, доступна кожному працівнику. Це дозволяє їм точно бачити, які дані збираються та як вони працюють. Співробітники можуть дізнатися про свої моделі роботи, визначити свої найпродуктивніші години та побачити, де вони можуть покращитися. Це перетворює моніторинг на інструмент особистого зростання, а не просто на вимогу управління.

Справжня потужність CleverControl залежить від того, як вона представлена та використовується.

Цей момент важко підкреслити - чесність має велике значення.

1. Обговорення перед запровадженням: переконайтеся, що всі знають про програмне забезпечення, перш ніж його ввімкнути. Ніхто не любить сюрпризів, коли мова йде про моніторинг.
2. Поясніть «Чому»: Будьте відверті, чому ви використовуєте моніторинг. Чи краще зрозуміти продуктивність? Справедливо розподілити роботу? Щоб зберегти речі в безпеці? Підкресліть ці цілі та поясніть, що спостереження – це не покарання.
3. Чітко визначте політику: поясніть, що саме відстежуватиметься, коли та як використовуватимуться дані. Хто має доступ? Як довго він буде зберігатися? Нечіткість тут може швидко пошкодити довіру.

Дані повинні керувати рішеннями, а не підживлювати критику.

1. Шукайте тенденції: використовуйте дані, щоб знайти закономірності для всієї команди. Чи бувають випадки, коли продуктивність падає? Чи здається, що деякі інструменти підвищують продуктивність? Виявлені тенденції можуть допомогти покращити роботу, забезпечити цільову підтримку або переглянути структуру проектів.
2. Запропонуйте підтримку та інструктаж: дані моніторингу є чудовою відправною точкою для підтримуючої розмови з працівниками, які мають труднощі.

Конфіденційність має першорядне значення, особливо якщо співробітники користуються особистими пристроями.

1. Моніторинг лише в робочий час: CleverControl має видиму кнопку запуску/зупинки, якщо встановлено в звичайному (не прихованому) режимі. З його допомогою співробітники можуть контролювати, коли починається і закінчується моніторинг, чи це початок робочого дня, чи під час перерв. Ця маленька особливість має велике значення для збереження довіри та відокремлення роботи від особистого життя.
2. Особистий або робочий час: визначте чіткі очікування щодо особистого використання корпоративних пристроїв. Якщо це дозволено, не відстежуйте їх приватну діяльність. Такий підхід зміцнює межу між роботою та домом.

Нехай дані підтримують розмову, а не домінують у ній.

1. Цикл зворотного зв’язку: використовуйте дані як початок розмови під час переглядів. Сформулюйте це як спосіб допомогти працівникам зрозуміти їхні власні робочі звички та знайти сфери для розвитку.
2. Заохочуйте внесок співробітників: дозвольте працівникам переглядати власні дані. Попросіть їх пояснити будь-які незвичайні візерунки або поділитися своїми думками. Цей спільний підхід формує відповідальність і підзвітність.

Методи моніторингу, які ви вирішите використовувати, можуть бути незаконними у вашому регіоні. Отже, перед початком відстеження вивчіть закони про конфіденційність і працю у вашій країні та штаті та переконайтеся, що вибрані вами методи відповідають їм. Ще краще, ви можете проконсультуватися з юридичним експертом і попросити їх перевірити ваші методи.

Але вимоги законодавства – це ще не все. Етика також має значення. Встановіть внутрішні стандарти відповідального використання даних і переконайтеся, що в усьому, що ви робите, поважаються права особи та зберігається гідність.

Якщо все зроблено правильно, CleverControl приносить ряд переваг.

По-перше, ви отримуєте більш чітке уявлення про те, як виконується робота, і можете вжити заходів для покращення процесу. Крім того, дані, зібрані CleverControl, допомагають краще розподіляти ресурси. Це допомагає ефективніше розподіляти робоче навантаження та гарантувати, що ніхто не відчуває себе перевтомленим або нічим зайнятися.

Незважаючи на те, що CleverControl не є повністю інструментом запобігання витоку даних, він все ж сприяє кращій безпеці конфіденційних даних.

Крім того, функції самоконтролю CleverControl і контроль над тим, коли відбувається моніторинг, дозволяють компаніям поважати конфіденційність співробітників, особливо на персональних пристроях.

І, перш за все, такий відкритий, чесний підхід допомагає побудувати міцну культуру довіри, де очікування чіткі, внески помітні, а справедливість є пріоритетом.

CleverControl — чудовий інструмент для ефективного керування розподіленими командами. Він надає інформацію, необхідну для точного налаштування операцій, підтримки підзвітності та захисту ресурсів компанії. Завдяки вбудованим функціям прозорості, таким як самоконтроль і параметри, керовані користувачем, він виходить за межі простого контролю та стає інструментом для взаємної поваги та підвищення ефективності. І все ж, хоча технологія надає дані, успішне дистанційне керівництво залежить від хорошого спілкування, сильного лідерства та справжньої відданості зміцненню довіри.