Gestionarea echipelor la distanță: Software de monitorizare a angajaților și strategii pentru succes

Munca la distanță nu își pierde popularitatea. Conform recentului studiu Pew Research Center studiu, aproximativ 22 de milioane de americani angajați, adică 14% din forța de muncă adultă, lucrează de acasă tot timpul. (titlul linkului: Statistici privind munca la distanță) Se preconizează că acest număr va ajunge la 32,6 milioane în 2025.

La prima vedere, munca la distanță și hibridă este o binecuvântare pentru angajați și un blestem pentru angajatori. Dar dacă săpăm mai adânc, vom vedea că acest mod de lucru aduce beneficii semnificative organizațiilor.

Întreprinderile au acces la un număr mai mare de talente și pot recruta specialiști de oriunde, fără limitări geografice.

Munca la distanță îmbunătățește moralul angajaților. Conform raportului Quantum Workplace raport, Munca la distanță îi ajută pe angajați să atingă un echilibru mai bun între viața profesională și cea privată și să reducă stresul, ceea ce duce la o mai mare satisfacție profesională și retenție.

În cele din urmă, angajatorii pot economisi în mod semnificativ pe spațiul de birouri, utilități și alte cheltuieli operaționale.

Cu toate acestea, beneficiile muncii la distanță vin la pachet cu un set de provocări pentru angajatori.

Gestionarea unei echipe la distanță prezintă dificultăți unice care necesită o analiză atentă și abordări strategice. Iată care sunt principalele provocări ale muncii la distanță pentru angajatori.

Asigurarea că membrii echipei la distanță își înțeleg rolurile și responsabilitățile poate fi mai dificilă fără interacțiuni față în față regulate. Același lucru este valabil și în ceea ce privește evaluarea performanței lor. Fără supraveghere directă, este posibil ca managerii să nu vadă pe deplin procesele de lucru, să nu evalueze cu exactitate munca angajaților și să nu ofere feedback în timp util și constructiv.

În cele din urmă, modalitățile de lucru la distanță fac mai dificilă asigurarea respectării termenelor limită și a îndeplinirii sarcinilor de către angajați.

După cum am menționat mai sus, lucrătorii la distanță prezintă cele mai ridicate niveluri de implicare, deși acest mod de lucru poate să nu fie inspirat pentru toți. Conform sondajului realizat de Pew Research Center, 53% dintre angajații de la distanță se simt deconectați de colegii lor de muncă, ceea ce poate duce la izolare și singurătate.

În plus, dacă angajații nu sunt prezenți fizic la birou, aceștia pot avea impresia că managementul nu le observă realizările și contribuțiile. Sentimentul de nerecunoaștere și subapreciere poate avea un impact semnificativ asupra moralului și motivației angajaților.

Păstrarea legăturii cu colegii de muncă și informarea cu privire la actualizările proiectelor și știrile relevante este vitală atât pentru cei care lucrează la birou, cât și pentru cei care lucrează la distanță. Cu toate acestea, munca la distanță face comunicarea dificilă din cauza diferențelor de fus orar, a instrumentelor de conferință nesigure, a problemelor legate de conexiunea la internet și a lipsei interacțiunilor față în față.

Din cauza barierelor de comunicare, construirea unei culturi de echipă este o altă provocare a muncii la distanță. Provocările încep chiar în primele etape ale integrării unui nou membru al echipei. Noii angajați nu se pot apropia fizic de mentorul lor sau de colegii de muncă și nu pot cere ajutor. Dificultățile în etapele inițiale pot afecta negativ moralul și loialitatea angajatului față de organizație.

Crearea de oportunități pentru membrii echipei de a se conecta personal, cum ar fi petreceri la nivelul întregului birou, zile de naștere și întâlniri ocazionale, este, de asemenea, o provocare fără un spațiu fizic comun.

Gestionarea unei echipe la distanță este o sarcină descurajantă. Cu angajați împrăștiați în zone orare și locații diferite, asigurarea productivității, responsabilității și coeziunii echipei poate fi o provocare. Vă sugerăm câteva strategii dovedite pentru a depăși aceste provocări și a construi o echipă foarte performantă.

Totul începe cu un obiectiv. Angajații trebuie să înțeleagă ce se așteaptă de la ei, responsabilitățile lor și obiectivele de performanță. În calitate de manager, puteți organiza verificări săptămânale sau bisăptămânale pentru a vă asigura că toată lumea este pe aceeași pagină și la curent cu ultimele noutăți și schimbări.

Tehnologia face ca gestionarea performanțelor echipei la distanță să fie ușoară și eficientă. Software-ul de monitorizare a angajaților urmărește automat prezența, orele de lucru și perioadele inactive - angajatul trebuie doar să intre și să iasă.

Dar programele moderne, cum ar fi CleverControl, merg dincolo de simpla urmărire a timpului. CleverControl este un software puternic de monitorizare a angajaților care vă poate ajuta să faceți față provocărilor legate de gestionarea echipelor la distanță. Acesta colectează date detaliate despre activitatea angajaților și oferă informații despre fluxul lor tipic de lucru. De exemplu, cea mai nouă caracteristică a CleverControl - AI Scoring - poate ajuta la identificarea activităților de pierdere a timpului și a obiceiurilor neproductive. Inteligența artificială puternică oferă scoruri individuale de productivitate cu scurte analize ale activității personale pentru fiecare angajat. Aceste informații sunt excelente pentru dezvăluirea ineficiențelor și a domeniilor de îmbunătățire.

Un manager trebuie să observe nu numai angajații cu probleme, ci și pe cei cu performanțe deosebite. În mediul la distanță, este ușor să nu se observe realizările și munca remarcabilă a angajaților. Software-ul de monitorizare a angajaților este conceput pentru a acoperi și acest punct mort. Rezumatele detaliate ale activității și scorurile de productivitate ajută la dezvăluirea și acordarea de recunoaștere adecvată acelor angajați care o merită.

În cele din urmă, instrumentele de urmărire sporesc și vizibilitatea la locul de muncă, motivând angajații să fie mai responsabili pentru munca lor.

Departe de vedere - departe de minte? Nu este cea mai bună strategie pentru a gestiona o echipă la distanță. Pentru a menține echipa motivată, responsabilă și productivă, managerul ar trebui să efectueze evaluări ale performanței și să ofere feedback acționabil.

Colectarea și analizarea datelor privind productivitatea individuală este deja descurajantă și consumatoare de timp; în mediile îndepărtate, aceasta devine și mai dificilă din cauza lipsei de observare directă. Software-ul de monitorizare a angajaților este un instrument excelent pentru eficientizarea acestui proces. Acesta furnizează date obiective privind productivitatea, modelele de activitate și fluxul de lucru și le analizează automat în câteva secunde. Aceste informații vor servi ca o bază excelentă pentru feedback.

Pentru a realiza evaluări eficiente ale performanțelor într-un mediu la distanță, luați în considerare utilizarea instrumentelor de videoconferință pentru discuții față în față, în loc de e-mailuri și mesaje de chat. Verificările regulate și întâlnirile individuale vor ajuta la abordarea potențialelor preocupări și probleme.

Importanța comunicării crește de zece ori în mediul la distanță. Întâlnirile regulate, programate, cum ar fi verificările săptămânale ale echipei, pot ajuta la menținerea alinierii și informării tuturor. Deși comunicarea scrisă este convenabilă, interacțiunea față în față prin intermediul instrumentelor de videoconferință, precum Zoom sau Microsoft Teams, poate promova relații mai puternice și o înțelegere mai profundă. Convorbirile video permit indicii nonverbale, cum ar fi expresiile faciale și limbajul corpului, făcând comunicarea mai personală. În acest fel, angajații ar trebui să se simtă mai conectați la colegii lor și la conducere.

Cu toate acestea, este important să se găsească un echilibru între frecvența întâlnirilor și utilitatea lor. Să fim sinceri, întâlnirile nesfârșite Zoom au devenit un meme printre lucrătorii la distanță. Dacă aveți cinci întâlniri pe zi, când ar trebui să vă finalizați sarcinile? Răspunsul poate sta în combinația de comunicare sincronă și asincronă. Instrumentele asincrone, precum Slack sau Jira, pot fi utilizate pentru actualizări rapide, întrebări și partajarea fișierelor, reducând nevoia de comunicare constantă în timp real. Comunicarea asincronă este, de asemenea, perfectă pentru echipele distribuite geografic în diferite fusuri orare. În acest fel, nimeni nu trebuie să își sacrifice somnul sau timpul personal pentru o întâlnire de lucru.

Un mediu îndepărtat face ca metodele de motivare să fie mai dificile. Cu toate acestea, un manager nu ar trebui să renunțe complet la ele. Una dintre metodele eficiente este să ofere angajaților autonomie și libertatea de a-și gestiona propriul timp. Echilibrul slab între viața profesională și cea privată este un flagel al timpului nostru și motivul pentru satisfacția scăzută la locul de muncă și epuizarea profesională. Libertatea de a alege orele de lucru le permite angajaților să își echilibreze mai bine viața personală și responsabilitățile profesionale, ceea ce duce în cele din urmă la creșterea motivației, a satisfacției profesionale și a productivității.

Munca în afara biroului nu ar trebui să însemne negarea oportunităților de creștere profesională. Luați în considerare posibilitatea de a oferi angajaților cursuri și cursuri de formare personalizate de la distanță și veți vedea că motivația și implicarea lor vor crește.

În cele din urmă, nu uitați de apreciere și recunoaștere. Recompensați public realizările angajaților, chiar și pe cele mici. Un simplu bilet de mulțumire sau un card cadou virtual pot contribui mult la creșterea moralului.

Munca la distanță nu înseamnă că nu puteți organiza o pauză de cafea, un test sau o altă activitate care să unească echipa. Numai că, în acest caz, aceasta va fi virtuală. De exemplu, servicii precum CoffeePals sau Mystery Coffee oferă platforme convenabile pentru potrivirea angajaților pentru pauze de cafea virtuale.

Camerele virtuale de evadare și provocările trivia sunt alte activități excelente care vă pot apropia echipa. În primul caz, angajații rezolvă puzzle-uri pentru a "evada" dintr-o cameră virtuală. În cazul provocărilor, angajații se alătură unor echipe pentru a concura în trivia pe diverse teme.

Există zeci de activități virtuale de team-building pe care le puteți explora: cluburi de lectură, vânători de comori la domiciliu, show and tell și chiar spectacole de talente. Alegeți-le pe cele care se potrivesc cel mai bine personalităților echipelor dvs. și veți vedea efectul pozitiv.

Gestionarea unei echipe de la distanță prezintă un set unic de provocări, dar acestea nu sunt insurmontabile. Comunicarea clară, informațiile furnizate de software-ul de monitorizare a angajaților și verificările regulate vor ajuta organizațiile să descopere eventualele probleme și să găsească soluții în timp util. Promovând o cultură de companie puternică, recunoscând și recompensând angajații și oferind oportunități de creștere și dezvoltare, angajatorii pot crea o forță de muncă la distanță înfloritoare, care stimulează inovarea și succesul.