Посібник з базового програмного забезпечення для управління персоналом

Посібник з базового програмного забезпечення для управління персоналом

Управління працівниками - складна та трудомістка справа. Найм та адаптація найкращих кандидатів, відстеження продуктивності, забезпечення дотримання всіх дедлайнів, планування стратегій розвитку та мотивації працівників - це виклики, які доводиться долати керівникам та HR-відділам. На щастя, ми живемо в епоху бурхливого розвитку технологій, які можуть значно полегшити нашу щоденну боротьбу. Для всього існує цифрове рішення. У цій статті ми розглянемо типи програмного забезпечення для управління співробітниками та їхні переваги, а також опишемо надійні рішення в кожній категорії.

Програмне забезпечення для моніторингу співробітників

Програми для відстеження - це, мабуть, найвідоміший тип програмного забезпечення для управління співробітниками. Їх функції зазвичай включають в себе

  1. скріншоти
  2. протоколювання натискань клавіш
  3. відстеження відвіданих веб-сайтів
  4. запис пошукових запитів
  5. моніторинг файлових операцій
  6. фіксування активності принтера
  7. відстеження часу та багато іншого.

Ці дані узагальнюються в показники продуктивності та статистику, що спрощує оцінку ефективності.

Конфіденційність - це інша сторона медалі. Через свою специфіку програмне забезпечення для моніторингу співробітників може збирати величезні обсяги даних, включаючи конфіденційну інформацію. Саме тому, перш ніж впроваджувати такі рішення, необхідно ознайомитися з місцевим законодавством про конфіденційність. Якщо ви збалансуєте потреби моніторингу та повагу до приватності співробітників, програмне забезпечення для відстеження співробітників стане вашим надійним помічником у підвищенні продуктивності вашої команди.

CleverControl це потужне програмне забезпечення для управління співробітниками. Вона пропонує всі необхідні функції для безперешкодного моніторингу продуктивності: скріншоти, моніторинг буфера обміну, запис пошукових запитів і відвідувань веб-сайтів, відстеження активності в соціальних мережах і месенджерах та багато іншого. Платформа аналізує використання працівником додатків, чатів та інтернету, зокрема, скільки часу він витрачає щодня і як ці тенденції змінюються протягом обраного періоду. CleverControl також виділяє найбільш використовувані програми та веб-сайти. Ця статистика дозволяє швидко побачити загальний огляд дня кожного працівника та одразу виявити відволікаючі фактори.

CleverControl дозволяє здійснювати моніторинг не лише ретроспективно, але й у режимі реального часу. Завдяки функції перегляду в реальному часі ви можете миттєво побачити, що відбувається на екрані будь-якого співробітника.

CleverControl має набір функцій, які дозволяють автоматизувати облік робочого часу. Програма фіксує присутність кожного працівника на робочому місці, початок і кінець робочого дня, а також періоди активності/пасивності. Ви можете переглянути детальний журнал активності за часом та погодинну статистику активності з виділеними найактивнішими годинами. Ця функція дозволяє зрозуміти індивідуальні особливості роботи та краще планувати завдання і зустрічі.

Розширені функції CleverControl включають запис екрану, запис з веб-камери та запис дзвінків. За допомогою функції "Запис екрану" ви можете записувати екрани вибраних співробітників протягом дня. Запис веб-камери перетворює веб-камеру комп'ютера на просту систему відеоспостереження або допомагає контролювати взаємодію клієнта і співробітника. За допомогою функції "Запис дзвінків" ви можете записувати дзвінки з популярних месенджерів, таких як Zoom, WhatsApp і Discord. Ця функція буде безцінною для оцінки роботи агентів служби підтримки або повторення інформації з важливої зустрічі.

CleverControl йде в ногу з останніми технологічними досягненнями. Нещодавно до платформи було додано функцію штучного інтелекту. ШІ аналізує активність співробітників у додатках, чатах та онлайн, порівнює її з галузевими бенчмарками, обчислює індивідуальні показники продуктивності та коротко коментує виявлені недоліки.

CleverControl має гнучкі налаштування. Більшість його функцій можна вмикати/вимикати, що дозволяє адаптувати ваші практики моніторингу до чинних законів і правил про конфіденційність. Програмне забезпечення також може бути встановлене у видимому режимі, що дозволяє працівникам запускати і зупиняти моніторинг або отримувати доступ до особистої інформаційної панелі активності.

Програмне забезпечення для управління проектами

Як би менеджери не хотіли пам'ятати та контролювати всі дедлайни, завдання та витрати проекту, мало хто може похвалитися мозком суперкомп'ютера. Управління проектами - це тип програмного забезпечення для управління співробітниками, покликаний зняти цей тягар з плечей керівника. Це централізована платформа для планування, організації та ефективного управління проектами. Його звичайні функції включають:

  1. створення, призначення та визначення пріоритетів завдань
  2. встановлення дедлайнів
  3. відстеження прогресу виконання завдань
  4. коментування, обмін повідомленнями та чат всередині платформи
  5. обмін файлами
  6. складання дорожньої карти та відстеження проміжних результатів
  7. відстеження часу
  8. відстеження бюджету, управління витратами тощо.

Таке програмне забезпечення для управління співробітниками дозволяє менеджерам бачити весь проект, легко розбивати його на завдання і підзадачі та призначати їх співробітникам. Вони можуть в режимі реального часу отримувати інформацію про прогрес, виявляти потенційні проблеми та перерозподіляти необхідні ресурси. Така покращена видимість завдань підвищує ефективність команди, покращує процес прийняття рішень та управління бюджетом. Чіткі призначення завдань і відстеження прогресу роблять членів команди відповідальними за свою роботу.

Asana - одне з найпопулярніших хмарних програм для управління проектами. Завдяки зручному інтерфейсу та широкому набору функцій вона завоювала тисячі компаній по всьому світу. Ви можете розбивати великі проекти на менші, керовані завдання і підзадачі, визначати залежності, встановлювати пріоритети і дедлайни. Вигляди проектів можна налаштовувати відповідно до ваших уподобань. Ви можете організувати завдання у вигляді списку, календаря, часової шкали, діаграми Ганта або дошки Канбан. До завдань можна додавати кастомні поля для полегшення сортування, фільтрації та звітування.

Asana може відстежувати час, витрачений на кожне завдання, щоб ви могли точніше оцінити витрати і необхідний час.

Платформа має чудові комунікаційні функції, такі як командні повідомлення, згадки та спільний доступ до файлів. Інтелектуальна папка "Вхідні" дозволяє налаштовувати сповіщення, фільтрувати найважливіші оновлення, призупиняти сповіщення, щоб не відволікатися, а також виконувати сповіщення з папки "Вхідні".

Надійний функціонал автоматизації допомагає автоматизувати завдання, що повторюються. Наприклад, ви можете призначати завдання на основі правил або тригерних сповіщень.

Asana інтегрується з багатьма іншими інструментами, включаючи Google Drive, Slack та Microsoft Teams.

Платформа підходить для підприємств будь-якого розміру та різних галузей завдяки своїй зручності, потужному набору функцій та масштабованості.

Програмне забезпечення для управління проектами

Системи управління людськими ресурсами

Програмне забезпечення для управління людськими ресурсами (HRMS) - це комплексна платформа, призначена для оптимізації та автоматизації HR-функцій протягом усього життєвого циклу працівника. Її ключовими особливостями є

  1. зберігання інформації про працівників (контактні дані, історія працевлаштування, записи про результати роботи тощо)
  2. Система відстеження кандидатів (ATS) (управління вакансіями та заявками кандидатів)
  3. робочі процеси та контрольні списки для вступу на посаду
  4. перевірка біографічних даних та скринінг на наркотики
  5. нарахування заробітної плати та податкові розрахунки
  6. адміністрування пільг (медичне страхування, пенсійні плани тощо)
  7. облік робочого часу та відвідуваності
  8. управління ефективністю
  9. ініціативи з розвитку співробітників та багато іншого.

Таке програмне забезпечення для управління персоналом автоматизує повторювані завдання, зменшує адміністративне навантаження на HR-фахівців і мінімізує помилки при введенні даних та обробці заробітної плати. Завдяки цьому HR-команди можуть зосередитися на стратегічних ініціативах, які підвищують залученість працівників.

Використовуючи HRMS, організації можуть вести точний облік і забезпечувати дотримання трудового законодавства. Крім того, HRMS надає цінні дані та інформацію, які дозволяють приймати обґрунтовані кадрові рішення.

HRMS пропонує функціональність і для працівників. Функції самообслуговування дозволяють працівникам керувати своєю інформацією та легко отримувати доступ до HR-сервісів.

Workday - це сучасне хмарне програмне забезпечення для управління персоналом. Воно об'єднує всі HR-функції, такі як розрахунок заробітної плати, пільги, адміністрування талантів та управління даними співробітників, в єдину систему.

Платформа пропонує настроювані дашборди та звіти. Там ви можете отримати уявлення про рівень плинності кадрів, тенденції продуктивності та демографічні показники робочої сили. Всі зміни відображаються миттєво, тому ви завжди маєте доступ до найактуальнішої інформації та можете приймати стратегічні рішення.

Workday підтримує весь життєвий цикл працівника: від розміщення вакансій до відстеження кандидатів та адаптації, управління ефективністю та виплат. Він також полегшує планування наступництва, оскільки може допомогти виявити співробітників з високим потенціалом. Пізніше ви можете підготувати їх до майбутніх лідерських ролей.

Ще один практичний набір функцій автоматизує процеси нарахування заробітної плати: зарплати, податків, пільг та відрахувань. Автоматизація зменшує кількість помилок та адміністративне навантаження, а також забезпечує своєчасні та точні виплати.

Workday також приносить користь працівникам. Надійний функціонал самообслуговування дозволяє їм керувати своєю особистою інформацією, отримувати доступ до платіжних відомостей, запитувати відгули та реєструватися на пільги.

Загалом, Workday - це ефективне рішення, яке значно покращує управління людськими ресурсами. Воно може адаптуватися до специфічних потреб організацій у різних галузях і підтримувати як малий, так і великий бізнес.

Платформи досвіду співробітників

Як випливає з назви, платформи досвіду співробітників (EX) слугують для покращення загального досвіду співробітників від моменту їхнього входження в компанію до моменту звільнення з неї. Цей тип програмного забезпечення доповнює традиційні HR-функції. Його основна мета - покращити добробут і мотивацію працівників, підвищити продуктивність і створити дружнє та зацікавлене робоче середовище.

EX зазвичай пропонує наступний функціонал:

  1. employee surveys, pulse checks, and feedback tools)
  2. інструменти визнання (наприклад, бальні системи, пірінгові нагороди тощо)
  3. внутрішні соціальні мережі або форуми
  4. чати та обмін файлами
  5. центральний хаб для новин та оголошень компанії
  6. дані та аналітику про залученість, настрої та тенденції продуктивності співробітників
  7. доступ до навчальних матеріалів та курсів
  8. програми добробуту та багато іншого.

Завдяки платформам для покращення досвіду співробітників, вони відчувають себе більш зв'язаними та цінованими. Згідно з дослідженнями, працівники, які отримують регулярне визнання, на 43% більш залучені та втричі лояльніші до своїх організацій. Таким чином, інвестувати в ЕХ означає інвестувати в зниження плинності кадрів і підвищення продуктивності.

EX надає доступ до всіх необхідних ресурсів в одному місці, від оголошень по всій компанії до програм добробуту. Завдяки цьому працівники витрачають менше часу на пошук інформації та залишаються в курсі наявних можливостей.

Нарешті, програми розвитку досвіду співробітників допомагають зменшити вигорання і стрес на робочому місці, що, знову ж таки, підвищує продуктивність і залученість.

Culture Amp - одна з провідних платформ для вивчення досвіду співробітників. Вона пропонує безліч шаблонів опитувань та інструментів для збору відгуків співробітників про різні аспекти їхнього досвіду. Наприклад, ви можете проводити опитування щодо залученості, оцінки різноманітності та інклюзивності, а також 360-градусний зворотній зв'язок. Ви можете зручно збирати та організовувати результати зворотного зв'язку в централізованому хабі протягом усього року. Цей центр даних значно спрощує підготовку до оцінювання ефективності.

Culture Amp базується на останніх досягненнях психології та науки про дані. Він допоможе вам не лише збирати відгуки, але й перетворювати їх на дієві плани вдосконалення.

За допомогою Culture Amp ви можете створювати та поширювати описи ролей і компетенцій, необхідних для кожної ролі. Ця інформація не лише уточнює індивідуальні обов'язки, але й дозволяє працівникам оцінити свої поточні навички та виявити можливі прогалини. Платформа також може бути використана для створення персоналізованих планів розвитку для підвищення продуктивності та залученості.

Culture Amp пропонує спільноту підтримки з віртуальними заходами та групою Slack. Вона забезпечує безперервну освіту та можливості для нетворкінгу для HR-фахівців.

Підсумовуючи, ефективна оцінка досвіду співробітників у поєднанні з науковими дослідженнями робить Culture Amp цінним інструментом для будь-якої організації, яка прагне створити привабливий і зацікавлений робочий простір.

Підбиття підсумків

У наш технологічний вік нам пощастило, що для кожної рутинної задачі є додаток. Ці чотири типи програмного забезпечення для управління співробітниками полегшать адміністративний тягар, оптимізують складні завдання, що займають багато часу, такі як оцінка ефективності та опитування залученості співробітників, а також дозволять ефективно управляти проектами.

Tags:

Here are some other interesting articles: