Cum să oferiți feedback constructiv folosind datele de monitorizare

Datele colectate de instrumentele de monitorizare a angajaților sunt percepute de obicei ca o măsură cantitativă a eforturilor unui angajat pentru foi de calcul și rapoarte trimestriale. X sarcini finalizate, Y termene limită ratate și Z% productivitate medie. Cu toate acestea, datele de monitorizare pot fi un material valoros pentru furnizarea de feedback constructiv, acționabil. Doriți să știți cum? Am pregătit câteva sfaturi practice.

Software-ul avansat de monitorizare a angajaților poate colecta date ample despre ziua de lucru a unui angajat, inclusiv aplicațiile utilizate, site-urile web vizitate, timpul de inactivitate și multe altele. Dar nu vă limitați să culegeți toate metricile disponibile. În schimb, ar trebui să vă concentrați pe cele care contează pentru performanța individuală și a echipei. Căutați să îmbunătățiți satisfacția clienților? Ratingurile serviciilor pentru clienți și timpii de răspuns sunt esențiale. Doriți să stimulați eficiența proiectelor? Ratele de finalizare a proiectelor, respectarea etapelor sau chiar jurnalele de utilizare a software-ului (dacă sunt relevante pentru fluxul de lucru) pot oferi informații valoroase. Scopul aici este calitatea în locul cantității - alegeți date care se aliniază direct cu obiectivele de performanță și evită orice percepție de micromanagement.

O foaie de calcul cu măsurători în sine nu aduce prea multe beneficii. Ceea ce ajută este interpretarea atentă și descoperirea tendințelor și modelelor. Acest parametru a fost întotdeauna scăzut sau este vorba de o scădere punctuală? Acest angajat se luptă mereu cu un anumit tip de sarcină? Concentrarea sa fluctuează întotdeauna la un anumit moment al zilei? Atunci când observați aceste tipare, veți putea face distincția între incidentele punctuale și problemele continue. Nu uitați să luați în considerare și contextul care ar fi putut influența productivitatea angajaților, de exemplu, o cerere crescută sau probleme tehnice.

Abordarea unei conversații de feedback cu date necesită o abordare atentă. Întotdeauna începeți cu un aspect pozitiv. Recunoașteți domeniile în care datele arată performanțe solide sau îmbunătățiri. Acest lucru dă un ton de colaborare. Apoi, precizați clar scopul discuției: este vorba despre creștere și dezvoltare, nu despre judecată.

Un feedback constructiv înseamnă să fii obiectiv și să te concentrezi mai degrabă pe comportament decât pe personalitate. În loc să spuneți "Întotdeauna nu respectați termenele limită", încercați "Rapoartele arată că sarcinile au fost întârziate în mod constant în acest trimestru".

Luați în considerare o abordare "De ce, ce, cum":

1. De ce sunt importante aceste date? (Conectați-le la obiectivele echipei, la impactul asupra clienților etc.)
2. Ce relevă datele în mod specific? (Prezentați parametrii de măsurare și tendințele observate.)
3. Cum putem îmbunătăți sau valorifica această perspectivă în viitor? (Acest lucru deschide calea pentru rezolvarea colaborativă a problemelor).

Feedback-ul constructiv este o stradă cu două sensuri. După ce v-ați dat evaluarea, oferiți-i angajatului un cuvânt pentru a-și explica viziunea asupra situației. Îl puteți stimula punându-i întrebări deschise, cum ar fi "Ce părere aveți despre rezultatele dumneavoastră?" sau "Ce credeți că ar fi putut contribui la acea scădere a performanței?" Acestea îl vor încuraja pe angajat să reflecteze asupra muncii sale și să împărtășească problemele cu care s-ar putea confrunta. Adesea, aceștia vor avea un context valoros de care s-ar putea să nu fiți conștienți sau chiar vor sugera ei înșiși soluții. Ascultați activ și luați notițe cu privire la opiniile lor.

Feedback-ul constructiv este doar primul pas pe calea îmbunătățirii. Următorul este să dezvoltați un plan de acțiune. Puteți utiliza un sistem de obiective SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) sau orice alt sistem, dar obiectivele pe care le stabiliți trebuie să fie măsurabile, clare și realizabile. "Îmbunătățiți-vă productivitatea" sună vag și ridică întrebări precum "Ce este considerat o îmbunătățire?", "Ce trebuie să fac pentru a mă îmbunătăți?", "Când trebuie să arăt rezultatele?" etc. Dar dacă dvs. și angajatul sunteți de acord cu "Voi urmări să reduc timpul mediu de finalizare a sarcinilor cu 15% în următoarea lună prin utilizarea noului instrument de gestionare a proiectelor", angajatul va ști exact ce să urmărească. Identificați orice resurse, formare sau sprijin de care ar putea avea nevoie din partea dumneavoastră sau a organizației pentru a atinge aceste obiective. Cu o astfel de abordare colaborativă, angajatul vă va vedea mai degrabă ca pe un partener de susținere decât ca pe un supervizor strict, ceea ce ar putea chiar să îi ridice moralul!

Feedback-ul este un proces continuu, nu un eveniment punctual. Utilizați instrumentul de monitorizare a angajaților pentru a urmări progresul persoanei și, după un anumit timp, programați discuții de monitorizare pentru a verifica progresul și a reexamina datele de monitorizare. Vederea îmbunătățirilor este o motivație incredibilă pentru angajați! Dar dacă progresul este minim sau prea lent, este un semn pentru ajustarea și îmbunătățirea planului de acțiune.

Construirea unui feedback constructiv pe baza datelor de monitorizare nu numai că îmbogățește evaluările de performanță individuală cu informații obiective și ușurează munca managerului. De asemenea, contribuie la crearea unei culturi transparente și puternice, orientată spre creștere. Feedback-ul bazat pe informații obiective îi face pe angajați să își asume responsabilitatea pentru munca și dezvoltarea lor. Acesta se îndepărtează de criticile subiective și se îndreaptă către o înțelegere comună a performanței și a potențialului.