Monitorizarea Calculatoarelor Angajaților: 3 Instrumente Gratuite Pentru Companiile Mici

Câte ore de lucru se pierd zilnic fără ca nimeni să observe? Este întrebarea pe care tot mai multe companii mici din România și-o pun pe măsură ce echipele lucrează tot mai des de acasă sau în regim hibrid. Un software de monitorizare a angajaților poate oferi răspunsuri clare: ajută la identificarea rapidă a problemelor de productivitate și la depistarea unor riscuri de securitate, precum accesul neautorizat sau scurgerile de date.

Nu toate soluțiile sunt însă la fel de accesibile. Cele mai complete tind să fie scumpe și greu de implementat, iar planurile gratuite variază mult — unele oferă doar funcții de bază, în timp ce cele cu adevărat utile rămân, de cele mai multe ori, rezervate versiunilor plătite.

În acest articol prezentăm trei instrumente gratuite sau accesibile pentru monitorizarea activității angajaților pe calculator, potrivite pentru companiile mici.

CleverControl

CleverControl analizează apoi datele colectate și prezintă statistici de productivitate: timp de lucru, dinamica utilizării aplicațiilor, internetului și rețelelor sociale, cele mai utilizate site-uri și aplicații, și altele.

Poți primi rapoarte cu date pe tabloul de bord online, pe care le poți descărca și pentru a le vizualiza offline. În plus, poți programa rapoarte zilnice, săptămânale sau lunare prin e-mail.

CleverControl este perfect pentru companiile mici, deoarece această soluție unică îmbină monitorizarea completă a angajaților, evidența timpului și funcții de bază pentru protecția datelor. Astfel, companiile obțin o soluție all-in-one de monitorizare, reduc costurile cu software-ul și pot direcționa resurse valoroase către creștere și dezvoltare.

Soluția oferă o perioadă de probă, prețuri accesibile începând de la 6,20 dolari per calculator/lună, și reduceri.

Avantaje

• Evidența timpului offline
• Compatibil cu Windows, macOS
• Mai multe subconturi de administrator cu niveluri diferite de permisiuni

Dezavantaje

• Fără integrări cu software de management de proiecte și bugetare

ActivTrak

ActivTrak dispune de setări flexibile, care îți permit să categorizezi manual activitățile drept productive/neproductive, precum și să stabilești obiective de productivitate și programe pentru a evita monitorizarea în afara orelor de lucru.

ActivTrak este gratuit pentru până la trei utilizatori; funcțiile sale sunt însă limitate la monitorizarea timpului, aplicațiilor și activității pe site-uri web. Dacă vrei să urmărești productivitatea angajaților și să primești analize complete, poți alege dintre mai multe planuri, începând de la 10 dolari per utilizator/lună.

Avantaje

• Analiză aprofundată a productivității, bazată pe IA
• Integrări cu aplicații de business și calendar de la terți
• Oferă un ROI măsurabil în câteva săptămâni
• Accent pe confidențialitatea angajaților și securitatea datelor colectate

Dezavantaje

• Interfața și statisticile sunt complicate și confuze pentru mulți utilizatori
• Nu oferă rapoarte detaliate despre acțiunile utilizatorilor, lăsând loc angajaților să simuleze activitate

WorkTime

WorkTime este un software de monitorizare a calculatoarelor angajaților, cu funcții de evidență a timpului și a productivității. Poate înregistra orele de conectare și deconectare, poate monitoriza prezența cu o defalcare pe muncă de la distanță și muncă la birou, poate urmări timpul activ/inactiv și orele suplimentare, și are chiar și un clasament al prezenței! Aceste funcții ajută la identificarea angajaților care întârzie sau pleacă mai devreme în mod repetat, la detectarea și prevenirea fraudei legate de orele suplimentare, precum și la menținerea disciplinei la birou.

WorkTime dispune de funcționalități de bază pentru monitorizarea productivității angajaților. Înregistrează toate aplicațiile utilizate și site-urile vizitate, le categorizează drept productive sau neproductive, și oferă un raport de productivitate actualizat în timp real. Alte rapoarte listează cele mai utilizate rețele sociale și URL-uri, precum și angajații care petrec cel mai mult timp online, împreună cu durata utilizării. Rapoartele privind utilizarea internetului pot afișa statistici pe angajat, pe departament sau pentru întreaga companie.

Monitorizarea timpului petrecut în întâlniri online este o funcție interesantă, care oferă informații despre cât timp de lucru ocupă acestea și cum afectează productivitatea. Astfel, poți optimiza practicile legate de întâlniri, eliminând apelurile inutile și făcând-le pe cele necesare mai eficiente.

Versiunea gratuită a WorkTime este disponibilă pentru până la trei angajați. Această versiune oferă rapoarte limitate privind utilizarea aplicațiilor și a internetului, jurnale și rezumate ale activității. Datele sunt păstrate timp de două săptămâni, iar accesul este permis doar unui singur administrator. Mai multe funcții sunt disponibile în planurile Basic, Premium și Enterprise, începând de la 6,99 dolari per angajat/lună.

Avantaje

• Statistici privind timpul, productivitatea și prezența, cu clasamente
• Blocator de site-uri
• Detectează angajații care navighează pe site-uri de căutare a locurilor de muncă
• Scor de distragere a atenției

Dezavantaje

• Designul interfeței ar putea fi îmbunătățit

Concluzii

Monitorizarea activității pe calculator a angajaților nu doar poate crește productivitatea, ci permite și observarea modului în care este folosit timpul de lucru. Analiza modului în care personalul își distribuie timpul de lucru, identificarea factorilor de distragere și a utilizării ineficiente a resurselor ajută companiile mici să construiască procese eficiente, să experimenteze fluxuri de lucru și să aleagă cele mai bune modele.

Monitorizarea angajaților aduce cea mai mare valoare atunci când este implementată deschis și transparent. Echipa ar trebui să știe ce informații sunt colectate și de ce. Rapoartele de productivitate ar trebui folosite pentru a-i sprijini pe angajați, pentru a le identifica punctele slabe și pentru a le oferi sfaturi despre cum să se îmbunătățească, nu pentru a-i pedepsi. Aceste practici simple vor ajuta la evitarea stresului inutil, precum și a problemelor legate de încredere și confidențialitate.