Çalışan Performans İzleme: 6 Etkili Yöntem

Çalışan performansı, rekabetçi kalmak isteyen her işletmenin temelidir. Yüksek performanslı çalışanlar kârlılığı ve müşteri memnuniyetini artırarak olumlu bir şirket imajı yaratır.

Çalışan performansının izlenmesi, bireysel katkıların anlaşılması, iyileştirme alanlarının belirlenmesi ve en iyi performans gösterenlerin ödüllendirilmesi için gereklidir. Verimliliği desteklemek için zamanında alınan önlemler, her çalışanın ve şirketin gerçek potansiyelini ortaya çıkarmasına yardımcı olmanın anahtarıdır. Ancak performans geniş bir terimdir; anlamı kuruluşa, alana ve pozisyona göre değişebilir. Bir yönetici tam olarak neyi değerlendirmelidir ve bunu yapmanın en iyi yolu nedir? Bu makalede bu sorulara yanıt vereceğiz.

Geleneksel anlayışta çalışan performansı, üretilen işin kalitesi, verimliliği ve miktarıdır.

İş kalitesini değerlendirmek için, çalışanın işinin beklentileri ve sektör/şirket standartlarını karşılayıp karşılamadığını kontrol etmelisiniz. Çalışanın hedeflerine ulaşıp ulaşmadığına ve görev üzerinde çalışırken elinden gelenin en iyisini yapıp yapmadığına bakın. Alana ve pozisyona bağlı olarak, nitel ölçütler şunlar olabilir:

• Müşteri memnuniyeti: Müşterilerin çalışanın işinden ne kadar memnun olduğu; çalışanın taleplerini ne kadar iyi ve hızlı bir şekilde ele aldığı; çalışanın davranış kurallarına uyup uymadığı vb.

• Ekip çalışması ve işbirliği: Çalışanın başkalarıyla ne kadar iyi çalıştığı, ekip hedeflerine ne kadar katkıda bulunduğu ve iş arkadaşlarını ne kadar desteklediği.

• Girişim: Çalışanın yeni görevler üstlenip üstlenemeyeceği, yeni fikirler önerip öneremeyeceği ve sorunları bağımsız olarak çözüp çözemeyeceği.

• Uyarlanabilirlik: Çalışanın değişen durumlar ve yeni zorluklarla başa çıkma konusunda ne kadar esnek olduğu.

• İletişim: Çalışanın iş arkadaşları, müşteriler ve yönetim ile ne kadar etkili iletişim kurabildiği.

Miktar, çalışanın çıktısını, yani üretilen ürün sayısını ifade eder. Miktar yalnızca üretimde ölçülebilir gibi görünebilir, ancak aslında, maddi olmayanlar da dahil olmak üzere herhangi bir öğeye atıfta bulunabilir: üretilen satışlar, tamamlanan projeler, yapılan aramalar vb.

Verimlilik, üretilen birim başına zaman veya müşteri hizmetleri yanıt süresi gibi görevlerin ne kadar hızlı ve etkili bir şekilde tamamlandığını ölçer. Son teslim tarihlerine uymayı, kaliteden ödün vermeden görevleri zamanında tamamlamayı ve iş hedeflerine ulaşmak için en verimli yöntemleri kullanmayı ifade eder. Verimlilik şu şekilde ölçülebilir:

• Saat/gün/ay başına üretilen ürünler/ tamamlanan görevler;

• Makine duruş süresi - ekipmanın bakım, arıza veya diğer sorunlar nedeniyle çalışmadığı süre;

• Malzeme tüketimi ve atık - kullanılan veya atılan malzeme veya sarf malzemesi miktarı;

• Çevrim süresi - bir sürecin başından sonuna kadar tamamlanması için geçen süre;

• Birim başına hata - bir birim çıktıda bulunan hata veya kusur sayısı.

Birçok modern kuruluş, geleneksel ölçütlerin yanı sıra çalışanların refahına ve bağlılığına da öncelik vermektedir. Bu yaklaşım makuldür. Bağlılığı olmayan çalışanlar daha sık iş kaçırır, verimsizdir ve iş arkadaşlarını ve müşterileri olumsuz etkiler. Bu durum şirketlere sadece ABD'de yılda yaklaşık Böyle bir çalışanın yıllık maaşının %34'ü veya 450-550 milyar dolara mal olmaktadır. Aksine, bağlılığı yüksek ekipler %23 daha fazla kârlılık göstermektedir.

Bağlılığı ölçerken yöneticiler şunlara bakabilir:

• Genel iş memnuniyeti;

• Çalışanların iş-yaşam dengesinden duydukları memnuniyet;

• Çalışanların şirket içindeki büyüme ve kariyer fırsatlarına ilişkin algısı;

• Şirket kültüründen memnuniyet;

• Gönüllü/gönülsüz ciro;

• Devamsızlık.

Miktar, kalite, verimlilik ve bağlılığa ek olarak, performansı etkileyebilecek davranışsal ölçütlere de bakmak faydalı olabilir:

• İş ahlakı: Çalışanın adanmışlığı, bağlılığı ve profesyonelliği.

• Devamlılık ve dakiklik: the employee's reliability and adherence to work schedules.

• Uyumluluk: Çalışanın şirket politikalarına, prosedürlerine ve yönetmeliklerine bağlılığı.

Performans değerlendirmesi, çalışan performansının önceden belirlenmiş hedef ve beklentilere göre değerlendirildiği sistematik bir süreçtir. Başarıları tartışmak, iyileştirme alanlarını ortaya çıkarmak ve yeni hedefler belirlemek için harika bir yöntemdir.

Performans değerlendirmeleri kapsamlı hazırlıklar gerektirir. Net beklentiler belirleyerek işe başlayın: sorumlulukları ve performans beklentilerini ana hatlarıyla belirleyin ve açık ve ölçülebilir hedefler oluşturun. Belirli bir süre boyunca çalışan performansını izleyin ve nicel ve nitel ölçütler toplayın. Yöneticilerden, iş arkadaşlarından ve müşterilerden gelen geri bildirimler genel performans tablosuna değerli bir katkı sağlayacaktır.

Gözden geçirme sırasında, tartışma için rahat ve açık bir ortam yaratmaya çalışın. Gelişim alanları hakkında hem olumlu pekiştirici hem de yapıcı geri bildirimler sunun. Spesifik olun - geri bildiriminizi destekleyen örnekler verin. Çalışanı kendi bakış açısını ve endişelerini paylaşmaya teşvik edin. Değerlendirmenin sonunda, performans sorunlarını ve iyileştirme alanlarını ele almak için bir plan oluşturun.

Performans değerlendirmeleri düzenli olarak yapılırsa etkili olur. Ancak, Şirketlerin %69'u bu değerlendirmeleri yılda sadece bir veya iki kez düzenlemektedir ki bu da pek yeterli değildir.

80% of employees yıllık değerlendirmeler yerine düzenli geri bildirim almayı tercih eder. Bireysel kontroller, performans değerlendirmeleri arasındaki boşluğu doldurmak ve iş akışında güncel kalmak için harika bir yoldur. Performans değerlendirmeleri çoğunlukla geçmiş performansa odaklanır ve daha geniş dönemleri kapsarken, kontroller düzenli iletişimi sürdürmeye ve her şeyin yolunda gittiğinden emin olmaya hizmet eder. Genellikle daha sık, genellikle haftalık veya iki haftada bir gerçekleşirler ve daha gayri resmidirler. Check-in'ler belirli projelere odaklanır, günlük görevleri ele alır ve zamanında destek sağlar.

Çalışan izleme yazılımı, performansı izlemek için değerli bir araçtır. Çalışanın bilgisayar kullanımı hakkında kapsamlı veriler toplayarak, çalışma süresinin nereye gittiğini ve şirket kaynaklarının nasıl kullanıldığını görmeye olanak tanır, şirket politikalarına uyumu sağlar ve güvenliği güçlendirir.

Çalışan izleme yazılımı faaliyet verilerini toplar ve analiz eder ve bunları üretkenlik eğilimleri, katılım, yazılım ve İnternet kullanımının grafik çizelgeleri olarak sunar. Gelişmiş araçlar, çalışanların ekranlarının canlı akışı gibi ekstra özellikler sağlayarak ne üzerinde çalıştıklarını görmenize olanak tanır. Çalışan performansını izlemek için önde gelen yazılım olan CleverControl, yakın zamanda Yapay Zeka Puanlamasını tanıttı. Yapay zeka tabanlı algoritma, çalışanın faaliyetini analiz eder, endüstri standartlarıyla karşılaştırır, bireysel bir verimlilik puanı hesaplar ve öneriler sunar.

Çalışan izleme yazılımı yöneticilere çok fazla zaman ve emek tasarrufu sağlar. Performans ve katılım raporlarını manuel olarak incelemek yerine, fare tıklamasıyla istatistikler elde edebilirler. Her şeyi kapsayan işlevsellikleri ve derin analizleri sayesinde, bu tür programlar çalışan performansını tek başına veya diğer yöntemlerle birlikte izlemenin bir yolu olarak kullanılabilir. Örneğin, toplanan bilgiler yıllık performans değerlendirmeleri için kullanılabilir. Çalışan izleme yazılımı, niteliksel ve verimlilik ölçütlerini toplamak ve çalışan bağlılığını değerlendirmek için kullanılabilir.

Çalışan izleme yazılımını uygulamak şeffaflık ve gizliliğe saygı gerektirir. Verimliliği ölçmek ve iyileştirme alanlarını belirlemek için kullanın. Yalnızca kesinlikle gerekli olan verileri toplayın ve yürürlükteki yasa ve yönetmeliklere uygunluğu sağlayın. Gereksiz baskı ve güven sorunları yaratmamak için çalışanların izleme konusunda bilgilendirilmesi ve izlemenin amaçlarının açıklanması tavsiye edilir.

Görev yönetimi yazılımı, performansı izlemek için bir başka değerli araçtır. Çalışan izleme programları genel çalışan faaliyetlerini, boşta/aktif geçen zamanı ve dikkat dağıtıcı unsurları takip ederken, görev yöneticileri belirli projelere ve görevlere odaklanır. Bu sistemler çalışanların görevlerindeki ilerlemeyi izleyerek olası sorunları erkenden tespit etmenize ve zamanında destek sağlamanıza olanak tanır. Bir çalışanın görevi bitirmesinin ne kadar sürdüğünü görecek, çalışanın ilerlemesini takip edecek ve son teslim tarihlerine uyma konusunda onları sorumlu tutacaksınız. Her çalışanın iş yükünü izleyebilir, ekip içinde eşit olarak yeniden dağıtabilir ve en iyi performans gösteren ve zorlanan çalışanları ortaya çıkarabilirsiniz.

Görev yönetimi yazılımı nicel, nitel ve verimlilik performans ölçümlerini toplamak için iyi çalışır. Bu araçlardan en iyi şekilde yararlanmak için, her çalışan için ulaşılabilir net hedefler belirleyin, ilerlemeyi takip edin ve zamanında geri bildirim sağlayın.

Akran değerlendirmeleri, bir çalışanın performansı hakkında iş arkadaşlarından geri bildirim almasıdır. Bu tür değerlendirmeler, yöneticilerden ve astlardan gelen geri bildirimleri tamamlar ve farklı bir değerli bakış açısı sunar. Ayrıca, çalışanlar performanslarının değerlendirilmesinde akranları da yer aldığında kendilerini daha bağlı ve değerli hissedebilirler.

Dürüst geri bildirimi teşvik etmek için, değerlendirmelerin anonim olmasını ve çalışanın rolüyle ilgili belirli beceri ve davranışlara odaklanmasını sağlayın.

Çalışanları performanslarını değerlendirmeye dahil etmek değerli bir izleme yöntemidir. Hesap verebilirliği teşvik eder, katılımı artırır ve benzersiz bir bakış açısı gösterir. Çalışanlar performansları, görevleri, iş arkadaşları, potansiyel endişeleri ve önerileri hakkındaki düşüncelerini ifade etme şansı bulur.

Kendi kendini izleme, çalışanların güçlü ve zayıf yönlerini daha iyi anlamalarına yardımcı olabilir. Hatta üretkenliği bile artırabilir: Çalışanlar ilerlemelerini aktif olarak izlediklerinde ve gerektiğinde ayarlama yaptıklarında hedeflerine ulaşma olasılıkları daha yüksektir.

Çalışan performansı izleme stratejinizi şirketinizin özel ihtiyaçlarına göre uyarlamak, optimum sonuçlar elde etmek için çok önemlidir. Çeşitli yöntemler mevcuttur, ancak en etkili yaklaşım genellikle tekniklerin bir kombinasyonunu içerir.

Düzenli performans değerlendirmeleri, bireysel kontroller, çalışan izleme yazılımı, görev yönetimi araçları, akran değerlendirmeleri ve kendi kendini izlemenin gücünden yararlanarak, çalışan gelişimini destekleyen, olumlu bir çalışma ortamını teşvik eden ve genel iş başarısını artıran kapsamlı bir sistem oluşturabilirsiniz.