Monitorizarea performanței angajaților: Strategii dovedite pentru creșterea productivității și a implicării

Monitorizarea angajaților a devenit o practică obișnuită pentru întreprinderile moderne. Conform Resume Builder , Resume Builder, 79% dintre companiile din birouri urmăresc prezența angajaților, iar 37% dintre organizațiile de la distanță urmăresc angajații timp de peste 4 ore pe zi prin intermediul supravegherii video. Forbes , raportează că 43% dintre angajați au activitatea lor pe internet monitorizată de angajatorii lor; 73% dintre manageri, păstrați mesajele, e-mailurile și apelurile pentru viitoarele evaluări ale performanței.

Monitorizarea angajaților aduce beneficii semnificative, de la cea mai evidentă creștere a productivității la îmbunătățirea comunicării. Monitorizarea performanței angajaților dezvăluie domeniile în care lucrătorii pot avea dificultăți, descoperă punctele forte și punctele slabe individuale și facilitează feedback-ul și deciziile bazate pe date. Dar cum să monitorizați performanța angajaților pentru a profita la maximum de ea?

Desigur, natura intruzivă a monitorizării angajaților este un subiect de dezbatere, și pe bună dreptate. Angajații din întreaga lume ar trebui să aibă dreptul de a-și da acordul cu privire la ceea ce este monitorizat, iar companiile ar trebui să adere la această așteptare, asigurându-se în același timp că moralul angajaților nu este compromis în acest proces - tocmai de aceea

În acest articol, vom explora componentele cheie ale unei monitorizări eficiente a performanței angajaților, cele mai bune practici, rolurile de supraveghere și instrumentele.

Înainte de a analiza cum, ar trebui să răspundem la o întrebare la fel de importantă: cine ar trebui să monitorizeze performanța angajaților? Șeful companiei ar fi primul răspuns evident, dar, în realitate, nu este atât de simplu. În timp ce proprietarii micilor startup-uri pot gestiona toți membrii echipei și toate procesele, șefii întreprinderilor medii și mari nu pot urmări singuri performanța (decât dacă sunt supercomputere, desigur). În acest caz, responsabilitatea monitorizării performanței angajaților revine mai multor roluri din cadrul unei organizații, în funcție de dimensiunea și structura companiei.

De obicei, supraveghetori direcți și manageri sunt responsabili pentru monitorizarea zilnică a performanțelor. Managerii monitorizează finalizarea sarcinilor, productivitatea și calitatea generală a muncii, asigurând alinierea cu obiectivele companiei.

Departamentul de resurse umane este o alegere evidentă pentru urmărirea performanței pe termen lung a angajaților. Resursele umane pot urmări productivitatea prin evaluări formale ale performanțelor, prin stabilirea de indicatori cheie de performanță și prin gestionarea dezvoltării generale a angajaților. Resursele umane se asigură că evaluările performanței sunt corecte, transparente și ajută la orientarea creșterii profesionale.

Șefi de departamente pot vedea imaginea de ansamblu și, prin urmare, sunt ideale pentru a urmări performanța întregii echipe, mai degrabă decât a angajaților individuali. Sarcina lor este să se asigure că obiectivele departamentului sunt îndeplinite și să sprijine și să încurajeze angajații cu performanțe slabe.

În cele din urmă, implicarea angajați în monitorizarea progreselor și rezultatelor lor este o practică extrem de eficientă. Autoevaluările și urmărirea performanțelor personale permit angajaților să își asume responsabilitatea pentru dezvoltarea și productivitatea lor.

Pe scurt, împărțirea monitorizării performanței angajaților între supervizori, resurse umane și șefi de departament și încurajarea automonitorizării angajaților pot reduce volumul de muncă asociat monitorizării și pot crea o abordare echilibrată care promovează responsabilitatea, creșterea și implicarea.

Potrivit Folks RH , managerii petrec aproximativ 210 ore, sau puțin mai mult de 26 de zile lucrătoare, cu gestionarea performanței. În pofida unei cantități atât de mari de timp, 90% din evaluările productivității sunt ineficiente. O astfel de ineficiență afectează progresul companiei și afectează puternic retenția: 24% dintre angajați sunt gata să demisioneze din cauza evaluărilor ineficiente ale performanței și a lipsei de recunoaștere. Așadar, cum monitorizați performanța angajaților cu beneficii maxime pentru companie? Iată care sunt strategiile cheie.

Folks RH raportează că 65% dintre angajați doresc mai multă claritate în ceea ce privește obiectivele, sarcinile și îndatoririle lor profesionale. Nu vă puteți aștepta la o productivitate ridicată din partea unui angajat care nu își cunoaște domeniul de aplicare al responsabilităților sau ceea ce se așteaptă de la el. Obiectivele clare îi ajută pe angajați să se concentreze asupra sarcinilor care se aliniază cu obiectivele organizaționale. În plus, implicarea angajaților în stabilirea obiectivelor face ca forța dvs. de muncă să aibă de 3,6 ori mai multe șanse de a fi motivată.

Atunci când angajații nu sunt siguri de responsabilitățile lor, ei pot ezita, își pot reconsidera acțiunile sau pot căuta în permanență clarificări și aprobare. Stabilirea unor așteptări precise elimină ambiguitatea, economisește timp cu comunicările reciproce, încurajează autonomia și sporește încrederea.

Fiți specific și direct atunci când comunicați sarcinile, obiectivele și așteptările. Furnizați explicații detaliate ale rezultatelor dorite și prezentați în mod clar responsabilitățile și sarcinile asociate fiecărui rol.

The Abordarea obiectivelor SMART este o metodă eficientă de a verifica dacă obiectivele stabilite sunt clare, realizabile și aduc valoare companiei. SMART este un acronim care înseamnă:

• Specific: obiectivul ar trebui să prezinte în mod clar ceea ce trebuie realizat, etapele necesare și persoanele responsabile;

• Măsurabile: trebuie să aveți criterii pentru a evalua progresul și succesul;

• Realizabil: obiectivul trebuie să fie realist și realizabil, nu prea ușor sau prea ambițios;

• Relevant: obiectivul ar trebui să fie aliniat cu obiectivele de afaceri mai largi;

• Termen limită: obiectivul ar trebui să aibă un termen limită sau un interval de timp definit pentru finalizare.

Obiectivele SMART oferă o foaie de parcurs clară pentru angajați și manageri, asigurându-se că toată lumea știe cum arată succesul și cum să îl atingă. De asemenea, acestea sporesc responsabilitatea și facilitează măsurarea progresului și a rezultatelor.

Una dintre etapele abordării obiectivelor SMART constă în crearea unui set de indicatori de performanță clari și măsurabili, la care să vă raportați atunci când monitorizați performanța unui angajat. Parametrii cheie includ de obicei:

• finalizarea sarcinilor

• respectarea termenelor limită

• calitatea muncii

• eficiență și productivitate: timpul petrecut vs. rezultatul obținut

• prezență

Parametrii de performanță clari și măsurabili facilitează monitorizarea productivității angajaților și ajută la evitarea subiectivității în procesul de evaluare.

Monitorizarea productivității angajaților se poate realiza printr-o combinație de instrumente, măsurători și tehnici care oferă informații despre eficiența cu care angajații își folosesc timpul și resursele. În funcție de obiectivele stabilite și de parametrii aleși, puteți urmări performanța angajaților utilizând software de urmărire a timpului, de gestionare a sarcinilor și de monitorizare a angajaților.

Managementul proiectelor platforme precum Trello, Asana și Jira permit atribuirea sarcinilor, alocarea volumului de muncă, stabilirea termenelor limită și urmărirea finalizării sarcinilor și a progresului proiectului în timp real. Instrumentele de gestionare a proiectelor sunt o modalitate convenabilă de a vedea imaginea de ansamblu a proiectului și cât de productivi sunt membrii echipei de-a lungul timpului.

Aplicații de urmărire a timpului, cum ar fi Toggl, Time Doctor și Hubstaff, sunt concepute pentru a monitoriza cât timp petrece un angajat pe fiecare sarcină. În funcție de funcționalitatea aplicației, time trackerii pot înregistra cât timp petrece o persoană pe o sarcină sau un proiect, cât timp utilizează o anumită aplicație sau un anumit site web, pot urmări absențele etc. Pe baza acestor informații, programul poate calcula salariile, costurile proiectelor și bugetele și poate ajuta la identificarea angajaților cu performanțe ridicate și a celor cu probleme.

Soluții de monitorizare a angajaților, cum ar fi CleverControl , , ActivTrak și Insightful, monitorizează productivitatea angajaților și modul eficient în care o persoană își alocă timpul de lucru. Aceste programe urmăresc activitatea unui angajat pe computerul său de lucru, de exemplu, aplicațiile și site-urile web utilizate, interogările de căutare, timpul inactiv și activ, începutul și sfârșitul activității și multe altele. Soluția analizează apoi datele colectate și le prezintă sub formă de statistici și jurnale valoroase pentru evaluarea performanței.

Indiferent de soluția aleasă, puneți-o în aplicare în mod deschis și explicați scopul acesteia personalului pentru a evita crearea de stres și presiune inutile. Studiați legile de stat și locale pentru a vă asigura că politicile de monitorizare sunt în conformitate cu reglementările privind confidențialitatea.

Articolul publicat de Folks RH arată că 69% dintre întreprinderi realizează evaluări ale performanțelor doar anual sau bianual. 19% dintre angajați își primesc feedback-ul doar o dată pe an. În același timp, 80% dintre angajați preferă feedback-ul regulat în locul evaluărilor anuale ale performanțelor. Evaluările anuale ale performanțelor devin frecvent o sursă de stres pentru angajați, deoarece aceștia nu știu la ce să se aștepte. Dimpotrivă, feedback-ul regulat, întâlnirile individuale, evaluările colegiale și alte metode de feedback îi ajută pe angajați să reflecteze asupra muncii lor, să identifice domeniile în care pot fi îmbunătățiți și să primească evaluări valoroase din partea colegilor și a managerilor.

Efectuați evaluări formale ale performanțelor de cel puțin două ori pe an. Aceste evaluări ar trebui să se concentreze pe feedback specific, aplicabil și pe oportunități de dezvoltare, mai degrabă decât să critice doar performanțele anterioare. Feedback-ul regulat și constructiv poate îmbunătăți productivitatea, poate reduce fluctuația de personal cu până la 14,9% și poate crește implicarea angajaților: 65% dintre angajați sunt implicați atunci când companiile utilizează feedback continuu și alte practici moderne.

Implicarea este vitală pentru productivitatea angajaților: angajații implicați sunt mai susceptibili de a fi productivi, motivați și dedicați muncii lor. Conform Gallup , întreprinderile cu o cultură a angajamentului ridicat au performanțe mai bune: se bucură de un angajament mai mare față de clienți, de o productivitate cu 17% mai mare, de o cifră de afaceri mai scăzută, de mai puține accidente și de o rentabilitate cu 21% mai mare. Dacă angajații dvs. au performanțe slabe, merită să le verificați nivelul de implicare - este posibil ca acesta să fie scăzut. Dar cum monitorizăm implicarea angajaților? Iată câteva metode eficiente.

Sondaje pentru angajați și verificări ale pulsului

Sondajele periodice (cum ar fi sondajele privind angajamentul angajaților sau sondajele de opinie) pot colecta feedback cu privire la modul în care angajații se simt cu privire la rolurile lor, la conducere și la mediul general de lucru.

Instrumente și platforme de feedback

Utilizați instrumente precum Officevibe sau CultureAmp care permit angajaților să ofere feedback în mod regulat. Aceste instrumente pot urmări parametrii de angajament și pot ajuta managerii să identifice tendințele care indică dezangajarea.

Urmărirea participării la reuniuni și inițiative

Monitorizarea frecvenței cu care angajații participă activ la reuniuni, sesiuni de formare sau inițiative ale companiei poate arăta nivelul lor de implicare. Angajații implicați sunt mai predispuși să contribuie cu idei și să colaboreze.

Monitorizarea obiceiurilor de lucru și a productivității

Instrumentele de monitorizare a angajaților și de gestionare a proiectelor pot dezvălui nivelurile de implicare. Angajații neangajați prezintă adesea o productivitate mai scăzută, mai multe absențe și o participare mai redusă la eforturile de colaborare.

Întâlniri unu la unu

Întâlnirile individuale regulate permit managerilor să verifice starea de bine a angajaților, aspirațiile lor profesionale și provocările cu care se pot confrunta. Atenția personalizată consolidează relațiile și ajută managerii să evalueze implicarea în timp real.

Monitorizarea performanței angajaților este o componentă esențială a operațiunilor de succes ale unei întreprinderi moderne. Aceasta oferă informații valoroase care contribuie la creșterea productivității, la îmbunătățirea comunicării și la asigurarea faptului că munca angajaților este în concordanță cu obiectivele companiei.

Monitorizarea eficientă a angajaților este mai mult decât simpla urmărire a activității. Este vorba despre crearea unei foi de parcurs către succes, cu obiective clare, indicatori de performanță măsurabili, instrumente și metode de urmărire a productivității și feedback acționabil, axat pe îmbunătățire mai degrabă decât pe criticarea performanțelor slabe din trecut. Aceste practici, atunci când sunt realizate în mod transparent și cu intențiile corecte, încurajează responsabilitatea, implicarea și creșterea, conducând în cele din urmă la îmbunătățirea performanței individuale și organizaționale.