5 ознак того, що вашій компанії потрібне програмне забезпечення для моніторингу працівників

Зниження показників ефективності є першою і найбільш природною причиною для занепокоєння, коли це більше, ніж випадкове або сезонне падіння. Якщо ви спостерігаєте постійне зниження загальної ефективності та продуктивності вашої компанії, настав час глибше розібратися в наступних факторах.

Подивіться на точні цифри. Чи несподівано ваші звичні орієнтири стали важкодосяжними? Продажі постійно відстають від прогнозів? Зменшується кількість одиниць продукції, що виробляється за день? Коли ключові показники продуктивності постійно падають, і зовнішні ринкові чинники не можуть це пояснити, це тривожний знак, що щось не так.

Чи стали пропущені дедлайни нормою, а не винятком? Проекти, які постійно відстають від графіка, є серйозною проблемою. Пропущені дедлайни порушують щоденні робочі процеси, призводять до перевитрати бюджету, розчаровують клієнтів, зменшують дохід і псують вашу репутацію. Часті затримки означають, що десь у ваших процесах існує неефективність, потенційний брак підзвітності або проблеми з тайм-менеджментом у співробітників. Розуміння того, чому це відбувається, є першим кроком до покращення ситуації.

Працівники можуть виконувати роботу вчасно, але це лише половина справи. Справа не лише в тому, скільки зроблено, а й у тому, наскільки якісно. Чи помітили ви пік скарг від клієнтів? Чи витрачає ваша команда більше часу на доопрацювання та виправлення помилок? Чи частіше не вдається пройти перевірку якості? Це може означати, що команда втрачає фокус або їй бракує необхідних навичок для кращої роботи. Програмне забезпечення для моніторингу співробітників може допомогти вам виявити проблему, що стоїть за зниженням якості роботи.

Вам важко визначити, хто відповідальний за невиконане завдання, помилку чи затримку проекту? Труднощі з визначенням відповідальності можуть виникати через нечіткі робочі процеси, нечітко визначені ролі або відсутність підзвітності за індивідуальний внесок.

Моніторинг працівників збирає велику кількість даних про їхню робочу активність: активний і простоюючий час, найчастіше використовувані програми та веб-сайти, патерни активності та потенційні відволікаючі фактори, такі як соціальні мережі. Аналізуючи ці дані, ви можете виявити, чому продуктивність працівників знижується і як її підвищити.

Збільшення кількості інцидентів, пов'язаних з безпекою, таких як часті зараження шкідливим програмним забезпеченням, успішні фішингові атаки, витік даних або несанкціонований доступ до конфіденційної інформації компанії - це привід для того, щоб почати діяти. Вони свідчать про слабкі місця у вашому захисті, і часто причиною вразливості є ненавмисні або навіть навмисні дії співробітників. Згідно з останніми звітами, до 82% порушень безпеки витоків інформації спричинені людськими помилками. Моніторинг співробітників може допомогти зменшити ці ризики та виявити інциденти на ранній стадії.

Наступною причиною розглянути питання моніторингу співробітників є такі нормативні акти, як GDPR, HIPAA, PCI DSS або галузеві стандарти комплаєнсу. Їх недотримання може призвести до великих штрафів та репутаційних втрат. Відповідність часто залежить від дотримання працівниками певних процедур і протоколів, особливо щодо обробки даних і безпеки. Відсутність контролю за щоденними операціями працівників значно підвищує ризики інцидентів через недбалість і неправомірну поведінку.

Нарешті, якщо конкурентна перевага вашої компанії полягає у службовій інформації, інтелектуальній власності або комерційній таємниці, захист цих активів є життєво важливим. Співробітники з привілейованим доступом до конфіденційної інформації можуть витокувати її як ненавмисно, так і навмисно.

Програмне забезпечення для моніторингу співробітників дозволяє контролювати їхню діяльність, завдяки чому ви можете переконатися, що вони дотримуються політик безпеки та відповідних нормативно-правових актів.

Програмне забезпечення з функцією запобігання втраті даних (DLP) може виявити небезпечну або неналежну поведінку співробітників і попередити керівника або фахівця з безпеки. Крім того, дані, зібрані програмами моніторингу, можуть бути доказами у внутрішніх розслідуваннях у разі виникнення інциденту.

Безпечне, комфортне, дружнє та шанобливе робоче середовище має вирішальне значення для продуктивності працівників. Порушення правил поведінки в офісі створюють ворожу атмосферу, знижують моральний дух і залученість працівників, а також сприяють підвищенню плинності кадрів. За найгірших сценаріїв така поведінка може навіть призвести до значних юридичних зобов'язань та репутаційних втрат для компанії. Чи помічаєте ви такі тривожні ознаки? Відповідальне розслідування, що включає моніторинг співробітників, може стати вашим рішенням.

Першим тривожним дзвіночком є повідомлення про домагання та дискримінацію, формальну чи неформальну. Ігнорування таких скарг не лише зашкодить жертві такої поведінки, але й призведе до створення токсичної атмосфери в офісі.

Ще однією тривожною ознакою, на яку слід звернути увагу, є порушення кодексу поведінки або етики компанії. Вони можуть включати надмірне використання робочого часу для особистих потреб, зловживання ресурсами компанії в особистих цілях, неналежну поведінку в Інтернеті з використанням корпоративних мереж або пристроїв, а також порушення угод про конфіденційність.

Нарешті, працівники можуть використовувати ресурси компанії для наклепу чи дискредитації когось або чогось в Інтернеті, доступу до піратських ресурсів, порушуючи таким чином авторські права, або робити щось інше, що може призвести до фінансових втрат і правових наслідків. Якщо залишити такі дії без контролю, вони можуть призвести до дорогих судових позовів, штрафних санкцій з боку регуляторних органів та значної репутаційної шкоди.

У випадках переслідувань, дискримінації чи булінгу моніторинг комунікацій співробітників - за умови належного юридичного супроводу та повідомлення працівника - може надати необхідні докази для внутрішнього розслідування.

Програмне забезпечення для моніторингу може створювати детальні журнали активності співробітників, включаючи використання додатків і доступ до файлів. Ці журнали можуть забезпечити перевірений слід, щоб зрозуміти дії співробітників і визначити, чи були порушені політики компанії.

Якщо ви часто ловите себе на думці, що вам цікаво, як насправді протікає робота і чому вузькі місця виникають нізвідки, вам може знадобитися програмне забезпечення для моніторингу. Запитайте себе:

1. Чи покладаюся я на здогадки, а не на конкретні дані, щоб зрозуміти наш операційний потік?
2. Чи є певні процеси постійно повільними, неефективними та пов'язаними із затримками?
3. Чи є певні завдання, які постійно стають гальмом у наших робочих процесах, сповільнюючи роботу цілих проектів або відділів?
4. Чи потрібні мені об'єктивні дані, щоб зрозуміти наші поточні робочі процеси, перш ніж впроваджувати зміни? Як виміряти вплив цих змін?

Коли менеджери не мають чіткого уявлення про робочі процеси, вони не можуть ефективно планувати графік і бюджет проекту, оптимізувати робочі процеси та передбачати потенційні затримки.

Програмне забезпечення для моніторингу працівників створює детальні звіти про використання додатків працівниками, прогрес у виконанні завдань і час, витрачений на кожне завдання. Ці звіти є об'єктивними, кількісно вимірюваними даними про поточні робочі процеси. Аналізуючи їх, менеджери бачать, як виконується робота на практиці, і оцінюють індивідуальну та командну продуктивність. Вони можуть виявити сфери для вдосконалення та автоматизації, усунути зайві етапи та реінжиніринг робочих процесів, щоб зробити їх більш ефективними та швидкими.

Після впровадження покращень дані моніторингу можна використовувати для вимірювання фактичного впливу цих змін на ефективність робочого процесу. Цей цикл, керований даними, може стати основою для постійного вдосконалення та покращення.

Успіх компанії підживлюється залученими та мотивованими працівниками. Але що станеться, якщо іскра згасне? Ви можете спостерігати тривожні тенденції, такі як зниження залученості, прогули та зростання плинності кадрів. Ось інші тривожні симптоми:

1. помітний спад ентузіазму
2. зниження проактивності
3. співробітники здаються менш зацікавленими у своїй роботі та успіху компанії
4. менша участь у командних заходах та зустрічах
5. загальне відчуття апатії або негативу.

Ці ознаки можуть свідчити про глибші проблеми, що лежать в основі вашої організації. Вам слід дослідити стан культури на робочому місці та благополуччя працівників, а ретельний моніторинг працівників може бути корисним інструментом у вашому дослідженні.

Моніторингове програмне забезпечення з автоматизованим відстеженням відвідуваності може виявити вищезгадані тривожні ознаки, часто раніше, ніж це може зробити керівник, і підштовхнути до більш глибокого аналізу. Крім того, воно може допомогти виміряти ефективність зусиль, яких ви докладаєте для підвищення залученості співробітників. Однак для залучення та мотивації працівників вам знадобляться й інші методи, такі як винагороди та бонуси, можливості для розвитку та зростання та інші.

Своєчасне розпізнавання п'яти тривожних ознак - падіння продуктивності, безпека, неетична поведінка, операційні "сліпі зони" та зниження залученості - має вирішальне значення, а моніторинг співробітників може допомогти виявити їх і розкрити причини цих проблем. Якщо ви помітили ці ознаки, дізнайтеся, як Програмне забезпечення для моніторингу CleverControl може допомогти. Але пам'ятайте, що пріоритетом має бути етичне та прозоре впровадження.