Her Şey Kontrol Altında: Bir İzleme Programı Nasıl Uygulanır ve Bir Ekip Nasıl Kaybedilmez
2021'de ExpressVPN bir araştırma gerçekleştirdi çalışma gözetimin uzaktan çalışan işgücü üzerindeki etkilerini anlamak.
Çalışanların yaklaşık %83'ü, çalışanların izlenmesiyle ilgili "etik kaygıları" belirtmiştir.
Çalışanların %56'sı işveren gözetimi nedeniyle stres ve endişe hissettiklerini bildirmiştir
Aslında, çalışanların %48'i, izlenmeyecekleri anlamına geliyorsa, maaşlarında kesinti yapmayı kabul etti
Peki ama neden böyle bir tedirginlik duygusu? Bazı çalışanlar, çalışma ortamlarındaki mahremiyet eksikliğinden ürküyor ve bunun nedeni çoğunlukla bazı işverenler tarafından benimsenen rahatsız edici izleme politikaları.
Çalışanların izlenmesi, özellikle üretkenliğin önündeki darboğazların belirlenmesi, güvenlik protokollerine uyulmasının sağlanması ve genel performansın artırılması söz konusu olduğunda son derece önemlidir. Bununla birlikte, çoğu zaman, tek tip ve sağlam bir izleme programının olmaması, çalışanların moralinin düşmesi gibi ciddi sonuçlara yol açabilir.
Rahatsız Edici İzleme Vakası - Ekibinizi Nasıl Etkiliyor?
Bir süre önce, bir Alman perakende satış şirketi 12,6 milyon dolar para cezası İşyeri faaliyetlerini izlemek için güvenlik kameraları kullanması nedeniyle - ki bu ülke ve Avrupa Birliği tarafından tanımlanan gizlilik düzenlemelerini ihlal eden bir durumdu. Benzer şekilde, Norveç'te bir bilgisayar donanım şirketi, kişisel e-posta adreslerini sunucularına aktardığı için yetkililer tarafından 24.000 dolar para cezasına çarptırıldı.
O halde, çalışanların izlenmekten çekinmesi şaşırtıcı değildir. Tech.co kısa süre önce rahatsız edici izleme faaliyetlerine maruz kalan bazı çalışanlarla görüştü. Yanıtlar oldukça açıklayıcıydı - çalışanlar "ihlal edilmiş hissettiklerini" söylediler. Hatta bir çalışan "Bir noktada tuvalet molası vermem gerekip gerekmediğini sordum" dedi.
Bu durum, müdahaleci ve rahatsız edici izleme uygulamaları yaygınlaştığında, işyeri izlemesini mahremiyet kaygılarıyla uzlaştırmanın ne kadar zor olabileceği hakkında çok şey söylüyor.
Yapmak isteyeceğiniz son şey, çalışanların şirketinize karşı duyduğu güveni azaltmaktır. Bu durum üretkenliği azaltır ve hatta çalışanların şirkette tutulması üzerinde olumsuz bir etki yaratabilir. 2021 yılında İtalyan SA bir belediyeye (kontrolör) 80,000 Avro para cezası verdi bir çalışan tarafından hassas bilgilerinin toplandığına dair yapılan şikayete karşı veri koruma yasalarının ihlal edildiği gerekçesiyle dava açmıştır.
Genellikle rahatsız edici bir izleme programının uygulanmasını engelleyen yasal tepkilerden kaçınmak için ekibiniz içinde güven oluşturmak son derece önemlidir. Etkili bir çalışan izleme programının temelini atmanıza yardımcı olmak için takip edebileceğiniz bazı temel ipuçlarını derledik.
Bir İzleme Programı Nasıl Uygulanır ve Bir Ekip Nasıl Kaybedilmez?
Son anketlerimizden birinde, fazladan bir gün izin almanın çalışan verimliliğini %5'ten fazla artırdı. Bir başka ankette, aktif ve aktif olmayan zamanların nasıl Noel tatilinden önce ve sonra arttı/azaldı. Bunu nasıl yaptık? Müşterilerimizin dönem boyunca biriktirdiği çevrimiçi izleme verilerini analiz ederek. Peki nasıl yardımcı oldu? Müşterilerimizin, çalışanlarının kendilerini daha iyi hissetmelerine ve daha iyi çalışmalarına yardımcı olmak için almaları gereken proaktif önlemleri ana hatlarıyla belirleyebildik.
Mesele şu ki, veriler yalan söylemez. Ancak bu verilerin elinizin altında olması için çalışanlarınız, ekipleriniz ve onların iş gereksinimleri hakkında bilgi sahibi olduğunuzdan emin olmanız gerekir. "Göze batmayan bir izleme programı" da tam olarak bunu amaçlar. Göze batmayan bir izleme programı, iş akışlarını düzene sokmaktan sorunları ve darboğazları belirlemeye kadar süreçleri optimize edebilir, dikkat edilmesi gereken görevlere öncelik verebilir, operasyonel verimliliği artırabilir, çalışan üretkenliğini yükseltebilir ve kar hanesini güçlendirebilir.
İşte böyle bir izleme programını nasıl uygulayacağınız ve ekibi nasıl kaybetmeyeceğiniz:
Kontrol Hedeflerini Tanımlayarak Başlayın
İzleme programınızı uygulamak için öncelikle kontrol hedeflerini tanımlamanız zorunludur. Bu şu anlama gelir:
İzleme programınız aracılığıyla ulaşmak istediğiniz hedefleri belirleme
Ekibin her bir üyesi için sorumlulukların tanımlanması
Neyin kabul edilebilir, neyin kabul edilemez olduğuna dair kılavuz ilkelerin oluşturulması
İzleme programının nasıl işlemesini istediğinize dair bir yol haritası hazırlama
Bunu yaparak, ekibinizin neye ihtiyacı olduğu ve buna karşılık gelen gereksinimler hakkında net bir fikre sahip olacaksınız. Özellikle "yol haritası", gözetim sınırları, veri koruma standartları, rızaya dayalı kontrol vb. gibi diğer hususlar için temel oluşturur.
İzleme Kriterlerini Değerlendirin
Ardından, izleme kriterlerini değerlendirdiğinizden emin olmanız gerekir. Bu, aşağıdaki gibi bir şey gerektirebilir:
İzlenecek kanal türünün tanımlanması (örneğin, e-posta, internet, telefon görüşmeleri)
İzleme fonksiyonunun aktif olacağı zamanların belirlenmesi
Sahip olmanız gereken gözetim seviyesinin değerlendirilmesi
Bu seviyenin yasaların kapsamına girip girmediğinin değerlendirilmesi (daha sonra değinilecektir)
Personelin Potansiyel İzleme İşlevi Hakkında Bilgi Sahibi Olmasını Sağlayın
Personelin rızasını almak ve onları izleme işlevlerinden haberdar etmek kritik önem taşır. Programdan sorumlu olmanızı ve sınırları aşmamanızı sağladığından, etkili bir izleme programının uygulanabilmesi için bilgilendirilmiş onayın alınması zorunludur. Bu amaçla, bu etkin bir şekilde şunları içerecektir:
Personele neden ve nasıl izleneceklerini anlatmak
Kontrol hedeflerinin açıklanması (ulaşmak istediğiniz hedeflerin listelenmesi)
Kurallara uymanın/uymamanın faydalarını/yankılarını anlatmak (örn. disiplin cezaları veya para cezaları)
Personelinizin sorularını ve endişelerini yanıtlama
Burada kayda değer bir şey var: GDPR, çalışanlardan özgürce verilen rızanın aranmasına vurgu yaparken, bu, herhangi bir gözetim veya kişisel veri toplama uygulamasının bu rızaya dayalı olarak sürdürülebileceği anlamına gelmez. Örneğin, bir çalışanın gözetim için bir CCTV kamerasının kurulmasına izin vermesi, işverenin bunu yapabileceği anlamına gelmez. Video gözetimine kanunen izin verilmiyorsa veya yerel yargı yetkisi kapsamına girmiyorsa ne olur? Bu zor bir senaryo olabilir - en iyisi bundan kaçınmaktır.
İlgili Bölgeye Özgü Kanunları İnceleyin
Şimdiye kadar, bölgenizde ne tür izleme faaliyetlerinde bulunabileceğinizi düzenleyen yasaları sağlam bir şekilde kavradığınızdan emin olmanızın zorunlu olduğunu tespit ettik.
Bu yasalar izleme işlevi için nasıl yönler önerebilir? Şimdi bazı örneklere bakalım:
Avrupa Birliği'nde (AB) Genel Veri Koruma Yönetmeliği (GDPR) işverenlerin kişisel verilerin toplanması için onay almasını sağlar. Çalışanların izlenmesine izin verilebilir, ancak izleme programı çalışanların kişisel, hassas bilgilerine müdahale etmemelidir.
ABD'de Elektronik İletişimin Gizliliği Yasası 1986 işverenlerin işyerinde elektronik ve sözlü iletişimin izlenmesi için kesin ve haklı bir nedene sahip olmasını sağlar.
Bir Çalışan İzleme Sistemi Seçin
Artık yerine getirmeniz gereken yükümlülükler hakkında iyi bir fikriniz olduğuna göre, doğru çalışan izleme platformunu seçmenin zamanı geldi. Ancak, özellikle de pazar farklı çözümler deniziyle doymuş görünürken, bunu nasıl yapmalı? Bu konuda size yardımcı olmak için işte yanıtlamanız gereken bazı sorular:
Çalışan izleme yazılımı göze batmadan çalışabilir mi? Çalışanların mahremiyetine müdahale etmeyecek şekilde tasarlanmış mı?
Uygulaması kolay mı? Programa kaydolduktan hemen sonra çalışmaya başlayabilir misiniz?
Raporlama modülleri nasıl çalışıyor? Üretkenlik, devamlılık, iletişim ve ödevler hakkında kolayca raporlar oluşturabiliyor musunuz?
İlgili yasaların kapsamına giriyor mu? Yerel yargı yetkinizin standartlarını karşılıyor mu?
Çalışanların daha yaratıcı görevlere odaklanmalarına yardımcı olmak için manuel işleri azaltıyor mu? Örneğin, izleme sistemi zaman çizelgeleri ve raporlar oluşturma açısından manuel evrak işlerini azaltıyor mu?
Günün sonunda, ideal bir çözüm şöyle olacaktır:
Göze batmayan: Çalışanları rahatsız etmeden iş yerine bütünsel görünürlük sağlama
Sezgisel: Kullanımı ve koşum takımı kolay
Esnek: İş büyüdükçe genişletilebilir ve ölçeklenebilir
Özelleştirilebilir: Belirli politikalar oluşturmanıza olanak sağlar
Uyumlu: Yerel mevzuatınızı ve yasalarınızı destekleyin
Ölçeklenebilir: Bir dizi iş akışını ve süreci destekleyebilir
Uygun maliyetli: Operasyonel verimliliği artırmanızı ve darboğazları ortadan kaldırmanızı sağlar
Yerel Bir Avukata Danışın
Genel kurallar yönetmeliklerde ana hatlarıyla belirtilmiş olsa da, yine de keşfedilmesi gereken nüanslar vardır. Örneğin, çalışanların AB'de, şirketin ise Singapur'da kurulu olduğunu varsayalım. Her iki ülke için ne tür ilkeler geçerli olacaktır? Bu nüansları yakalamak için bir hukuk uzmanından hizmet almanız gerekir. Ayrıca, seçtiğiniz belirli izleme yazılımının uygulanabilirliği konusunda size başarılı bir şekilde rehberlik edeceklerdir.
İlk Birkaç Hafta veya Ay İçin Değerlendirme Yapmayın
Diğer tüm yeni projeler gibi, bunun da yerleşmesi için zaman vermeniz gerekir. Etkinliğin anlık görüntüsünü hemen alamazsınız. Mümkün olduğunca, çalışanların birkaç hafta veya ay boyunca izleme sistemine uyum sağlamasına izin verin. Değerlendirmelere hemen başlamayın, aksi takdirde çok sert olma riskiyle karşı karşıya kalırsınız.
Bu arada veri toplamaya devam edin. Bir değerlendirme yaptığınızda, aşağıdakilerle ilgili derin içgörülere sahip olacaksınız:
Aktif ve inaktif zamana göre işyeri verimliliği
Günlük bazda ortaya çıkan herhangi bir sorun olup olmadığı
Zaman ve bütçe kısıtlamaları açısından proje performansı
Çok sık ortaya çıkan herhangi bir güvenlik açığı varsa
Şirket kaynaklarının yaygın bir şekilde kötüye kullanılıp kullanılmadığı
İzleme sisteminin göze batmama özelliğinin beklentilerinize göre çalışıp çalışmadığı
İzleme sisteminin kendisinin beklendiği gibi çalışıp çalışmadığı
Bu tür içgörüler, iş akışlarının nasıl iyileştirileceğini belirlemenize yardımcı olacak modellere yol açacaktır. Ayrıca, uygulamayı toplam üretkenlik, kesinti süresi ve diğer faktörler gibi değişkenlerle ilişkilendirmenize de yardımcı olacaktır.
Politikaları ve Ödülleri Yeniden Tanımlayın
Şimdi, çalışanlarla yeniden etkileşime geçme ve onları izlenme fikrine dahil etme zamanı. İşte bu noktada politikaları yeniden tanımlamanız ve insanları aşağıdakiler hakkında düşünmeye teşvik etmeniz gerekir
Uygulanan izleme sisteminin potansiyel faydaları (en azından motivasyon aracı olarak)
Belirli bir standartta performans göstermenin getirdiği ödüller
Belirli bir standardın altına düşmenin sonuçları
Başarı seviyelerine dayalı teşvikler
Bu adımları atarak, çalışanları performanslarını sahiplenmeye teşvik etmiş olursunuz. İşletmenin başarısına katkıda bulunmaya daha açık olacaklardır. İşveren açısından bakıldığında bu, somut iş akışları oluşturmak için son derece uygundur.
Örneğin, uzaktan çalışan bir işgücünüz varsa ve onların evden çalışmaya bağlılıklarını yakından takip etmeniz gerekiyorsa, çevrimiçi bir takvim paylaşabilir ve onları uygun bir sıklıkta kontrol etmeye teşvik edebilirsiniz. Performans hedefleri belirlemelerini ve düzenli güncellemeler yapmalarını sağlayabilirsiniz. Ayrıca, herhangi bir yaygın kötüye kullanım sorunu olup olmadığını görebilmeniz için ilerleme raporları sağlayabilirsiniz.
İyileştirin ve Geliştirin
Şirketinizde bir izleme programı oluştururken, her zaman iyileştirme için yer vardır. İlerlemeye devam etmek için sistemi sürekli gözden geçirmeniz gerekir. Çalışanların yeterince iş yapmadığını fark edebilirsiniz. Ya da birkaçı kaytarıyor olabilir. Belki de ilerleme raporlarını zamanında alamıyorsunuzdur. Belki de çalışanlar geri bildirimi sahiplenmiyordur. Belki de yazılımda ihtiyaçlarınız için kilit önem taşıyan bazı özellikler eksiktir.
Tüm bu gözlemler tek bir şeye işaret ediyor: yaklaşımı iyileştirmeniz gerekiyor. Beklentilerini yönetmek için çalışanlarla konuşmaya devam edin. Kontrol noktaları oluşturmaya ve ilerlemeyi değerlendirmeye özen gösterin. Politikaları yeniden gözden geçirin ve her zamanki gibi geçerli olduklarından emin olun.
Alt Çizgi
Bir izleme programı, çalışma kültürünü ve iş akışını geliştirmenize yardımcı oluyorsa başarılı sayılır. Bunun için sağlam, kapsamlı ve güvenilir bir izleme programı kurmanız çok önemlidir. göze batmayan çalışan izleme yazılımı Darboğazları ve verimsizlikleri tespit ettikten sonra operasyonel süreçlere ince ayar yapın ve ekibinizle birlikte net bir vizyon oluşturun.