Як CleverControl допоміг підвищити продуктивність у технологічній компанії

Крадіжка часу, відсутність підзвітності, неефективні схеми роботи та компенсація лінивим колегам - це лише кілька проблем продуктивності, які переслідують сучасні робочі місця. Але що, якби ви могли отримувати інформацію про діяльність співробітників у режимі реального часу, вчасно виявляти або навіть запобігати цим проблемам і підвищувати продуктивність вашої команди? У цьому тематичному дослідженні CleverControl ми розглянемо, як технологічна компанія боролася з цими проблемами і підвищила продуктивність за допомогою програмного забезпечення для моніторингу співробітників.
Виклик
Наш клієнт - швидкозростаюча компанія середнього розміру, що займається розробкою програмного забезпечення та налічує 47 співробітників. Компанія спеціалізується на створенні індивідуальних програмних рішень, включаючи мобільні додатки, внутрішні платформи компанії та CRM-системи для малого та середнього бізнесу. Компанія почала свою діяльність як невеликий стартап і спочатку покладалася на пряму видимість як основний метод управління відвідуваністю та продуктивністю. Зі зростанням штату керівник організації не міг контролювати всіх співробітників і процеси безпосередньо.
Компанія зіткнулася з проблемами відстеження робочого часу, вимірювання продуктивності та видимості проекту. Традиційні методи обліку робочого часу були ненадійними. Працівники часто забували вчасно заповнювати табелі обліку робочого часу і, як наслідок, надавали неточні, приблизні дані. Більше того, керівник навіть виявив кілька випадків крадіжки часу.
Спостереження за робочими процесами через нагляд і регулярні командні та індивідуальні зустрічі забирало багато часу, було суб'єктивним і неточним. Брак достовірних даних перешкоджав точному оцінюванню проекту і ускладнював визначення завдань, які вимагають багато часу.
Команда порушувала дедлайни: близько 15% проектів перевищували початкові терміни, що викликало незадоволення клієнтів і шкодило репутації компанії. Було важко визначити справжні причини невдач: поганий менеджмент, неефективні процеси чи особиста непродуктивність. Кожен співробітник бачив проблему по-своєму.
Крім того, керівник не мав можливості безпосередньо контролювати 12 віддалених членів команди і не міг покладатися лише на їхні звіти. Він хотів мати більше інформації в реальному часі, щоб виявляти проблеми на місці та надавати своєчасний зворотній зв'язок.
Зрештою, керівник шукав спосіб витрачати менше часу на моніторинг продуктивності та отримувати більш об'єктивні результати.
Рішення
Щоб вирішити ці проблеми, компанія вирішила спробувати програмне забезпечення для моніторингу співробітників і вибрала CleverControl. CleverControl автоматично відстежував початок і кінець робочого дня, що дозволило компанії повністю відмовитися від табелів обліку робочого часу. Звіти моніторингу також включали активні та неактивні періоди протягом дня, що дозволило виявити звичних ледарів.
Функція перегляду в реальному часі CleverControl забезпечила керівнику компанії бажану видимість в режимі реального часу. Керівник міг переглядати екран будь-якого співробітника і бачити, на якому етапі знаходиться робота протягом робочого дня.
Детальні звіти про активність та статистику найпопулярніших додатків і сайтів дозволили проаналізувати, скільки часу співробітники насправді витрачають на виконання робочих завдань і що можна покращити.
Результат
Перші результати моніторингу не здивували: більшість членів команди продемонстрували високий рівень продуктивності та залученості. Зростання продуктивності було спричинене самим моніторингом. Знаючи, що всі їхні дії відстежуються, працівники з меншою ймовірністю витрачали час на непродуктивну або не пов'язану з роботою діяльність.
Коли працівники звикли до моніторингу, вони поступово повернулися до своїх звичних схем роботи. Моніторинг цих патернів дав набагато цікавіші результати. Наприклад, за допомогою CleverControl керівник виявив кілька неефективних моментів:
Один із розробників програмного забезпечення витрачав години на ретельне документування кожного незначного завдання та створення надмірної кількості звітів. Хоча документування є життєво важливим у розробці програмного забезпечення, працівник мікроменеджментував себе до такої міри, що це заважало реальному прогресу.
Один з менеджерів призначав численні наради з кожного незначного питання. Хоча його метою було тримати команду в курсі подій, більшість цих частих зустрічей були непродуктивними, забирали багато часу і руйнували робочий процес для інших членів команди. Звіти показували, що в дні, коли члени команди були змушені відвідувати кілька таких зустрічей, неактивний час, особистий перегляд і менш продуктивна діяльність зростали на 15%.
Моніторинг також допоміг компанії з'ясувати причини звичної непродуктивності деяких співробітників:
Одну з ІТ-спеціалісток вважали звичним ледарем, доки керівник не проаналізував звіт про її діяльність. Виявилося, що значну частину робочого дня співробітниця проводила, допомагаючи колегам або виконуючи завдання, які вони їй делегували. Звісно, вона не вкладалася в дедлайни і не могла належним чином зосередитися на своїх прямих обов'язках.
Система AI Scoring від CleverControl виявила кількох віддалених співробітників, які виконували мінімальну робочу активність і витрачали багато часу на особистий перегляд веб-сторінок.
PR-менеджер виявився справжнім "соціальним метеликом". Його використання месенджерів сягало майже 40% робочого дня. Він часто переривав роботу колег довгими та нерелевантними розмовами або повідомленнями, що заважало їм сконцентруватися та виконати свої завдання.
Виявлення цих та деяких інших недоліків дозволило компанії працювати над їх усуненням та підвищенням продуктивності. Завдяки точному відстеженню часу та моніторингу в режимі реального часу менеджери могли точніше оцінювати дедлайни проектів, що призвело до вчасного виконання більшої кількості проектів та завдань. Крім того, вони могли перерозподіляти деякі ресурси і співробітників, гарантуючи, що потрібні люди працюють над потрібними завданнями в потрібний час.
Компанія вирішила скористатися функцією самоконтролю. Співробітники могли отримувати доступ до звітів про свою діяльність та аналізувати їх, що підвищило їхню підзвітність та збільшило залученість на 7%.
За результатами моніторингу, вчасне виконання проекту досягло 96% протягом перших шести місяців реалізації. Керівництво скоротило кількість непотрібних зустрічей, залишивши лише щотижневі та щомісячні перевірки.
Загалом, за шість місяців після впровадження проекту продуктивність компанії зросла на 11%.
Підбиття підсумків
Моніторинг співробітників допоміг компанії трансформувати свій підхід до управління роботою. "До CleverControl ми літали наосліп, - каже керівник компанії, - Ми значною мірою покладалися на інтуїцію та суб'єктивні оцінки. Завдяки моніторинговим звітам і статистиці активності ми бачимо більш чітку картину і можемо приймати обґрунтовані рішення".
Цей кейс CleverControl демонструє, що програмне забезпечення допомогло компанії вдосконалити свої робочі процеси та сприяти розвитку культури прозорості та підзвітності.
Хочете дізнатися більше про CleverControl? Відвідайте сторінку сторінка товару або зв'яжіться з нами.