Prețul productivității: Costul uman al supravegherii la locul de muncă

Sarah, copywriter la o agenție de marketing, tocmai s-a întors de la o evaluare a performanțelor, a treia în ultimele cinci săptămâni. În urmă cu șase săptămâni, managerul ei a obligat întreaga echipă să instaleze programul de monitorizare a angajaților, astfel încât să le poată urmări performanțele. Sarah nu a fost îngrijorată la început: își făcea treaba bine și nu primise niciodată plângeri cu privire la textele sale.

Cu toate acestea, totul s-a schimbat odată cu instalarea software-ului. Volumul de muncă al lui Sarah a crescut brusc, iar o săptămână mai târziu, aceasta a fost invitată în biroul managerului pentru o evaluare a performanțelor. Managerul a fost nemulțumit de perioadele lungi de "inactivitate" ale computerului lui Sarah. El a spus că, dacă Sarah avea timp să stea degeaba la serviciu, i se vor atribui sarcini suplimentare. Sarah a explicat că prefera să își redacteze ideile pe hârtie înainte de a scrie pe computer - de aici proveneau perioadele de inactivitate. Managerul nu a fost convins și a recomandat doar redactarea ideilor pe computer.

Evaluările de performanță ale lui Sarah au devenit mai frecvente. Ea s-a confruntat cu noul volum de muncă și s-a simțit controlată și stresată. Sistemul de monitorizare o viza pe nedrept, înăbușindu-i creativitatea și autonomia.

Din păcate, cazuri precum cel al lui Sarah nu sunt neobișnuite. Criticii software-ului de monitorizare a angajaților se tem că utilizarea acestuia duce la probleme de confidențialitate, stres crescut, probleme de încredere, prejudecăți și probleme de transparență. Să discutăm dacă temerile lor sunt justificate și dacă există modalități de a implementa monitorizarea angajaților în mod responsabil și etic.

Mulți angajatori adoptă software-ul de monitorizare pentru că nu știu cum să își gestioneze lucrătorii, în special pe cei aflați la distanță. Ei cred că instalarea unui program pe computerul unui angajat și verificarea raportului în câteva zile este suficientă. În realitate, punerea în aplicare a monitorizării angajaților necesită o anumită muncă de fond, fără de care riscați să ridicați preocupări și probleme nedorite.

În multe jurisdicții, confidențialitatea este protejată prin reglementări speciale, însă rareori acestea se referă în mod specific la monitorizarea angajaților. Ca urmare, este posibil ca angajatorii să nu știe ce date pot colecta și cât timp le pot stoca.

Între timp, sistemele de monitorizare colectează o gamă largă de date personale, inclusiv tastele apăsate, clicurile pe mouse, site-urile web vizitate și chiar e-mailurile și conținutul mesajelor. Angajații văd acest lucru ca pe o invazie constantă a vieții private, mai ales atunci când datele colectate sunt utilizate dincolo de scopul inițial.

În plus, există întotdeauna riscul ca persoane neautorizate să acceseze informațiile sensibile colectate, fie din interiorul companiei, fie prin breșe externe. Consecințele pot fi îngrozitoare, de la afectarea reputației până la furtul de identitate.

Sondajul realizat de Asociația Americană de Psihologie arată că monitorizarea angajaților crește semnificativ stresul angajaților. 56% dintre angajații monitorizați cu software se simt tensionați și stresați în timpul zilei de lucru. Pentru angajații nemonitorizați, acest număr este mai mic - 40%.

Aceeași cercetare arată că angajații monitorizați exprimă mai frecvent sentimente asociate cu epuizarea profesională: iritabilitate sau furie față de colegi sau clienți (23% față de 14% în cazul angajaților nemonitorizați), sentimentul că nu sunt motivați să dea tot ce au mai bun (29% față de 22%), epuizarea emoțională (39% față de 22%) și sentimentul că sunt ineficienți (20% față de 15%).

Angajații monitorizați pot simți că angajatorul lor nu are încredere în ei, ceea ce creează un mediu de lucru negativ, scade moralul și chiar crește fluctuația personalului.

Atunci când monitorizarea este utilizată ca modalitate invazivă de micromanagement, se încalcă acordul tacit de respect reciproc dintre un lucrător și angajatorul său. O persoană va fi mult mai puțin dispusă să facă mai mult decât este necesar pentru a ajuta organizația dacă această încredere este încălcată. Practic, ei se retrag în a face minimul necesar, spune Tara Behrend, PhD, John Richard Butler II profesor de resurse umane și relații de muncă la Michigan State University.

Unele jurisdicții nu obligă angajatorii să informeze angajații cu privire la monitorizare, iar companiile o pot folosi în favoarea lor. Este posibil ca angajații să nu știe că sunt urmăriți sau să nu fie conștienți de domeniul de aplicare al monitorizării. Cu toate acestea, chiar dacă există obligații, este posibil ca întreprinderile să nu le ofere angajaților politicile necesare. Lipsa unor politici clare și transparente privind monitorizarea angajaților duce la nesiguranță și neîncredere în rândul angajaților.

O altă problemă potențială este discriminarea. Sistemele de monitorizare pot fi utilizate pentru a viza în mod incorect anumiți angajați, cum ar fi cei din grupuri marginalizate sau percepuți ca fiind mai puțin productivi. În plus, tehnologia poate facilita în mod neintenționat această discriminare. Niciun algoritm nu este perfect; acesta poate conține prejudecăți sau poate ignora stilurile individuale de lucru, ca în cazul lui Sarah.

Așadar, au dreptate criticii, iar monitorizarea angajaților este malefică? Deloc. Dacă este utilizată corect și etic, atât angajații, cât și angajatorii pot beneficia de informațiile sale valoroase. Haideți să dezvăluim câteva lucruri care trebuie făcute pentru implementarea monitorizării angajaților.

Companiile ar trebui să urmeze aceste orientări dacă doresc să obțină beneficii maxime de pe urma tehnologiei de monitorizare a angajaților:

• Studiați reglementările relevante în materie de confidențialitate din zona dumneavoastră. Asigurați conformitatea cu aceste reglementări. Rămâneți la curent cu modificările aduse acestor reglementări.

• Definiți-vă obiectivele de monitorizare. Aceste obiective, împreună cu reglementările privind confidențialitatea, vor defini domeniul de aplicare al colectării datelor.

• Elaborați politici clare. Aceste politici ar trebui să prezinte obiectivele, domeniul de aplicare al monitorizării și modul în care vor fi utilizate datele colectate. Angajații ar trebui să aibă acces la aceste politici.

• Obțineți consimțământul angajaților. Indiferent dacă jurisdicția dvs. o cere sau nu, este întotdeauna mai bine să informați personalul cu privire la monitorizare și să obțineți consimțământul acestuia. În acest fel, veți evita problemele de încredere cu angajații dumneavoastră.

• Implicarea angajaților în elaborarea și punerea în aplicare a politicilor de monitorizare, pentru a consolida încrederea și a răspunde preocupărilor acestora.

• Mențineți o comunicare deschisă cu personalul. Permiteți angajaților să își exprime îngrijorările și plângerile și abordați-le.

• Reduceți la minimum domeniul de aplicare al datelor colectate. Adunați numai informațiile necesare pentru scopul propus.

• Limitați termenele de stocare a datelor. Ștergeți datele care nu mai servesc obiectivelor de monitorizare.

• Implementați măsuri puternice de securitate. Asigurați-vă că numai personalul autorizat are acces la date.

• Efectuarea de audituri periodice să se asigure că utilizarea sistemelor de monitorizare este conformă cu orientările etice și cu cerințele legale.

• Oferiți angajaților acces la datele colectate.

  Cu soluții de monitorizare a angajaților precum CleverControl, este ușor de făcut. CleverControl pune la dispoziția angajaților tablouri de bord personale de productivitate în care aceștia pot vedea toate datele colectate și statisticile privind productivitatea lor. Această caracteristică nu numai că ajută la rezolvarea problemelor de confidențialitate, dar contribuie și la îmbunătățirea responsabilității și productivității personale.

• Utilizați rapoartele de monitorizare pentru a sprijini angajații și să îi ajute să își îmbunătățească performanța, nu să îi discrimineze sau să îi pedepsească.

• Utilizați software-ul de monitorizare a angajaților în combinație cu alte metode de urmărire a performanței pentru a evita prejudecățile.

Criticii se tem că monitorizarea angajaților duce la probleme de confidențialitate, la erodarea încrederii, la creșterea stresului și la prejudecăți. Cu toate acestea, organizațiile pot evita aceste probleme dacă implementează monitorizarea angajaților în mod etic și deschis și dacă implică personalul în proces. Monitorizarea angajaților este un instrument care, în mâinile potrivite, poate îmbunătăți semnificativ responsabilitatea și performanța și poate aduce beneficii atât angajaților, cât și angajatorilor.