Cum să economisiți bani prin automatizarea urmăririi timpului de lucru?

Aproximativ 5-15% din timpul de lucru este irosit. Dar știind cine și cum irosește minute prețioase poate reduce pierderile. Un software de monitorizare vă poate ajuta să realizați acest lucru.

În aceste vremuri economice dificile, problema stimulentelor materiale se transformă într-una mai ușor de înțeles: cât să plătești pe cineva? Acordarea de privilegii unor persoane mai merituoase este importantă din punctul de vedere al responsabilității sociale și este la fel de importantă pentru întreprinderi, deoarece, în caz contrar, prețul erorilor umane și administrative crește. Este periculos să plătești insuficient profesioniștii cheie, deoarece aceștia pot părăsi compania. Și, bineînțeles, este nepotrivit să supraplătim angajații care lucrează fără un angajament cu normă întreagă.

Problema distribuirii eficiente a fondurilor de salarii este strâns legată de alte câteva probleme care depășesc managementul resurselor umane. Însă, înainte de a trage concluzii de anvergură, este necesar să se obțină date de referință complete.

Most of the working time analysis and tracking systems allow you to assign each employee programs and online resources that he or she should be using for the performance of their work duties (we call them "productive") as well as those programs and websites that distract an employee from his or her work ("unproductive"). The time that an employee spends in different types of programs (and in each of them individually) is calculated automatically. At any time executives can see how much productive and non-productive time was spent by each of their employees in a working day. It is also easy to identify who is late and who walked home early: by recordings of the first and last activity on the computer.

Datorită imaginii detaliate a modului în care decurg zilele de lucru ale fiecărui angajat în toate departamentele și în întreaga companie, este posibil să se tragă concluzii despre cine procesează și îndeplinește sarcinile altcuiva, cine nu este ocupat cu munca și cine sabotează procesele de afaceri.

Accountants’ tools usually are ones like "FreshBooks" or “QuickBooks” and spreadsheets like Excel. So it is easy to calculate the productive working hours of an accountant. This is the simplest mechanical analysis but even at this stage you can find a lot of interesting things. For example, one company found an employee who spent five or six hours per day (75% of the time) playing online games or watching movies.

Timpul de lucru irosit reprezintă, de obicei, 5-15% din timpul de lucru total. Detaliile trebuie să fie evaluate separat în fiecare caz în parte, deoarece oamenii nu sunt roboți și, în unele cazuri, sunt necesare mici pauze pentru a menține atenția și performanța la un anumit nivel. Dar dacă doar 60% din timpul de lucru este productiv (și am primit într-adevăr astfel de date de la utilizatorii noștri), atunci înseamnă că, de fapt, 40% din fondul de salarii poate fi considerat ca fiind pierderi directe datorate angajaților care nu își îndeplinesc sarcinile.

Conform datelor noastre, în fiecare a treia companie cu un personal de 40 de persoane sau mai mult, vor exista cel puțin unul sau doi angajați care sunt prezenți fizic la locul de muncă, dar care practic nu îndeplinesc nicio sarcină utilă.

Un departament de logistică poate părea exemplar în timp ce introduce în baza de date noi articole fără erori și la timp. Dar ce se întâmplă dacă sistemul de urmărire a timpului de lucru arată că 70% din sarcinile din baza de date sunt efectuate de o singură persoană? Este posibil să trebuiască să revizuiți liniile directoare pentru angajați sau să vă gândiți la reducerea departamentului.

If you have purchased 10 licenses of Adobe Photoshop for your advertising department but it is used only on seven computers you will be able save hundreds of dollars on not extending the three excess licenses. Such differences between procurement plans and actually used hardware and software may add up to a surprising number. It is much easier and more logical to optimize the material resources on the basis of productive staff workload and not simple "head count."

Multe încălcări ale disciplinei muncii nu pot fi înregistrate altfel decât prin urmărire automată. Să zicem că un angajat a venit la birou la ora 9:00 dimineața, ceea ce poate părea bine, deoarece nu a întârziat. Dar dacă prima activitate pe calculator a fost abia la ora 9:35 AM, înseamnă că acest angajat nu a început să lucreze imediat.

De asemenea, timpii morți nu ar trebui să fie înregistrați în mod selectiv. Poate că în momentul nefericit al inspecției a avut loc atunci când un angajat făcea o pauză necesară după ce terminase o sarcină de urgență stresantă și înainte de a începe una nouă. Sau, dimpotrivă, un angajat a fost surprins din greșeală într-un moment rar în care făcea ceva productiv.

Un program ține evidența în permanență. Acesta oferă o estimare numerică fiabilă, fără speculații și ipoteze. Așadar, să spunem că aveți o imagine completă a utilizării efective și a pierderilor de timp de lucru. Ce urmează?

Multe companii, după o perioadă lungă de timp de utilizare a sistemului de monitorizare (mai mult de un an), pe baza cronometrării totale a tuturor proceselor, își creează propriul sistem de gestionare a timpului, care include un sistem de indicatori cheie de performanță. Apoi, pe baza acestor standarde și a indicatorilor cheie de performanță, se iau toate deciziile privind distribuirea sarcinilor, evaluarea performanțelor și, în cele din urmă, deciziile privind distribuirea fondului de salarii, recrutarea și rotația sau reducerea personalului.

Primul rezultat al automatizării urmăririi orelor de lucru în orice companie este, de obicei, aprobarea procentului admisibil de timp neproductiv. Majoritatea managerilor consideră că 10% este valoarea maximă pentru acest indicator, deși unii încearcă să reducă pierderile de timp până la zero absolut.

"Overtime", days off, holidays, late arrival, and absenteeism of employees can now be reviewed by simply pressing a button: CEOs see the actual employees’ working hours. Paying for idleness is no longer needed.

În plus, unele sisteme de urmărire a timpului de lucru le oferă angajaților posibilitatea de a se autocontrola. Pentru a realiza acest lucru, este creată o listă de sarcini tipice fiecărui angajat și oricare dintre ei poate notifica sistemul cu privire la procesele care rulează pe calculatoarele lor. Aceste informații se impun cu ușurință în statisticile de utilizare a computerului unui angajat pentru a vedea dacă acesta a listat corect sarcinile în sistem. Aceste rapoarte de sinteză oferă o idee nu numai despre volumul de muncă al personalului, ci și despre când, care și ale cui acțiuni aduc companiei cel mai mare profit. În acest fel, simpla evidență a timpului de utilizare a software-ului într-un birou devine un instrument pentru politica de resurse umane și, dacă este tratată cu atenție, poate ajuta, de asemenea, la politicile de marketing și financiare.

După adoptarea unui sistem automatizat de urmărire a timpului de lucru, pierderile financiare datorate utilizării abuzive a timpului de lucru pot fi în medie reduse la jumătate. Într-un an este posibil să se obțină un profit suplimentar prin reducerea costurilor cu personalul și cu infrastructura de birou (de exemplu, datorită trecerii unor angajați la munca la distanță), prin optimizarea impozitelor și prin reducerea pierderilor de profit.

Perioada de recuperare a investiției într-un astfel de sistem, conform experienței mele, este de aproximativ șase luni. Există două variabile principale:

1. Prețul sistemului. Cele mai ieftine soluții din prezent sunt sistemele gratuite, cum ar fi CleverControl Employee Monitoring, care vă permite să monitorizați până la 9 angajați fără nicio cheltuială. Acest lucru este destul de suficient pentru o companie mică sau o companie medie cu câțiva jucători cheie. Pentru companiile cu mai mulți angajați există opțiuni plătite, dar tot cu prețuri rezonabile, cum ar fi Spyrix Employee Monitoring și altele asemenea. Cele mai scumpe pot ajunge până la 90-100 de dolari pentru un utilizator. Chiar dacă atât cele ieftine, cât și cele scumpe au aproximativ aceleași caracteristici.

2. Metodologia de aplicare. Dacă limitați monitorizarea la simpla urmărire a timpului de lucru, atunci perioada de recuperare a investiției crește. În cazul analizei complexe și al utilizării multifațetate a datelor obținute, procesul de recuperare a investiției poate fi mult accelerat și este mai potrivit să se vorbească despre optimizarea proceselor de afaceri decât despre simple economii.

The algorithm of transition from the puzzle of "I wonder, what do my employees do at work" to full information of detailed progress of each individual employee looks like this:

1. Alegeți un sistem de urmărire a timpului de lucru cu o funcționalitate suficient de flexibilă.

2. Instalați-l, asigurați-vă că informați personalul cu privire la noile reguli de joc (fără supraveghere secretă, aceasta este o cale directă spre confruntare în loc de creșterea productivității).

3. Nu mai plătiți pentru pierderea timpului de lucru.

4. Nu mai plătiți pentru absenteism și întârzieri.

5. Reducerea cheltuielilor cu software-ul.

6. Excludeți cheltuielile inutile pentru angajații superflui.

7. Exclude the cost of performing of simple tasks by "expensive" employees.

8. Stabilirea unor competiții de KPI corporativi între departamente și angajați.

9. Felicitați și recompensați câștigătorii.